KoRoは、高品質で「体に良い」食品を誰もが手に入れられるようにすることを目指している会社です。2014年に設立され、ベルリンを拠点とする同社は、すでにヨーロッパ全土で何百もの製品を提供しており、最近フィナンシャル・タイムズ紙にヨーロッパで最も急成長しているeコマース企業の1社として取り上げられました。
同社の成長の秘訣は何なのでしょうか。テクニカルビジネス開発部門の責任者を務めるDebora Donadello氏によると、同社を他社とは一線を画す存在にしているのは「非常に優れた製品管理チーム」です。このチームは非常に速いペースで仕事を進め、平均して毎週2つの新製品を発売しています。
しかし、その速さを実現できたのは、何年にもわたる反復と改善のおかげです。Donadello氏は最近、ベルリンで開催されたCafé Notionのイベントで、KoRoの製品管理ワークフローの一部を紹介しました。このイベントでは、地元の顧客が集まり、Notionの使い方をレベルアップする方法について学び、アイデアを交換しました。
ツールの断片化とナレッジのサイロ化からの脱却
1週間に2つの新製品を市場に投入するプロセスは複雑です。
Donadello氏はこう説明します。「私たちは、世界中の何百ものサプライヤーの幅広いネットワークと連携しています。品質管理と食品安全の承認を得るには、詳細な文書を大量に作成しなければなりません」。
さらに、発売ごとに最大10の社内チームと連携するため、プロジェクト管理や部門をまたいだ共同作業を強化し、効率化されたワークフローのニーズに対応しています。
Donadello氏は、KoRoでテクニカルビジネス開発部門に異動すると、会社がいかに分断されているかを痛感するようになりました。その多くは、単にあまりにも多くのツールを使用していることによるものでした。KoRoのNotionナレッジベースとは別に、各部門には独自のプロジェクト管理システムがありました。これによりチーム間の連携を欠き、混乱が生じて、最終的には会社の仕事のペースが本来よりも遅くなっていました。
Notionを導入する前は、ツールの多さに起因する情報の断片化に対処する必要がありました。今では、会社のナレッジと統合された単一のプロジェクト管理ツールを、部門横断的に利用しています。
Debora Donadello
KoRo Head of Technical Business Development
Donadello氏は、このような断片化した業務のサイロ化を打破したいと考えていました。また、プロジェクト管理とナレッジのギャップを埋める機会も見出していました。「これまでは、Notionをナレッジベースとしてのみ使用していましたが、プロジェクト管理ツールとしての可能性も最大限に活用したいと考えました」と彼女は振り返ります。
テンプレートとボタンでワークフローの効率化を実現
Donadello氏は、まずさまざまなプロジェクト管理ツール（AsanaやTrelloなど）に分散している情報を統合し、KoRoの製品管理ワークフローをNotionに移行しました。その後、すべての部門が利用する次の2つの主要なデータベースを作りました。
プロジェクト： 製品の発売とイニシアチブの包括的な概要を提供する、すべてのプロジェクトの中心的なハブ
タスク： 責任者とステータスを明確に示す、各プロジェクトに関連付けられた個別のタスク
しかし、KoRoの製品管理ワークフローの真の能力は、反復的なタスクを高速化するためにDonadello氏が構築したテンプレートとボタンにあります。ワンクリックするだけで、承認、品質管理規制、マーケティング資料など、必要なタスクがすべて自動入力された新規プロジェクトを誰もが作成できます。これにより、手動での設定が不要になり、最初から最後まで一貫したプロセスが実現します。
Donadello氏が特に便利だと感じたのは、タスクごとに独自のページがあり、関連するコンテンツやナレッジを構造化されたインタラクティブな方法で追加できることです。「これはAsanaにはない機能です」と彼女は言います。
部門別ボードで多様なニーズに対応
KoRoでは、業務の進め方については、チームごとに固有の好みがあることに気が付きました。マーケティングやデザイン、製品などの各チームで求められるプロジェクトの可視化やタスクの追跡方法はさまざまです。
こうした固有のニーズに対応するために、Donadello氏は各部門に専用のボードを作成し、プロジェクト管理ワークフローのカスタムビューを用意しました。そして、そのすべてを連携させました。Donadello氏が作成したボタンは、複数のページに追加され、新しいプロジェクトのキックオフが簡単になりました。「KoRoの社員は誰でも、好きな場所からプロジェクトを始めることができます」とDonadello氏は言います。
プロジェクトとナレッジを一か所に集約
Notionを使用することで、KoRoは製品管理ワークフローを変革し、複数のシステムに分散していたプロジェクトを部門横断的な単一のプロジェクト管理ツールに統合しました。リーダーシップから個々の担当者まで、誰もがプロジェクトとタスクのデータベースを閲覧し、現在の作業内容やその進捗状況を把握できます。さらに、Wikiがワークフローに完全に連携されたことで、KoRoの各チームはこれまで以上に効果的に共同作業をすることができるようになりました。
