直感的に使えるツールが減らす ”仕事のための仕事”

導入当初は社内ポータルとしてNotionを使っていましたが、使い続ける中で用途の幅が広がりました。その1つが、プロジェクト管理です。プロジェクトが発動すれば、テンプレートとして作ったプロジェクトWikiページを複製。そのテンプレートページは、議事録や顧客情報などプロジェクトに関するあらゆる情報を集約できように設計されています。しかも、簡単にカスタマイズが可能です。

ノースサンドはまた、ドキュメント作成のツールとしてもNotionを活用しています。ドキュメント作成ツールとしてNotionが有効である理由が、無駄な時間の削減です。表計算ソフトで資料作成していた時は、1つのドキュメントを作成しては、別のドキュメントを作成していたため、ドキュメント間の移動に時間が取られていました。一方、Notionなら1つのページで行き来できるため、無駄な時間を削減できるのです。ドキュメント作成の事例はまだあります。それが、新卒研修のパッケージ化です。研修で教えることの大枠は毎年ほぼ変わらないにもかかわらず、毎年、資料作成をしていました。この作成時間の無駄を省くため、研修のパッケージ化に着手。パッケージ化されたページを複製すれば、その年に合わせてカスタマイズするだけで、新卒研修用の資料ができ上がるのです。

Notionを使うことで減ったもの。それが “仕事のための仕事” です。例えば、社内ミーティングの準備。同時編集できるNotionなら、ミーティングをしながら、全員がタスク管理表や進捗管理表をまとめられます。これらの管理表を表計算ソフトで作るとなると、事前に書式設定をし、作り込まないといけません。しかしNotionなら数クリックで作り込まれた管理表の更新が可能です。しかもミーティング中にでき上がるのです。またNotion AIを使えば、議事録を一瞬でまとめられます。お客様とのミーティング後、長文の議事録だけでなくサマリーも送付しているノースサンド。このサマリーはNotion AIが作成。おかげでサマリーをまとめる作業時間の5分が数秒に。この時間を積み上げると何時間もの作業時間を節約でき、コンサルティング業務に時間を費やすことができます。

「ノースサンドには、いくつものプロジェクトチームが存在し、各チームが得た成功事例や情報は膨大な量となります。それらを集約させ、最適化させた提案をすることがコンサルタントの仕事です」と近藤さんが語るように、コンサルティングファームのノースサンドにとって、社員一人一人が得たプロジェクト経験は、”組織の財産” です。しかし、（2023年5月時点で）500名以上の社員が在籍するため、誰がどんな経験と知識を得ているかを知ることは難題と言えます。そこで活躍するのが、Notionで作った「プロジェクト管理表」と「社員一覧」が紐づけられたデータベース。例えば「システム移行」の提案をする場合、キーワード検索をすると、「プロジェクト管理表」から該当のプロジェクトが抽出されます。そこから担当社員が分かり、その社員からアドバイスを得ることができるのです。これにより、過去の経験が凝縮した提案書が完成し、ノースサンドは「各プロジェクトの良いところをブレンドさせ、今にマッチした提案をしてくれる」という評価を得ています。

Notionの特性の一つが、情報の共有と取得が容易なことです。ノースサンドのように、膨大なナレッジを埋もれさせることなく生かすことで、より良い仕事を進めましょう。