איך לכתוב מסמך דרישות מוצר (PRD) ב-7 שלבים פשוטים

אם קרה לכם שפספסתם פרט חשוב בפרויקט, אתם מכירים את התסכול, את הצורך בעבודה חוזרת ואפילו את הנזקים הכספיים שנגרמים בעקבות השמטה כזו. 

תכנון פרויקטים מצוין מונע טעויות כאלה. אתם יכולים לטפל אפילו בפרטים הקטנים ביותר כבר מההתחלה, ולספק מוצרים איכותיים ללא תקלות (לפחות כאלה שאפשר להיערך אליהן). 

תכנון פרויקט מוצלח דורש ראייה קדימה, ומסמך דרישות מוצר (PRD) צריך להיות חלק מתהליך התכנון המקדים. זוהי רשימת המשימות האולטימטיבית לפיתוח מוצר, שתעניק לכם את הביטחון הדרוש כדי להשיק את המוצר.

המדריך הזה ינחה אתכם בכתיבת PRD, בצירוף טיפים ותבניות שיעזרו לכם לאורך הדרך.

PRD הוא מסמך סקירה כולל המתאר את התכונות והמאפיינים של המוצר שעליו אתם עובדים. בתחילת יוזמת פיתוח, הצוות שלכם יעבוד עם בעלי העניין כדי להגדיר את הדרישות הללו ולהסכים על תוכנית פעולה. לאחר מכן, השיחה הזו תתועד ב-PRD כדי שכולם ידעו אילו פרטים צוות המוצר צריך לזכור. 

מסמך דרישות המוצר צריך להסביר בכמה עמודים את המוצר או השירות שאתם יוצרים, את קהל היעד שלו ואת האופן שבו המוצר מועיל למשתמשי הקצה הטיפוסיים. בהתחשב בכל המידע הזה, בדרך כלל נדרשים מחקר ותכנון מסוימים לפני שמגדירים את הדרישות. בדרך כלל תיצרו PRD בתחילת התהליך, אבל יש כמה שלבים לפני כן, כמו סיעור מוחות וניתוח שוק.

מסמכי ה-PRD היעילים ביותר כוללים את המטרה הבסיסית של המוצר, היעדים, התכונות והקריטריונים להשקה שלו. אבל יש הרבה מסמכים מקיפים יותר, ויסודיות היא דבר נבון, בהתחשב בכך שכל המשימות העתידיות יתייחסו אל המסמך הזה. 

כך תכתבו PRD בלי לפספס אף פרט:

בפתיחה, סכמו את התוכנית שלכם. תארו את המוצר שאתם מתכננים ליצור, את צוות הפרויקט ובעלי העניין ואת תאריך ההשקה המשוער. כדאי שתתארו גם את מטרת המוצר. ציינו את נקודות הכאב שהמוצר פותר לקהל היעד ואפיינו את הקונים הפוטנציאליים. הוסיפו כל מידע נוסף באופן כללי על האופן שבו המוצר נותן ערך למשתמשי הקצה. 

כתבו את היעדים של הצוות בתהליך פיתוח המוצר. בחלק זה תוכלו לפרט בצורה מעמיקה יותר את היתרונות של המוצר, הן למשתמשי הקצה והן לחברה שמייצרת אותו. הגדירו יעדי SMART – ספציפיים (Specific), מדידים (Measurable), ניתנים להשגה (Achievable), רלוונטיים (Relevant) ומעוגנים בזמן (Time-bound) – שיוכלו לשמש בהמשך כנקודות ציון. 

הנחות הן נקודות או מכשולים שאתם יודעים שתיתקלו בהם בתהליך פיתוח המוצר, שבדרך כלל קשורים לצורכי משתמשי הקצה. אילוצים מתייחסים ללחצים או מגבלות חיצוניים בלתי ידועים העלולים להשפיע לרעה על זרימת העבודה, כמו למשל עבודה עם ספק חדש. אם תגדירו אותם מראש, תוכלו לקבוע בצורה מדויקת יותר את הציפיות הסופיות מהמוצר. 

הגדירו מה נכלל ומה לא נכלל בהיקף הפרויקט. לא משנה מהו סוג הפרויקט, תיחום ברור יסייע במניעת חריגה מהיקף הפרויקט – עבודה החורגת מהיקף הפרויקט – ויאפשר לצוות להתמקד במטרות שהוגדרו.

הגדירו את התכונות העיקריות של המוצר, ותארו כיצד משתמשי הקצה ישתמשו בפריט, בשירות או בתוכנה. תארו כל דרישה בפירוט רב ככל האפשר, כך שכל חברי הצוות או בעלי העניין שיעיינו במסמך יבינו מה ההיקף כולל. ה-PRD נועד לאפיון דרישות, ולכן החלק הזה צריך להיות מקיף.

בשלב הזה, הגדירו את הקריטריונים שיקבעו אם המוצר מוכן להשקה ללקוחות. תוכלו למשל לכלול הערות על פונקציונליות, שימושיות ואמינות. אחרי שתוודאו שהמוצר עומד בכל הקריטריונים להשקה, תוכלו להיות בטוחים שאתם משיקים מוצר איכותי לקהל היעד, שיהיה להוט להשתמש בו.

החליטו על מתודולוגיה לאישור עבודה ולהבטחת מוכנות להשקה ללקוחות, כפי שתואר בשלבים הקודמים. כשתתחילו את פרויקט פיתוח המוצר, תוכלו לעקוב אחר המדדים האלה ולוודא שאתם לא מפספסים שום דבר.

המדדים שתגדירו בשלב הזה יהיו בדרך כלל תאריכי יעד ורמות פרודוקטיביות, שאחריהם תוכלו לעקוב באמצעות מערכות כמו לוחות קנבן, תרשימי גאנטאו תרשימי ברנדאון – כל מה שמתאים לצוות שלכם. 

לא קל לחלום על רעיון למוצר מנצח – אבל לפחות אפשר להיעזר בתבניות. תבנית ה-PRD של Notion היא המקום המושלם להתחיל ממנו. כך תשתמשו בתבנית ה-PRD הזו:

בחלק הזה תגדירו את המוצר שלכם בכמה משפטים. אם אתם עובדים על אפליקציה שתסייע למשתמשים לעקוב אחר הרגלי והעדפות הקריאה שלהם, תארו איך תעשו זאת. תוכלו למשל לשלב את האפליקציה עם אתרים קיימים של ספרים אלקטרוניים. 

בשלב הזה, אתם צריכים לציין גם מי יעבוד על הפרויקט, למשל צוות הפיתוח, ומיהם בעלי העניין, למשל לקוח הקצה והמשתמשים. ציינו כיצד המוצר הזה יפתור את נקודות הכאב של המשתמשים – בכך שהוא יאפשר להם לעקוב אחר הרגלי הקריאה שלהם במקום אחד, בלי קשר למקור הטקסט.

תבנית PRD זו משלבת את שלבי הגדרת היעדים וקביעת המדדים בתהליך, ומסייעת לכם לחשוב כיצד לעקוב אחר היעדים בזמן שאתם מגדירים אותם. אם אתם מעדיפים להפריד בין החלקים האלה, אתם יכולים פשוט להתאים אישית את התבנית. אבל הנה דוגמה לשימוש בחלק הזה כפי שהוא, עם מדדים לכל יעד: 

• יעד 1: שילוב עם כל האפליקציות המרכזיות של ספרים אלקטרוניים 

• מדד 1: היעדר תגובות מלקוחות על אינטגרציות חסרות 

• יעד 2: יצירת האפליקציה המובילה בתחום 

• מדד 2: הגעה למקום הראשון בחנויות אפליקציות כמו Google Play 

• יעד 3: הבנה מדויקת של העדפות הקריאה של המשתמשים 

• מדד 3: שמירה על שיעור שגיאות של 5% במשוב על העדפות הקריאה של הלקוחות

בחלק הזה של התבנית, פרטו את מגבלות הפרויקט – ההנחות והאילוצים שחשבתם עליהם קודם. אולי צוות הפיתוח לא יכול להבטיח אינטגרציה עם כל האפליקציות המובילות של קריאה אלקטרונית. במקום זאת, תוכלו להחליט שאתם מטמיעים את האינטגרציות בהדרגה, ולעדכן את המשתמשים באימייל על אינטגרציות חדשות.

קשרי תלות הם הגורמים שעליהם מסתמך הפרויקט שלכם. אי אפשר להשיק את המוצר בלעדיהם. בחלק הזה תוכלו להוסיף עוד כותרות למסמך, כמו קריטריונים להשקה, תכונות או היקף העבודה.

בדוגמה הזו, אינטגרציות עם אפליקציות מובילות של קריאה אלקטרונית הן תלות – אחד היעדים העיקריים שאפליקציית הקריאה צריכה להשיג. המוכנות של אינטגרציות היא ככל הנראה גם תכונה מרכזית וקריטריון חשוב להשקת המוצר, מכיוון שהיא חיונית למוצר שתשיקו.

התבנית של Notion כוללת גם תכונה שימושית של לוח קנבן, המאפשרת להתחיל לתכנן משימות ברגע שאתם מוכנים. באמצעות שלוש עמודות קלות לשימוש – 'לא התחיל', 'בתהליך' ו'הושלם' – תוכלו לארגן את משימות העבודה על פי הסטטוס הנוכחי שלהן ולהציג במהירות את התקדמות הפיתוח הכוללת.

זאת לא תבנית ה-PRD היחידה של Notion. יש כמה תבניות, ותוכלו למצוא טיפים לכתיבת מסמך דרישות מוצר. תנו ל-Notion להדריך אתכם לאורך כל התהליך של כתיבת דרישות מוצר. 

הפלטפורמה של Notion מאפשרת לכם גם לחקור את כל ההיבטים של ניהול פרויקטים ומוצרים, עם מידע שימושי על כל דבר, החל מכתיבת הצעות עסקיות ועד הערכת עלויות ומאמץ באמצעות תרגיל להערכת סדרי גודל. תוכלו גם להרחיב את התקשורת, ולהעביר ביעילות מידע על המוצר לקהל היעד שלכם.