Leapsomeが大規模な業務の連携を実現したNotionの活用方法

ベルリンを拠点とするLeapsomeは、先進的な企業が従業員の能力開発、生産性、エンゲージメントを促進するのに役立つオールインワンの人材育成プラットフォームです。戦略的プロジェクトマネージャーのAmelia Kronerは、この会社に入社した時、従業員はたったの25人で「無駄をなくし、焦点を絞る必要があった」と振り返ります。

シリーズAの資金調達でUS$6,000万を確保して以来、同社は拡大し、今では約200人の従業員を抱えるまでになり、現在も増加中です。しかし、彼らが「自力で達成する」というマインドセットを失うことはありませんでした。それがNotionを「極限まで」取り入れることへとつながりました。現在、同社は、統合型ヘルプデスク、コミュニティ管理、コンプライアンスプロセスなど、中心となるワークフローのほとんどをNotionで管理しています。「もしこれらのツールを個々に購入していたら、少なくとも年間€40,000の追加費用がかかっていたでしょう」とKronerは語ります。

Leapsomeが会社を拡大させながら、どのようにして無駄をなくし、焦点を絞り、効率性を維持できたのか、ご紹介します。

Leapsomeが成長するにつれて、チームは、Notionで業務の連携を保つというオールインワン哲学を取り入れました。これは接続性と一貫性という2つの基本原則に基づいています。

接続性とは、全員の作業と会社のすべての知識がNotion内に保存されていること、またはリンクしていることを意味します。「全員のアイデア、プロジェクト、プロセスが同じ共有ワークスペース内に記録されていると、共同作業の際に足並みを揃えやすくなります」とKronerは述べます。LeapsomeのNotionワークスペース内の大部分のデータベースは、リレーションとロールアップを通してリンクされているため、データベース間で複数のアイテムを簡単に接続できます。Notionインテグレーションは、Zapierを通してLeapsomeのワークスペースに接続されたSlackやPersonioなどのツールからの情報も保存します。

またLeapsomeは、会社の成長に合わせて戦略を拡張できるように、チームやユースケース全体で一貫したNotionエクスペリエンスを実現することを目指しています。「従業員がマーケティングやITチームにヘルプを求める際に、同じようなワークフローが用意された一つの場所にアクセスできるようにしたいと考えました」とKronerは語ります。LeapsomeのNotionワークスペースは、特定の重要な情報を複数のチームスペースの従業員に簡単に共有できる、包括的で多目的なリンクドデータベースとフィルターを特徴としています。Kroner自身がLeapsomeの「Notionオーナー」となり、統一されたエクスペリエンスを維持するために各チームのコミュニティコーディネーターとコレボレーションしながら、プロセス、テンプレート、Wikiを推進しています。

Kronerは、Notionのユーザーが集まり、学びやアイデア交換の場となっている地域イベント、Café Notionで、Leapsomeのオンボーディングワークフローを紹介し、Notion哲学の例を共有しました。このプロセスには、次の機能が含まれています。

• 会社の人事情報システム、Personio

• PersonioとNotion間の接続を容易にする、Zapier

• Notionの2つのデータベース、PeopleとTask

• 会社の学習管理システム、Leapsome Learning

オンボーディングは、新入社員の入社日がPersonioに登録された時から始まります。その後、この情報はZapierを通してNotionのPeopleデータベースに同期されます。こうすることで、LeapsomeはTaskデータベースのオンボーディングガイドを新入社員のプロフィールに接続できるようになります。次に、Slackメッセージがトリガーされ、（再びZapierによって）採用マネージャーに送信され、新入社員のチェックリストが確認可能になったことが通知されます。

オンボーディングガイドには、学習モジュール、自動スケジュールされるフィードバックトーク、エンゲージメント調査などのLeapsomeコンテンツへの接続や各タスクの完了予定時間が記載されたチェックリストが含まれており、新入社員は入社後の最初の数週間を計画できるようになります。

オンボーディングプロセスには、以下のようなLeapsomeのNotion哲学が組み込まれています。

• 柔軟性： NotionはZapierを通してPersonioと接続されており、接続されたPeopleとTaskデータベース、オンボーディングガイドテンプレートにより、簡単にセットアップして開始することができます。

• パーソナライズ： マネージャーは新入社員のニーズに合わせてオンボーディングガイドをカスタマイズできます。

• 一貫性： すべての新入社員に、同じオンボーディングエクスペリエンスを提供します。

• 接続： プロセス全体が一元的に管理されます。