Lưu lại chính xác nội dung họp bằng tính năng Ghi chép cuộc họp với AI

Tất cả chúng ta đều từng trải qua – một cuộc họp kết thúc và bạn nhìn vào những ghi chú nguệch ngoạc của mình, cố gắng ghép nối những nội dung vừa xong. Với những ai luôn phải họp hành triền miên, ghi chép hiệu quả cũng giống như một công việc toàn thời gian. Các ghi chú được viết vội vàng thường bị lẫn lộn, thiếu mất các chi tiết quan trọng mà chúng ta cứ nghĩ mình chắc chắn nhớ được. Các cuộc họp hiệu quả cần phải thúc đẩy được tiến độ, nhưng chính việc cố gắng ghi chép chính xác nội dung họp thường trở thành rào cản năng suất.

Xin giới thiệu Ghi chép cuộc họp với AI của Notion – đối tác hằng ngày giúp bạn cải thiện kết quả cuộc họp. Được tích hợp ngay vào không gian làm việc của bạn, công cụ này xử lý việc ghi chép để bạn có thể thực sự hiện diện trong các cuộc trò chuyện.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp bạn:

• Bắt đầu với Ghi chép cuộc họp với AI

• Giúp cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ hơn với các mẹo và thủ thuật đơn giản

• Hãy để AI xử lý các nhiệm vụ sau cuộc họp trong khi bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng

Ghi chép cuộc họp với AI là một thành phần bạn có thể thêm vào bất kỳ trang Notion nào, giúp dễ dàng truy cập mọi nơi, mọi lúc bạn cần. Vì công cụ này được tích hợp ngay vào Notion, bạn tránh được những rắc rối khi phải vật lộn với các công cụ chép lời riêng biệt không kết nối với phần còn lại của công việc.

Để bắt đầu, chỉ cần nhập /họp hoặc nhấp vào nút Họp ở cuối trang Notion mới. Hãy xem bài viết tham khảo của chúng tôi để biết thêm chi tiết.

Chúng tôi khuyên bạn nên thêm Ghi chép cuộc họp với AI vào các mẫu cơ sở dữ liệu của mình để tự động bắt đầu ghi chép trong các cuộc họp định kỳ như họp 1:1, họp nhanh và họp đồng bộ nhóm. Tìm hiểu thêm tại đây.

Ghi chép cuộc họp với AI không tốn thời gian thiết lập và hoạt động liền mạch với cách thức và địa điểm bạn làm việc. Khi bạn kết nối lịch Notion với không gian làm việc của mình, tất cả các cuộc họp của bạn sẽ xuất hiện ngay trên trang chủ Notion – giúp bạn dễ dàng truy cập các cuộc họp, chi tiết và ghi chú mà không cần rời khỏi Notion.

Dưới đây là cách thiết lập:

• Truy cập ghi chép cuộc họp của bạn từ bất cứ đâu – Cho dù bạn đang gấp rút thực hiện cuộc gọi tiếp theo hay phải bắt kịp giữa các cuộc họp, Ghi chép cuộc họp với AI đều nằm ngay trên trang chủ Notion – cùng với lịch trình hằng ngày của bạn. Ví dụ, nếu bạn quên đính kèm Ghi chép cuộc họp với AI vào sự kiện, bạn vẫn có thể mở công cụ này trực tiếp từ thanh menu ở đầu màn hình trong cuộc gọi Zoom.

• Chọn nơi lưu ghi chép – Trong phần cài đặt lịch Notion, hãy thiết lập vị trí mặc định để lưu các ghi chép cuộc họp mới, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu dành riêng cho các cuộc họp. Bằng cách đó, mọi cuộc trò chuyện sẽ tự động được lưu ở cùng một nơi, được sắp xếp khoa học và sẵn sàng khi bạn cần.

• Thêm Ghi chép cuộc họp với AI vào bất kỳ sự kiện nào – Khi tạo sự kiện mới trên lịch, chỉ cần sử dụng mục Tài liệu và Ghi chép cuộc họp với AI để đính kèm trang ghi chép. Đối với các trang hiện có, hãy nhấp vào biểu tượng micrô để biến chúng thành ghi chép cuộc họp, và AI sẽ ngay lập tức thêm thành phần nội dung ghi chép lên trên cùng.

Việc ghi chép cuộc họp hiệu quả có thể giảm thiểu nhầm lẫn, giúp mọi người theo dõi công việc và đảm bảo các quyết định quan trọng không bị lẫn lộn. Dưới đây là 5 cách để luôn có các cuộc họp hiệu quả và ghi chép hữu ích:

• Chuẩn bị trước chương trình họp –Chia sẻ trước chương trình họp rõ ràng trong tab ghi chú để mọi người chuẩn bị sẵn sàng. Điều này giúp các cuộc thảo luận đi đúng trọng tâm và đảm bảo bạn bám sát các chủ đề chính trong khoảng thời gian cho phép.

• Chọn loại hình cuộc họp – Nhấp vào menu ba dấu chấm để chọn trong số bốn định dạng: Tự động, Bán hàng, Họp nhanh hoặc Họp nhóm. Mỗi định dạng sẽ có cách sắp xếp ghi chú riêng, phù hợp với loại hình cuộc họp và bạn có thể tùy chỉnh chúng cho cuộc trò chuyện của mình.

• Cộng tác ghi lại các ghi chú theo thời gian thực – Vì Notion AI xem xét cả ghi chú và bản chép lời khi tạo bản tóm tắt, hãy khuyến khích mọi người thêm suy nghĩ và những điểm họ muốn nhấn mạnh trong tab Ghi chú. Càng nhiều thông tin đầu vào thì chất lượng tóm tắt càng tốt!

• Gắn thẻ thành viên nhóm trong các mục hành động – Khi bạn ghi lại mọi thứ trong tab Ghi chú hoặc chia sẻ suy nghĩ trong cuộc họp, hãy sử dụng tính năng đề cập @ để gắn thẻ thành viên nhóm – điều này giúp Notion AI biến những đề cập đó thành các bước tiếp theo rõ ràng để mọi người thực hiện.

  

• Thiết lập cơ sở dữ liệu ghi chép cuộc họp – Lưu trữ tất cả ghi chép cuộc họp của bạn ở một nơi bằng cách tạo cơ sở dữ liệu chuyên dụng. Cách này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các ghi chép trước đây và giúp mọi người xây dựng thói quen ghi chép tốt hơn, đặc biệt là khi Ghi chép cuộc họp với AI đã được tích hợp trong mẫu của bạn. Hãy xem khóa đào tạo của chúng tôi về cách tạo cơ sở dữ liệu ghi chép cuộc họp.

Việc giữ ghi chép cuộc họp trong cơ sở dữ liệu Notion cho phép bạn dễ dàng kết nối chúng với các dự án, nhiệm vụ hoặc những người liên quan bằng cách sử dụng thuộc tính Quan hệ và Rollup. Đó là một cách đơn giản để đảm bảo mọi cuộc thảo luận đều bám sát đúng bối cảnh. Với thiết lập này, các nhóm có thể:

• Kết nối ghi chú với dự án và nhiệm vụ – Cũng giống như việc liên kết phản hồi hằng tuần của nhóm tiếp thị với các trang dự án. Điều này giúp bạn theo dõi tất cả các cập nhật và quyết định trong chiến dịch của mình ở một nơi, giúp bạn dễ dàng xem lại những gì đã xảy ra và xảy ra khi nào.

• Gắn thẻ thành viên nhóm trong các mục hành động và chỉ định quyền sở hữu ngay từ ghi chép cuộc họp – Khi thảo luận về đợt ra mắt sản phẩm, bạn có thể kết nối tất cả các quyết định của mình với các trang dự án và tài liệu thông số kỹ thuật. Như vậy trong quá trình phát triển, bạn sẽ dễ dàng xem lại các cuộc thảo luận quan trọng khi cần.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên dành thời gian để xúc tiến công việc thay vì phải vật lộn để giải mã các ghi chú lộn xộn. Ghi chép cuộc họp với AI giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng – dưới đây là cách thực hiện:

• Nhận bản tóm tắt rõ ràng sau khi cuộc họp kết thúc – AI sẽ biến các ghi chú và bản chép lời thành bản tóm tắt mạch lạc sau khi cuộc họp kết thúc.

• Hãy để AI trợ giúp các nhiệm vụ sau cuộc họp – Nhờ Notion AI giúp soạn thảo email sau cuộc họp, cập nhật trạng thái dự án, bất cứ điều gì bạn cần. Ví dụ, nếu bạn là trưởng nhóm bán hàng, hãy sử dụng Notion AI để tạo bản cập nhật nhanh về trạng thái giao dịch cho lãnh đạo dựa trên ghi chép cuộc họp với khách hàng.

• Nhận câu trả lời nhanh từ lịch sử cuộc họp – Đặt câu hỏi cho AI Notion về các cuộc họp trước đây ngay từ không gian làm việc của bạn, như "Đã có quyết định gì về lịch trình ra mắt sản phẩm mới?" hoặc "Quyết định cuối cùng về ngân sách tiếp thị là gì?". Vì ghi chú của bạn đã được kết nối, bạn sẽ nhận được câu trả lời rõ ràng kèm theo liên kết trở lại các cuộc thảo luận ban đầu.

Với Ghi chép cuộc họp với AI, bạn để Notion AI xử lý việc ghi chép trong khi bạn dẫn dắt cuộc thảo luận, cộng tác với nhóm và hành động theo những điều quan trọng nhất.