「会社のOS」としてNotionを導入！情報の自立性と自律的な働き方で、高いサービスクオリティを維持

NOT A HOTELは「世界中にあなたの家を」をコンセプトに、自宅や別荘のように資産として保有でき、相互利用可能な物件を年10日単位からシェア購入できるサービスを提供しています。効率的なシステム構築を通して“事業成長を加速させること”を使命とするBusiness Acceleratorチームは、業務に必要な情報がすべて蓄積される基盤をNotionで構築し、情報の透明性とアクセス性を高めることに成功。これにより、メンバーの自律的な判断とスピード感ある価値提供、AI活用による生産性向上を実現しています。

体験談

梶原成親

Business Accelerator Lead

用途

ナレッジ管理、Wiki

フルリモートに不可欠な共通の情報基盤「会社のOS」が自律的に動ける人材を作る

NOT A HOTELでは、ソフトウェアエンジニアや建築士、ホテル運営、シェフ、ソムリエ、カスタマーサポートなど多様なメンバーがフルリモート・フルフレックスの環境で働き、1つのチームとしてビジョンの実現を目指しています。メンバーごとに情報リテラシーや働き方が異なる中、Business Acceleratorチームは「会社全体の情報を俯瞰して確認できるナレッジベースの構築」「非同期コミュニケーションの効率化」「ドキュメント文化の醸成」を実現するため、NotionとNotion AIを導入しました。

全社導入にこだわったのは、フルリモート環境下では“全従業員が同じ情報基盤の上で働くこと”が非常に重要だったから。Notionを「会社のOS」として機能させ、情報の透明性とアクセス性を高め、ナレッジや業務の進行を一元管理することが必要不可欠でした。また、Notion AIの利便性を全員が享受することで、自然と情報を残す文化を醸成し、組織全体の生産性向上につなげたいという狙いもありました。

Notionを選定したのは、柔軟な情報設計とカスタマイズ性を備え、他ツールとの統合による業務効率化が決め手でした。Notion AIのSlackログや議事録を構造化・要約して、フロー情報をストック情報に変えられる点を高く評価しました。

NOT A HOTEL Section 1 — Notion導入後に最初に行ったのが、ポータルサイト構築です。会社のOKRや基本情報、社内規程、議事録、組織図、メンバープロフィールなど会社のあらゆる情報を一箇所に集約しています。

「情報資産を守りながらビジネスを止めない」がエンタープライズプランの導入理由

Notionには会社のすべての情報が保存されるため、強固に保護しなければなりません。そこでBusiness Acceleratorチームは、Notionのエンタープライズプランを選択。ビジネスプランでも利用可能なSAML SSOやプライベートチームスペースの作成に加え、「高度なセキュリティ設定」が利用できるからです。これにより、共有設定でWeb公開やゲスト招待を無効化したり、別のワークスペースへの移動・複製や、マークダウン、CSV、PDFなどでのエクスポートを禁止したりしています。また、「監査ログ」を利用してメンバーの行動履歴を確認し、情報漏洩の防止や原因究明に役立てています。

さらに、IdPと連携してアカウント作成や管理を自動化できる「プロビジョニング」も必須の機能。新メンバーが入社した段階でアカウントがあり、役職や所属部署に必要なワークスペースにアクセス権がついている状態にするよう徹底しています。プロビジョニングの機能を利用しないと、入社ごとに設定の手間が生じるため、管理者はシンプルに使おうとし、Notionの最大限の価値を引き出せなくなります。

そのほかにもエンタープライズプランでは、会社のドメイン認証を行うことで新しいワークスペースの作成を制限したり、ワークスペースの所有権取得機能を使って認証済みのドメインで作成されたワークスペースにオーナー権限を付与し、統合や移管、削除など可能になったりすることも可能。Notion AIがバンドルされていることも考慮すると、企業においては「エンタープライズプランの選択が一択」ではないかと語ります。

なお、Business AcceleratorチームはNotion導入後に「活用ガイドライン」を作り、利用者の好ましい振る舞いを定義してオンボーディングで周知するようにしています。「活用ガイドラインなしに導入を進めてしまうと正しい状態に戻すのに不必要な労力がかかります。それはビジネスをアクセラレートする観点から望ましくありません」。

Enterprise Illustration for Customer story

Notion導入後は「活用ガイドライン」を作成し、Notionの使い方に関して好ましい「ふるまい」を定義しています。Notionのテクニックよりも、“考え方”の部分を社内で合わせておくことが重要だと言います。

制限をかけるという発想ではなく、いかに情報資産を守りつつ、生産性を上げられるかを考えることが重要です。

梶原成親 — 制限をかけるという発想ではなく、いかに情報資産を守りつつ、生産性を上げられるかを考えることが重要です。

積極的な情報発信と“信頼関係”ありきの協働が定着化・利活用促進につながる

NotionやNotion AIの定着化・利活用促進を図るためにBusiness Acceleratorチームはさまざまな取り組みを行っています。まずオンボーディングではNotionの紹介パートを設け、基本的な使い方を動画を交えてレクチャー。また、全体会議でNotionに便利なアップデートを紹介して実際に触れてもらったり、Notion上にタスク管理のテンプレートやAIのプロンプト集を公開したりしています。

さらに「あそこに行ったら何とかなる！」という各部署との信頼関係がしっかりと構築されていることから、Business Acceleratorチームには業務課題の相談が日々寄せられます。たとえばその際は「Notionをこのように使いましょう」と一緒になって課題解決方法を提示し、そのメソッドを部署に持ち帰って試してもらうことで、“見る専（見る専門）”や“書く専（書く専門）”を超えた一歩先の活用が徐々に社内に浸透するよう心がけています。

もちろん、Business Acceleratorチームから業務改善や効率化につながる活用方法も積極的に社内へ発信。最近では、Slackの会話内容からタスクをNotionに自動で登録する方法を実装して紹介したところ、メンバーからとても評判が良かったそうです。

NOT A HOTEL Section 3 — 全体会議など全員の時間が拘束されている時間を使って、「皆さんの業務がこのように便利になりますよ」と実感してもらえるように、NotionやNotion AIのTIPSを紹介しています。

社内で60%がAIを活用。アウトプットの時間短縮や自己解決能力の向上を目指す

NOT A HOTELでは、それぞれのチームがさまざまな使い方をしています。たとえば管理部門では経費精算や年末調整などに関する文書、ソフトウェア開発部門では受け入れテストの内容やリリースノートをNotion AIを使って作成。90%くらいまでをAIに書いてもらい、残りの10%を人間が手を加えることで、アウトプットの時間を大幅に減らしています。

また、サービス提供する物件の基本的な運営方針やインシデント対応、運営現場向けの対応マニュアルなどを集約した「運営マニュアル」もNotionで構築。「ハウスキーピング」の項目には物件内の清掃方法や備品管理などに関するさまざまな情報をデータベースに登録しており、現場スタッフはNotion AIに尋ねるだけでガウンの結び方やグラスの置き方などを瞬時に確かめることができます。これにより知識の属人化を防ぎ、新入スタッフでもクオリティが均一化されたサービスを提供できるようになりました。

さらに、物件のライフサイクルマネージメント（LCM）にも活用しています。照明や空調、電気、通信等の設備機器は急なメンテナンスが必要な場合がありますが、その対応方法はメーカーによってさまざま。そこで設備機器のマニュアルや過去の問い合わせ内容などをNotionに登録し、現場のスタッフがお客様を待たせることなく素早く自己解決できるようにしています。その結果、専任のLCMチームは問い合わせ内容を調査・分析し、物件をより良くするために時間を使えるようになりました。

NOT A HOTELでは、現在約60％のメンバーがNotion AIを日常業務に利用しています。AIを利用するには学習コストが発生するものの、知識の探索や習得をスピードアップできることからビジネスの質を向上させるためには欠かせないとのこと。Notion AIは自社のナレッジに対してAIを活用でき、情報を貯めていくほど精度を高められ、業務成長につなげられることが大きな価値だと言います。