フローチャートを作成してワークフローを効率化する方法

入社したばかりの新人は分からないことだらけで、誰に聞いたらいいかも分かりません。オンボーディングプロセスで次にやるべきことを説明してくれる人がおらず、手持ち無沙汰の新人は不安になっています。

マネージャーがフローチャートを作っておけば、こんな問題は起こりません。 

フローチャートとは、あるプロセスの開始から終了までを視覚的に表した図のことです。多くの企業がこの図を、意思決定の判断基準や仕事の流れを共有するために活用しています。フローチャートは「ハウツー」ガイドのようなものです。「チームのコミュニケーション頻度はどれくらいか」とか「顧客の請求先情報をどのように文書化するか」のような質問の答えを自分で見つけることができます。

フローチャートは、さまざまな図形や色を使ってユーザーがたどるステップ（例：単独作業か、共同作業か）を表し、矢印でステップの流れを示したものです。図形（ステップ）の間には、「もしXならY、しかし、もしAならB」のような分岐があり、ユーザーを流れの終わりまで導いていきます。 

このようなドキュメントでは、ワークフローのボトルネックや障害を特定したり、プロセスの始点と終点を明示します。GoogleドキュメントやMicrosoft Whiteboard、またはNotionのフローチャート作成テンプレートなどを使用すれば、誰でも簡単に自分でフローチャートを作成できます。

フローチャートは、特定の業界や業務プロセスで特に重宝されています。ここでは、最もよく使われる5種類のフローチャートを紹介します。

1. 意思決定フローチャート： このドキュメントは意思決定の方法を決めるときに役立ちます。たとえば、「自分が不在のときにどうするか」を決めるときは、それをフローの始点に配置し、「カレンダーに不在予定を入れる」「不在テンプレートに記入する」「不在にする数日前に同僚にリマインドする」などの流れを矢印とボックスを使用して表します。

2. データフローチャート： プロセスやシステム内の情報の流れを図にしたものです。例えば、顧客情報がWebサイトと顧客関係管理（CRM）システムの間をどのように移動するかを示します。 

3. プロセスフローダイアグラム： 最も一般的なタイプのフローチャートで、プロジェクトロードマップの作成や製造工程の流れなど、作業手順を整理することに役立ちます。フローの始点と終点を表す図形を描き、矢印を使って各ステップをつなぎます。ステップの流れ（つまり手順）は、タイムラインや役割など、さまざまな要因に左右されます。 

4. ワークフローダイアグラム： プロセスフローダイアグラムに似ていますが、CRMのポイントAからポイントBにタスクを移動する方法の説明など、ワークフローを図示するときのみに使用します。 

5. スイムレーンダイアグラム： さまざまな情報タイプを横断的に表示した図です。スイムレーン形式のフローチャートでは、たとえば社内コミュニケーションの頻度と社外コミュニケーションの頻度を並べて表示し、接点を明らかにすることができます。 

業務プロセスの文書化や分析、プロジェクトのワークフローの説明に役立つようなフローチャートは、あらゆる業界で活用されています。ここでは、他の業界でも参考になる4つのユースケースをご紹介します。

1. 教育： 教師は、学習課題の計画、映画のキャラクターの人間関係、病気の症状の説明などにフローチャートを使用できます。 

2. 営業、マーケティング： これらの職種では、プロジェクト管理プロセスの概要を説明するときや、CRMでリードがどのようにセールスファネルを通過するかを示すときに、フローチャートを作成すると分かりやすくなります。

3. 製造業： 調達プロセスや在庫プロセスの説明に利用できます。

4. Webデザイン： デザイナーはフローチャートを使って、ユーザーがWebサイト上でどのように画面遷移するかを示すことができます。 

フローチャートを作成する最適な方法を5つのステップでご紹介します。ステップがシンプルで直線的なフローチャートを作る場合は、お好きな図形や記号を追加するだけです。必要に応じてこのステップをカスタマイズしてお使いください。

チームでブレインストーミングを行い、フローチャートの目的を明確に決め、できるだけ具体的に表現しましょう。ステップ数が膨大で、誰も全容を理解できないほど複雑な図を作る必要はありません。的を絞り、1ページに収まるようにまとめましょう。 

フローチャートを最初から作成する場合は、カスタマイズ可能なテンプレートを使用すると、ニーズに合った図をスピーディに作成できます。Notionのようなツールで提供されているテンプレートを活用すると、あらゆる情報を整理して一か所に整理しておくことも可能です。 

各図形にステップの種類を割り当てます。たとえば、ベージュの四角形には質問、ダークグレイの円形には次のステップにつながる「はい」と「いいえ」の答えといった具合です。どの図形にどんなステップを割り当てるかを決めたら、図形と矢印を追加して各図形に処理内容を記入していきます。ユーザーが終わりに到達するまで、必要な数のボックスを用意します。

最初の1回でうまくいくとは限りません。何回か試してみて、フローチャートの各ステップが適切かどうかを確認しましょう。 

フローチャートを利用者に公開する前に、プロセスに関連している人からフィードバックをもらいましょう。チームのメンバーや、他のチームのリーダー、場合によっては顧客やステークホルダーとやり取りし、フィードバックを参考にしながら、フローチャートが適切に作成されているかどうか確認します。 

フローチャートをチームのワークスペースや社内wikiのような場所に置き、関係者が閲覧できるようにします。その他の関連ドキュメント、たとえば関連するプロセスのドキュメントやオンボーディングの概要などに、フローチャートへのリンクを貼るのも良いでしょう。そうすれば、そのプロセスやワークフローに関する信頼できる唯一の情報源を持つことになり、チームに十分な情報を提供し、認識齟齬を減らすことができます。

試行錯誤の時間を短縮するために、フローチャートに関する5つの基本的なベストプラクティスをご紹介します。これなら初めてでも失敗しません。 

1. シンプルにする： 簡単に流れを理解できるよう、フローチャートは1ページにまとめ、簡潔にします。大規模で複雑なワークフロー（ステークホルダーとのコミュニケーション方法など）のフローチャートを作成したい場合は、小さなプロセスに分割し、各ステップについてのフローチャートを作成します。 

2. 一貫性を保つ： フローチャートを誰にでも理解しやすくするために、どのドキュメントも同じスタイルで作成します。各ステップで共通した記号を使用し、ステップ間のスペースを統一しましょう。 

3. 流れの向きを標準化する： フローチャートの矢印の向きは、使用する言語の文字を読む方向に合わせます。たとえば英語なら、上から下、左から右です。 

4. 頻繁に見直す： プロセスは変更されることがあります。フローチャートの見直しや更新を頻繁に行って、常に正確に保ちましょう。

5. インタラクティブな作りにする： フローチャートは静的なドキュメントである必要はありません。その他の関連するプロセスのドキュメントのリンクを貼ったり、短い説明動画を埋め込んだりするのも良いでしょう。 

フローチャートはチームのワークフローを表現する優れた方法です。新しい同僚に早く仕事に慣れてもらう、コミュニケーション頻度を見直す、クライアント業務の概要を説明するなど、さまざまな場面で活用できます。 

Notionのテンプレートギャラリーには、ステークホルダー向けのウォークスルーやコンテンツデザイン用のワークフローテンプレートなど、カスタム可能なさまざまなプロセス管理ドキュメントがあります。テンプレートギャラリーを検索して、自分のニーズに合ったものを見つけてみてください。