Grâce à Notion, Lyka a pu aligner ses équipes et économiser plus de 75 000 dollars par an sur ses outils
L’entreprise australienne a adopté Notion pour organiser ses connaissances et exécuter des flux de travail plus flexibles et évolutifs. Depuis que les tâches isolées qui étaient auparavant exécutées dans des outils disparates tels que Monday.com et Confluence ont été consolidées dans Notion, ses équipes travaillent de manière plus collaborative et plus efficace.
Témoignage de
Lauren Goldman
Responsable des opérations commerciales
Cass Do Carmo
Responsable du marketing de marque
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Des outils consolidés pour un meilleur alignement
Trop d’outils, partout. De plus en plus d’entreprises sont concernées par ce problème. Le nombre d’outils qu’elles utilisent a considérablement augmenté au fil des ans. En moyenne, les entreprises de moins de 500 employés utilisent 172 outils.
Le résultat ? Les équipes sont submergées et ne savent pas où chercher les informations dont elles ont besoin. Les documents sont ici, les projets là-bas… Le passage d’un outil à l’autre leur fait perdre un temps précieux.
C’est sur ce problème que Lauren Goldman s’est concentrée dès son arrivée dans l’entreprise Lyka début 2023. Chaque équipe utilisant des outils différents, il lui a fallu trouver un moyen de rassembler les membres de l’entreprise et de consolider l’ensemble de leurs outils.
En Australie, Lyka s’impose comme le leader d’une alimentation canine plus saine. L’entreprise adopte une approche simple mais puissante de la nutrition canine en proposant de vrais aliments. Avec 30 millions de repas dévorés et des milliers d’avis 5 étoiles, les équipes de Lyka se sont rapidement agrandies pour répondre aux besoins de la clientèle. Mais alors que les effectifs ne faisaient que grandir, les processus de l’entreprise, eux, n’évoluaient pas. Lyka devait trouver un moyen d’assurer la collaboration entre ses équipes pour gagner en efficacité.
Même si les équipes travaillaient pour répondre à un objectif commun, elles étaient isolées les unes des autres. Les outils étaient séparés, les flux de travail disparates et la collaboration inefficace. Les opérations se déroulaient dans Notion, tandis que les processus de marketing s’établissaient dans Monday.com, et les produits dans Confluence. Certaines équipes n’utilisaient même pas de systèmes numériques. Et même si certaines connaissances étaient partagées entre les équipes, il manquait une source unique de vérité.
Comme chaque équipe avait sa propre manière de travailler, Slack s’était imposé comme le seul outil commun à toutes et à tous. Même s’il nous permettait de communiquer, le travail était très dispersé et il nous manquait un outil de confiance unique.
Lauren Goldman
Responsable des opérations commerciales
Responsable des opérations commerciales
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La nécessité d’intégrer les flux de travail dans Notion
Lyka porte un grand soin à ses produits, mais elle est également très attentive à ses processus et défend une philosophie marquée sur le travail d’équipe. En tant qu’entreprise en pleine croissance qui évolue rapidement, Lyka sait qu’elle doit agir intelligemment : la mise en place de flux de travail efficaces ne réduit pas seulement la charge mentale, elle est également déterminante pour le succès de l’entreprise.
Pour Lyka, Notion répondait à toutes les attentes, et permettait de réaliser des économies conséquentes. En passant à un forfait supérieur pour tous ses outils, Lyka aurait pu obtenir une grande partie des fonctionnalités recherchées, mais le coût aurait été trop élevé, sans garantie de résoudre les principaux problèmes liés aux flux de travail.
Lorsque Lauren s’est mise à chercher de nouvelles solutions pour les équipes de Lyka, des besoins importants ont été identifiés.
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La transition et le défi de la gestion du changement
Une fois le choix de Notion effectué, le grand défi pour Lauren et son équipe a été d’intégrer l’ensemble des équipes (et leurs flux de travail respectifs) dans Notion. Afin de lancer le processus, Lauren a pris en charge une grande partie du travail. Pour transférer toutes les données existantes dans Notion, elle a dû saisir l’ensemble des informations et des connaissances historiques de Lyka qui étaient dispersées entre différents outils.
Pour faciliter la transition vers Notion, Lauren a mis en place des directives et des ressources internes qui ont permis d’intégrer tout le monde. Elle a même créé un canal Slack pour répondre aux questions, partager des idées et créer une nouvelle façon de travailler.
Les équipes se sont également concentrées sur l’instauration d’une culture de la documentation, qui permet de consigner systématiquement toutes les informations dans Notion. Pour Lyka, cela s’est traduit par le partage de liens Notion à chaque occasion : lors des réunions d’entreprise, des synchronisations d’équipe et des lancements de projet.
Dans le cadre de la transition vers un outil commun, Lauren a établi les premières directives de Lyka sur les méthodes de travail afin de définir la manière dont les équipes doivent utiliser Notion et collaborer.
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Plutôt que de s’adapter à un nouvel outil, chaque équipe a adapté le même outil à ses propres besoins
Notion étant flexible, chaque équipe de Lyka peut le modeler en fonction de ses besoins. Les équipes n’ont plus à s’adapter à différents outils : c’est Notion qui s’adapte à elles.
L’équipe marketing, par exemple, dispose d’une page dédiée où sont hébergés tous ses flux de travail, ses calendriers, ses documents de planification et ses ressources. Il s’agit d’un guichet unique où toutes les personnes appartenant à l’équipe peuvent trouver ce dont elles ont besoin pour se tenir informées des projets en cours. L’équipe y organise également des réunions hebdomadaires et des réunions de direction. Ainsi, ses membres peuvent aisément tenir un tableau des réussites, des échecs et des évolutions de la croissance. Il est également devenu plus simple de travailler avec des partenaires d’autres services et de les intégrer dans les flux de travail fonctionnels. Auparavant, les demandes étaient simplement envoyées via Slack ou par e-mail. Toute personne peut désormais soumettre une demande concernant par exemple une nouvelle publication sur les réseaux sociaux ou une mise à jour des produits dérivés dans Notion. Les équipes marketing peuvent suivre et finaliser les projets, et en informer leurs partenaires, le tout à partir d’une base de données unique.
Il en va de même pour les autres équipes : l’ensemble de l’entreprise a adopté Notion comme outil de premier choix, ce qui a permis de créer de nouveaux flux de travail. L’équipe de recherche et développement utilise l’intégration Slack pour enregistrer les demandes entrantes. L’équipe RH a élaboré le programme d’intégration de l’entreprise à l’aide d’une solide base de données pour s’assurer que toutes les nouvelles recrues disposent des bons supports de formation, y compris sous format vidéo, pour s’intégrer facilement dans l’entreprise. Même l’équipe de fabrication de Lyka, qui n’avait jamais utilisé de support numérique, peut travailler avec le même outil que les autres.
Lorsque tout le monde peut utiliser ET alimenter l’information dans un même espace de travail, cela permet de gagner en transparence. Des lignes de visibilité claires émergent sur les projets en cours et sur la manière dont sont prises les décisions.
Lyka a rationalisé la gestion des projets créatifs en permettant aux différentes équipes de formuler aisément des demandes et de suivre les projets, notamment grâce à une vue d’ensemble facilitant la compréhension des priorités et des flux de travail.
Maintenant que tout le monde travaille au même endroit, il est possible d’aller encore plus loin.
Cass Do Carmo
Responsable du marketing de marque
Responsable du marketing de marque
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Une meilleure méthode de travail qui a fait ses preuves
Pour Lauren comme pour ses collègues chez Lyka, le passage à Notion a considérablement modifié la manière de travailler. Les équipes collaborent davantage, sont plus efficaces et peuvent commercialiser plus rapidement leurs produits.
Des résultats commerciaux importants ont également été obtenus. En souscrivant un forfait Enterprise de Notion, Lyka a réalisé des économies de plus de 75 000 dollars par an (soit près de 500 dollars par employé) sur l’ensemble de ses outils. Mais ces économies ne représentent qu’une partie de l’amélioration du résultat net de l’entreprise. En travaillant de manière plus collaborative et plus efficace que jamais, cette dernière peut également commercialiser plus rapidement ses produits de haute qualité.
Pour Lauren comme pour ses collègues chez Lyka, le passage à Notion a considérablement modifié la manière de travailler. Les équipes ont établi une solide culture de la documentation à l’échelle de l’entreprise. Elles ont mis en place un système où les informations sont non seulement bien saisies, mais aussi bien organisées et partagées.
Le Wiki central de Lyka rassemble toutes les informations importantes de l’entreprise, telles que les priorités stratégiques, la mission et la vision, ainsi que les événements à venir.
À présent, tout se passe dans Notion. Il s’agit d’un guichet unique où les équipes de Lyka peuvent trouver tout ce dont elles ont besoin.
Lauren Goldman
Responsable des opérations commerciales
Responsable des opérations commerciales
