البدء في المشاريع والمهام

في Notion، توجد إدارة المشاريع والمهام جنباً إلى جنب مع مستنداتك وملاحظاتك ومعرفة الشركة. وبدلاً من التبديل بين الأدوات وفقدان التركيز والكفاءة، سيجد أعضاء الفريق كل ما يحتاجونه لإنجاز العمل في مكان واحد.

يمكن للقادة الإشراف على تقدم فريقهم، ويمكن للإدارات المختلفة التعاون بوضوح - بدءاً من الأهداف رفيعة المستوى التي تدفع كل هدف إلى المهام التفصيلية التي تدفع المشاريع إلى الأمام.

ويمكنك، ابتداءً من قالب المشاريع والمهام الجاهز للاستخدام، إنشاء نظام مخصص بالكامل يناسب الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل. سنوضح لك، في هذا الدليل، ما هو ممكن مع إدارة المهام والمشاريع في Notion.

هناك بعض الأشياء الأكثر أهمية من إدارة مشاريع فريقك ومهامه. ففي النهاية، أنت بحاجة إلى نظام فعّال لإنجاز المهام وتتبع ما يتم إنجازه.

إلا أنك لا تريد أن يعتمد موظفوك على الذاكرة لمعرفة المهام التي يتعين عليهم القيام بها. أنت بحاجة إلى نظام موثوق به يثق به جميع الموظفين ويستخدمونه، حيث لا يفلت أي شيء من بين الثغرات أو يتم تفويته أو نسيانه.

بالإضافة إلى ذلك، يحتاج القادة إلى رؤية رفيعة المستوى لما يجري حتى يتمكنوا من معرفة مقدار العمل الذي يتعين على كل عضو في الفريق القيام به ومدى قرب المشاريع من الاكتمال.

مع قواعد بيانات المشاريع والمهام في Notion، تصبح إدارة المشاريع مباشرة وبديهية. يمكنك إدارة كل ما يتعين عليك أنت وفريقك القيام به دون إضاعة الوقت في التنقل عبر نظام معقد للغاية أو التنقل ذهاباً وإياباً بين الأدوات. إن ربط جميع جوانب العمل، بدءاً من ملاحظات الاجتماع إلى المستندات، يعني أن كل شخص يتمتع بإمكانية الوصول إلى المعلومات والسياق ذي الصلة.

لا يتوفر قالب المشاريع والمهام إلا في تطبيق Notion، لذلك لبدء نظام تتبع المشروع من القالب، انتقل إلى القوالب في الشريط الجانبي.

يجب ألا يكون نظامك ثقيلاً جداً أو مثقلاً بكثرة الإجراءات، بل يجب أن يُسهّل المضي قدماً في ما يهم (العمل)، لا أن يُبطئ الفريق بكثرة الأعباء الإدارية.

هناك ثلاثة قوالب مدمجة لإدارة المشاريع في Notion، كل منها مع وضع حالة استخدام محددة في الاعتبار. بغض النظر عن القالب الذي تبدأ به، ستتمكن من تخصيصه عن طريق إضافة المزيد من الخصائص لاحقاً.

• قائمة المهام - هذه قاعدة بيانات واحدة لإدارة المهام البسيطة حيث يمكنك إنشاء مهامك وتنظيمها وتتبعها. من الأفضل استخدامها للمشاريع الفردية أو إدارة المهام الفردية حيث تريد الحفاظ على نظامك في الحد الأدنى قدر الإمكان.

• المشاريع والمهام - مثالية لإدارة مشاريع الفريق، وتتيح لك قواعد البيانات هذه تنظيم المهام حسب المشروع وتتبع التقدم المحرز على مستوى فريقك. المشاريع والمهام هما قاعدتا بيانات منفصلتان ولكنهما مترابطتان. يمكنك تسجيل معلومات مختلفة في كل قاعدة بيانات وربطها ببعضها بعضاً.

• المشاريع والمهام ودورات العمل - يضيف اختيار هذا القالب طبقة أخرى إلى مشاريعك ومهامك، مما يسمح لك بترتيب المهام في دورات عمل محددة زمنياً، وهو مثالي لتتبع المشاريع والمشاكل لفرق الهندسة.

تصبح المشاريع الكبيرة أكثر قابلية للإدارة عند تقسيمها إلى أجزاء أصغر وتعيين المهام لأعضاء الفريق المختلفين. إن ربط مهامك ومشاريعك يعني احتمال أن تشكّل كل مهمة جزءاً من هدف أكبر، وسترى مشاريعك تمضي قدماً مع كل مهمة مكتملة.

وعند إضافة مهام أو مشاريع جديدة إلى قاعدة البيانات، يمكنك تحديد تفاصيل المهمة ونطاق المشاريع مباشرة في صفحة قاعدة البيانات. وهذا يعني أن المعلومات ذات الصلة المتعلقة بكل مهمة ومشروع تكون دائماً في متناول الجميع.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب معرفتها حول كيفية ارتباط المهام والمشاريع ببعضها بعضاً:

• المشاريع هي الأصل للمهام - قد يكون لمشروع واحد العديد من المهام، ولكن يجب أن ترتبط كل مهمة بمشروع واحد فقط. يمكنك التفكير في المهام كنقاط انطلاق نحو إكمال المشروع.

• تحتوي المشاريع على خصائص المشروع - تحتوي مشاريعك على خصائص مثل الحالة والأشخاص والمهام ذات الصلة ونسبة إكمال المهام ذات الصلة.

• تحتوي المهام على خصائص المهمة - تحتوي المهام على خصائص للمُكلّف وتاريخ الاستحقاق والحالة.

• يُقاس تقدم المشروع من خلال المهام المكتملة - تحسب خاصية الإكمال عدد المهام المكتملة لكل مشروع وتعرض النسبة المئوية كشريط تقدم.

• قد ترتبط المهام أيضاً بدورات العمل - إذا كنت تستخدم المهام والمشاريع ودورات العمل، فستكون لديك علاقة بين المهام ودورات العمل. وهذا يعني أن بإمكانك إضافة مهام للقيام بها إلى دورتك الحالية، مما يمنح الجميع مجموعة واضحة من الأهداف للدورة.

عند إضافة مشاريع ومهام إلى مساحة الفريق، سيتمكن الجميع في مساحة الفريق من الوصول إلى قواعد البيانات هذه. وهذا يعني تمتع الفريق بأكمله برؤية لما ينبغي القيام به، ويمكنه القيام بدور نشط في تسجيل تقدمه في قاعدة البيانات.

اقرأ دليل الأذونات الكامل لمعرفة كيفية عمل الأذونات في مساحات الفريق.

يمنحك Notion المرونة لتصور المجموعة نفسها من المعلومات بطرق مختلفة. يمكنك إنشاء طرق عرض سياقية للتركيز على كل ما يهم في الوقت الحالي، سواء كان ذلك عرضاً للمهام المخصصة لشخص واحد، أو المهام المجمعة حسب المشروع الأصلي، أو كل شيء مستحق خلال الأيام السبعة القادمة.

يجب أن تكون قاعدة بيانات المشاريع هي صفحتك الرئيسية للإدارة العامة نظراً لأن جميع المهام يجب أن ترتبط بمشروع رئيسي.

يمكنك استخدام طرق عرض المهام عندما تريد الغوص في عملك اليومي.

تأتي قاعدة بيانات المشاريع مع طرق عرض تتيح لك:

• الاطلاع على المشاريع النشطة في عرض لوحة كانبان - يخفي العرض "نشط" جميع المشاريع التي لم يتم وضع علامة عليها على أنها "تخطيط" أو "قيد التنفيذ" للتركيز على المشاريع النشطة وإدارتها.

• عرض مشاريعك فقط - يقوم عرض "مشاريعي" بتصفية قاعدة البيانات لإظهار المشاريع التي تم وضع علامة عليك فيها ديناميكياً. يعني اختيار "أنا" بدلاً من اسمك أن عامل التصفية هذا سيُطبَّق على أي شخص قام بتسجيل الدخول وعرض قاعدة البيانات في ذلك الوقت.

• الحصول على نظرة عامة على جميع المشاريع - يعرض تخطيط الجدول "الكل" كل شيء في قاعدة البيانات. يُعد هذا العرض مفيداً لإجراء تغييرات مجمعة أو التعرف على جميع الخصائص المتعلقة بمشاريع متعددة.

• تقييم عبء العمل باستخدام طريقة عرض "المخطط الزمني" - هنا، سترى مشاريعك مرتبة وفقاً لتاريخ البدء والانتهاء. ومن خلال رؤية كيفية تداخل الالتزامات، التأكد من أن عبء العمل متوازن والحكم على قدرة فريقك على المشاريع الجديدة.

في قاعدة بيانات المهام، ستتمتع بعروض يمكنك من خلالها:

• الاطلاع على المهام مجمعة حسب المشروع الأصلي - تقسم طريقة العرض "حسب المشروع" قائمة مهامك حسب المشروع ذي الصلة.

• عرض جميع المهام المخصصة لك - في "لي"، تتم تصفية قاعدة البيانات لإظهار المهام المخصصة لـ "أنا" فقط (تماماً كما هو الحال في قاعدة بيانات المشاريع، فهذه خاصية ديناميكية تعتمد على من قام بتسجيل الدخول وعرض قاعدة البيانات.)

• ترتيب المهام حسب المُكلف - تعد طريقة عرض "الأشخاص" مثالية لمنح المديرين عرضاً لقائمة مهام كل عضو في الفريق.

في كلتا قاعدتي البيانات، يمكنك إنشاء أي طرق عرض جديدة قد تجدها أنت وفريقك مفيدة.

لإضافة خاصية جديدة إلى قاعدة البيانات، انقر على الخيار …، ثم الخصائص، ثم إضافة خاصية جديدة.

سترى أن قالب المشاريع والمهام يحتوي على بعض الخصائص المقترحة المصممة خصيصاً لإدارة المشاريع.so/product/projects. فيما يلي بعض الطرق لاستخدام هذه الخصائص:

• تعيين درجة أولوية للمشاريع والمهام - باستخدام خاصية الأولوية، يمكنك إنشاء درجات أولوية مختلفة (منخفضة أو متوسطة أو مرتفعة أو P0 أو P1 أو P2) ثم فرز العناصر حسب أهميتها.

• وضع علامات على أنواع مختلفة من المهام - باستخدام خاصية نوع المهمة، يمكنك إنشاء علامات لأنواع مختلفة من المهام. يمكنك حتى إنشاء طريقة عرض بناءً على هذه العلامات، وهي مفيدة لتجميع المهام.

• أعطِ المشاريع وصفاً - أضف خاصية نصية إلى قاعدة بيانات مشاريعك حيث يمكنك كتابة وصف قصير للمشروع. من السهل على الجميع مشاهدة هذا في لمحة سريعة.

• تعيين مُبلغ إلى مهمة أو مشروع - إذا كنت تستخدم قواعد البيانات هذه للإبلاغ عن المشكلات وإصلاحها، فإن المُبلغ هو عبارة عن خاصية "تم الإنشاء بواسطة" التي ستسجل الشخص الذي لاحظ الخطأ لأول مرة.

باستخدام أي من أنواع خصائص Notion، يمكنك بناء خصائصك الخاصة لاحتياجات فريقك.

على سبيل المثال:

• إنشاء علاقة بلوحة مهام GitHub - يمكنك إنشاء قواعد بيانات متزامنة لسحب مهام GitHub إلى Notion. إذا ربطتَ قاعدة البيانات المتزامنة هذه بلوحة مهامك، فيمكنك سحب المهام من GitHub إلى قاعدة بيانات مهامك.

• بناء صيغة تأثير RICE لتحديد أولويات المشروع - استخدم أربعة خصائص منفصلة: الوصول (العدد) والتأثير (مرتفع ومتوسط ومنخفض) والثقة (النسبة المئوية) والجهد (العدد). ثم يمكنك إنشاء معادلة في Notion لحساب درجة المشروع وفقاً لإطار عمل RICE. لدينا دليل تفصيلي حول كيفية القيام بذلك

  هنا.

• السماح لزملاء العمل أو الجمهور بالتصويت على المهام - باستخدام معادلة، يمكنك إنشاء

  خاصية التصويت في قاعدة بيانات مهامك والسماح لأعضاء فريقك بالتصويت لاتخاذ قرار بشأن أولوية المهام.

لديك العديد من الخيارات حول كيفية عرض المعلومات في قواعد البيانات. يمكنك تغيير تخطيط قاعدة البيانات بالانتقال إلى قائمة الخيارات … ثم النقر على التخطيط.

اختر من بين تخطيطات الجدول أو اللوحة أو الجدول الزمني أو التقويم أو القائمة أو المعرض. ضمن قاعدة بيانات واحدة، يمكنك إنشاء طرق عرض متعددة، لكل منها نوع مختلف من التخطيط.

لذلك، قد تحتوي قاعدة بيانات مشاريعك على جدول ولوحة وخط زمني، بينما قد تحتوي قاعدة بيانات مهامك على قائمة ولوحة وجدول.

يمكن بعد ذلك تصفية كل من هذه التخطيطات وفرزها بطرق مختلفة لإنشاء اختصارات لعرض قسم فرعي من المعلومات في قاعدة البيانات.

يمكنك معرفة المزيد عن خصائص قاعدة البيانات وطرق عرضها هنا.