الارتباطات والتجميعات

لنفترض أن لديك قاعدتي بيانات لمشروعك الافتراضي 😉

• واحدة تتعقب العملاء

• واحدة تتعقب العناصر المشتراة

وتريد أن تعرف من هم العملاء الذين اشتروا العناصر، وأي عناصر قام بشرائها هؤلاء العملاء. هذا دور الارتباطات!

• في الجدولين أعلاه، الأعمدة المسماة ↖ العناصر المشتراة و ↖ العملاء هي خصائص الارتباط، والتي يمكن إضافتها مثل أي خاصية قاعدة بيانات أخرى.

• هنا، عند إضافة عنصر تم شراؤه إلى قاعدة بيانات العملاء ، يظهر العملاء الذين اشتروه تلقائيًا في عمود ↖ العملاء في قاعدة بيانات العناصر.

• اربط قاعدة بيانات المطاعم مع قاعدة بيانات الأحياء حتى تتمكن من رؤية المطاعم الموجودة في الأحياء في لمحة سريعة.

• اربط قاعدة بيانات ملاحظات الاجتماعات مع قاعدة بيانات العملاء لتوفير وصول سريع إلى الملاحظات المرتبطة بكل عميل.

• اربط قاعدة بيانات المهام مع قاعدة بيانات المشاريع الأكبر لفهم كيفية تقسيم المشاريع إلى مهام، وكيف تساهم المهام في المشاريع.

• اربط قاعدة بيانات المرشحين مع قاعدة بيانات المحاورين لتتبع من أجرى مقابلة مع من.

لربط قاعدتي بيانات، تحتاج إلى قاعدتي بيانات. لنفترض أنك قمت بإنشاء قواعد بيانات العملاء و العناصر أعلاه لغرض هذه الجولة.

1. أضف عموداً / خاصية جديدة إلى قاعدة بيانات العملاء وأعطها اسماً، مثل العناصر المشتراة.

2. ابحث عن الارتباط.

3. ثم ابحث عن قاعدة البيانات التي تريد إنشاء الارتباط معها.

   

4. سترى معاينة للارتباط. في هذه الحالة، أنشأنا ارتباطاً من قاعدة بيانات العملاء إلى قاعدة بيانات العناصر.

5. انقر على الزر الأزرق إضافة ارتباط لإنهاء إنشاء خاصية الارتباط الجديد.

   

6. الآن عند النقر داخل خلية في عمود الارتباط هذا، ستظهر لك قائمة يمكنك من خلالها البحث عن عناصر من قاعدة البيانات الأخرى وإضافتها.

   • على سبيل المثال، هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها إضافة الملابس التي اشتراها كل عميل.

   • لإضافة عنصر، انقر فوق الاسم في القائمة. لحذف عنصر، مرّر مؤشر الماوس فوقه ثم انقر على الزر – على اليمين.

تُنشأ الارتباطات في وضع أحادي الاتجاه بشكل افتراضي. لكن يمكنك بسهولة تفعيل ارتباط مطابق في قاعدة البيانات الوجهة.

مع الارتباطات ثنائية الاتجاه، تعمل التعديلات في كلا الاتجاهين! لذلك إذا أضفت عميلاً إلى قاعدة بيانات العناصر في عمود الارتباط، فسيظهر التغيير في قاعدة بيانات العملاء.

1. اتبع التعليمات المذكورة أعلاه لإنشاء خاصية ارتباط جديدة.

2. انقر على زر التبديل الذي يعرض إظهار في [اسم قاعدة البيانات المرتبطة]. في مثالنا، يعرض هذا الزر إظهار على قاعدة بيانات العناصر.

3. أعطِ هذا الارتباط المطابق اسماً.

4. أدناه، سترى معاينة للارتباط ثنائي الاتجاه. في هذه الحالة، أنشأنا ارتباطاً من قاعدة بيانات العملاء إلى قاعدة بيانات العناصر، وارتباطاً من قاعدة بيانات العناصر إلى قاعدة بيانات العملاء.

5. انقر على الزر الأزرق إضافة ارتباط لإكمال إنشاء خاصيتي الارتباط الجديدتين.

عندما تنشئ ارتباطاً، فأنت في الأساس تضيف صفحات Notion المخزنة في قاعدة بيانات واحدة إلى حقل خاصية في قاعدة بيانات أخرى.

• يمكن فتح هذه الصفحات وتحريرها مثل أي صفحة أخرى! انقر على الصفحة في عمود الارتباط. ثم انقر فوقه مرة أخرى في النافذة المنبثقة.

• يمكنك أيضاً إزالة أي صفحة مرتبطة عن طريق التمرير فوقها والنقر على – على اليمين.

• يمكنك اختيار الحد من عدد الصفحات التي يمكن تضمينها في خاصية الارتباط الخاصة بك – مع خيار تحديد صفحة واحدة أو عدم وجود حد.

• إذا حددت خيار التقييد إلى صفحة واحدة، فلن يتمكن الأشخاص الذين يستخدمون قاعدة بياناتك إلا من تحديد صفحة واحدة في الارتباط. تُعد هذه الميزة عملية جداً في المواقف التي ينبغي فيها أن تكون هناك صفحة واحدة مرتبطة بأخرى، مثل: عندما يجب أن يقترن كل رقم طلب بعملية شراء واحدة فقط.

لتغيير كيفية عرض الارتباطات في صفحة قاعدة بيانات:

1. أثناء وجودك في صفحة قاعدة بيانات، انقر على الارتباط.

2. انقر على رؤية الخاصية وحدد عرض دائماًأو إخفاء عندما تكون فارغةأو إخفاء دائماً.

عندما تنشئ ارتباطاً في قاعدة بياناتك، يمكنك أيضاً اختيار عرض خصائص معينة من الصفحات المرتبطة. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك قاعدة بيانات للأسئلة الشائعة في شركتك. كل سؤال متكرر له علاقة بصفحة تشرح الإجابة على السؤال. قد ترغب في أن يتمكن الآخرون من رؤية مالك كل صفحة أيضاً، حتى يعرفوا مع من يتواصلون إذا كان لديهم المزيد من الأسئلة. يمكنك إعداد قاعدة بيانات الأسئلة الشائعة بحيث يظهر المالك مع الصفحة المرتبطة!

لإجراء ذلك:

1. افتح صفحة في قاعدة بيانات تحتوي على خاصية ارتباط.

2. انقر على الحقل الموجود بجانب تلك الخاصية لربط صفحة ← انقر على •••.

3. في القائمة المنبثقة، اسحب خصائص قاعدة البيانات المرتبطة وأفلتها داخل أو خارج معروض في الارتباط أو مخفي في الارتباط.

4. بمجرد الانتهاء، سترى الخصائص التي تريدها تظهر في حقل الارتباط. سيُطبَّق هذا الإعداد على جميع الصفحات في قاعدة بياناتك الحالية.

لنفترض أنك تريد أن تكون للعناصر في نفس قاعدة البيانات ارتباطات مع بعضها البعض. على سبيل المثال، لديك قاعدة بيانات للمهام وتريد أن ترتبط كل مهمة بمهام أخرى.

1. ابدأ بإنشاء ارتباط جديد.

2. ثم ابحث عن قاعدة البيانات التي تعمل بها حالياً واخترها.

3. ستجد الآن أن قاعدة البيانات مرتبطة بقاعدة البيانات هذه.

   • عند ربط قاعدة بيانات بنفسها، نوصي بتبديل الارتباط ثنائي الاتجاه لأنه يستنسخ الخاصية بشكل أساسي.

تساعدك عمليات التجميع على تجميع البيانات في قواعد البيانات الخاصة بك بناءً على الارتباطات. بالعودة إلى مثال العملاء والعناصر أعلاه، لنفترض أنك تريد معرفة المبلغ الذي أنفقه كل عميل بناءً على ما اشتراه.

1. أولاً، أنشئ الارتباط حتى تعرف من اشترى ماذا.

2. أضف عموداً / خاصية جديدة واختر تجميع من قائمة نوع الخاصية. امنح العمود/الخاصية اسماً وصفياً.

• سيؤدي النقر على أي خلية في عمود التجميع إلى ظهور قائمة جديدة تطلب منك:

  • خاصية الارتباط التي تريد تجميعها.

  • خاصية تلك الصفحات المرتبطة التي تريد تجميعها.

  • الحساب الذي تريد تطبيقه عليها.

• لذلك، على سبيل المثال، ستختار تجميع خاصية الارتباط العناصر المشتراة وخاصية السعر داخل تلك الصفحات. ثم ستختار جمع كعملية حسابية.

  • يؤدي القيام بذلك إلى جمع أسعار كل عنصر يتعلق باسم العميل، مما يمنحك إجمالي الدولارات التي أنفقها في عمود التجميع.

هناك عمليات حسابية مختلفة يمكنك تطبيقها كتجميع. فيما يلي القائمة الكاملة:

• إظهار الأصل: خاصية تعرض ببساطة جميع الصفحات المرتبطة في الخلية نفسها. وهي مماثلة لخاصية الارتباط نفسها.

• إظهار القيم الفريدة: خاصية تعرض كل قيمة فريدة في الخاصية المختارة عبر الصفحات المرتبطة.

• عد الكل: خاصية تحسب العدد الإجمالي للقيم في الخاصية المختارة عبر الصفحات المرتبطة.

• عد القيم: خاصية تحسب عدد القيم غير الفارغة في الخاصية المختارة عبر الصفحات المرتبطة.

• عد القيم الفريدة: خاصية تحسب عدد القيم الفريدة في الخاصية المختارة عبر الصفحات المرتبطة.

• عد القيم الفارغة: خاصية تحسب عدد الصفحات المرتبطة التي لا تحتوي على قيمة في الخاصية المختارة. بمعنى، لو اشترى العميل عنصراً واحداً لا يحتوي على قيمة سعرية وتم اختيار هذه الخاصية، فسيظهر في عمود التجميع الرقم 1.

• عد القيم غير الفارغة: خاصية تحسب عدد الصفحات المرتبطة التي تحتوي على قيم معينة في الخاصية المختارة.

• النسبة المئوية للقيم الفارغة: تُظهر النسبة المئوية للصفحات المرتبطة التي لا تحتوي على قيمة في الخاصية المختارة.

• النسبة المئوية للقيم غير الفارغة: تُظهر النسبة المئوية للصفحات المرتبطة التي تحتوي على قيمة في الخاصية المختارة.

حسابات التجميع هذه متاحة فقط  لخصائص الرقم:

• المجموع: يحسب مجموع الخصائص الرقمية للصفحات المرتبطة (كما في الأعلى).

• المتوسط: يحسب متوسط الخصائص الرقمية للصفحات المرتبطة.

• الوسيط: يحدد القيمة الوسطى للخصائص الرقمية للصفحات المرتبطة.

• الحد الأدنى: يحدد أقل رقم في الخاصية الرقمية للصفحات المرتبطة.

• الحد الأقصى: يحدد أعلى رقم في الخاصية الرقمية للصفحات المرتبطة.

• النطاق: يحسب الفرق بين أعلى وأدنى قيمة في الخاصية الرقمية للصفحات المرتبطة (الحد الأقصى - الحد الأدنى).

حسابات التجميع هذه متاحة فقط لخصائص التاريخ:

• أقدم تاريخ: يحدد أقدم تاريخ/وقت في خاصية التاريخ عبر جميع الصفحات المرتبطة.

• أحدث تاريخ: يحدد أحدث تاريخ/وقت في خاصية التاريخ عبر جميع الصفحات المرتبطة.

• نطاق التاريخ: يحسب الفترة الزمنية بين أحدث وأقدم تاريخ في خاصية التاريخ للصفحات المرتبطة.

في كل من الجداول واللوحات، يمكنك استخدام العمليات الحسابية على عمود التجميع لتتعرف على المجاميع والمدى والمتوسطات وما شابه ذلك لقاعدة البيانات بأكملها.

• لنفترض أنك تريد معرفة إجمالي المبلغ الذي أنفقه جميع العملاء في مثالنا.

• انقر على خاصية إجمالي الطلب في جدول العملاء لديك.

• في القائمة التي تظهر، مرّر المؤشر فوق احسب ← المزيد من الخيارات.

• حدد المجموع.