Liên kết và tổng hợp

Giả sử bạn có hai cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp giả định của mình 😉

• Một cơ sở dữ liệu theo dõi khách hàng

• Một cơ sở dữ liệu theo dõi các mặt hàng đã mua

Bạn muốn biết cả khách hàng nào đã mua sản phẩm nào, và sản phẩm nào đã được mua bởi khách hàng nào. Bạn sẽ cần đến tính năng liên kết!

• Trong hai bảng trên, các cột có nhãn ↗ Mặt hàng đã mua và ↗ Khách hàng là các thuộc tính liên kết, có thể thêm vào như bất kỳ thuộc tính nào khác trong cơ sở dữ liệu.

• Khi bạn thêm một mặt hàng đã mua vào cơ sở dữ liệu Khách hàng, những khách hàng đã mua sản phẩm đó sẽ tự động xuất hiện trong cột ↗ Khách hàng của cơ sở dữ liệu Mặt hàng.

• Kết nối cơ sở dữ liệu nhà hàng của bạn cơ sở dữ liệu khu vực để có thể nhanh chóng xem nhà hàng nào nằm ở khu vực nào.

• Kết nối cơ sở dữ liệu ghi chép cuộc họp của bạn với cơ sở dữ liệu khách hàng để dễ dàng truy cập các ghi chú liên quan đến từng khách hàng.

• Kết nối cơ sở dữ liệu nhiệm vụ của bạn với cơ sở dữ liệu của các dự án lớn để hiểu cách dự án được chia nhỏ thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ đóng góp như thế nào vào tiến độ dự án.

• Kết nối cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn với cơ sở dữ liệu người phỏng vấn để theo dõi ai đã phỏng vấn ai.

Để liên kết hai cơ sở dữ liệu, bạn cần có hai cơ sở dữ liệu. Như vậy, giả sử bạn đã tạo cơ sở dữ liệu Khách hàngMặt hàng ở trên để minh họa cho hướng dẫn này.

1. Thêm cột/thuộc tính mới vào cơ sở dữ liệu Khách hàng của bạn và đặt tên cho nó, chẳng hạn như Mặt hàng đã mua.

2. Tìm kiếm Quan hệ.

3. Sau đó, tìm kiếm cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo mối quan hệ.

   

4. Bạn sẽ thấy bản xem trước của mối quan hệ. Trong trường hợp này, chúng ta đã tạo mối quan hệ từ cơ sở dữ liệu Khách hàng đến cơ sở dữ liệu Mặt hàng.

5. Nhấp vào nút Thêm quan hệ màu xanh lam để hoàn tất việc tạo thuộc tính quan hệ mới.

   

6. Bây giờ khi bạn nhấp vào một ô trong cột quan hệ này, một menu sẽ hiển thị để bạn tìm kiếm và chọn các mặt hàng từ cơ sở dữ liệu còn lại để thêm.

   • Ví dụ, đây là cách bạn có thể thêm các loại quần áo mà mỗi khách hàng đã mua.

   • Để thêm một mặt hàng, hãy nhấp vào tên trong danh sách. Để xóa một mặt hàng, hãy di chuột lên đó rồi nhấp vào nút – ở bên phải.

Theo mặc định, các mối quan hệ được tạo dưới dạng một chiều. Nhưng bạn có thể dễ dàng bật một mối quan hệ tương ứng trong cơ sở dữ liệu đích.

Với mối quan hệ hai chiều, các chỉnh sửa hoạt động theo cả hai chiều! Vì vậy, nếu bạn thêm khách hàng vào cơ sở dữ liệu Mặt hàng trong cột quan hệ, thay đổi đó sẽ nhảy lên trong cơ sở dữ liệu Khách hàng của bạn.

1. Hãy làm theo hướng dẫn ở trên để tạo thuộc tính quan hệ mới.

2. Nhấp vào nút chuyển đổi có nội dung Hiển thị trên [tên cơ sở dữ liệu liên quan]. Trong ví dụ của chúng tôi, nút này có nội dung Hiển thị trên CSDL Mặt hàng.

3. Đặt tên cho mối quan hệ tương ứng này.

4. Dưới đây, bạn sẽ thấy bản xem trước của mối quan hệ hai chiều. Trong trường hợp này, chúng tôi đã tạo mối quan hệ từ cơ sở dữ liệu Khách hàng đến cơ sở dữ liệu Mặt hàng và mối quan hệ từ cơ sở dữ liệu Mặt hàng đến cơ sở dữ liệu Khách hàng.

5. Nhấp vào nút Thêm quan hệ màu xanh lam để hoàn tất việc tạo hai thuộc tính quan hệ mới này.

Khi tạo mối quan hệ, về cơ bản, bạn đang thêm các trang Notion được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu vào trường thuộc tính của một cơ sở dữ liệu khác.

• Những trang này có thể được mở ra và chỉnh sửa như bất kỳ trang nào khác! Nhấp vào trang trong cột quan hệ. Sau đó nhấp vào trang đó một lần nữa trong cửa sổ bật lên.

• Bạn cũng có thể xóa mọi trang liên quan bằng cách di chuột qua và nhấp vào dấu– ở bên phải.

• Bạn có thể chọn giới hạn số trang có thể được đưa vào thuộc tính quan hệ của mình – với tùy chọn để chọn 1 trang hoặc Không giới hạn.

• Nếu bạn chọn tùy chọn giới hạn ở 1 trang, những người sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn sẽ chỉ có thể chọn 1 trang trong mối quan hệ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tình huống chỉ nên liên kết một trang với một trang khác, ví dụ – nếu chỉ nên liên kết một mã đơn đặt hàng với từng giao dịch mua.

Để thay đổi cách hiển thị quan hệ trong trang cơ sở dữ liệu:

1. Khi ở trong trang cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào mối quan hệ.

2. Nhấp vào Chế độ hiển thị thuộc tính rồi chọn Luôn hiển thị, Ẩn khi trống hoặc Luôn ẩn.

Khi thiết lập mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể chọn hiển thị một số thuộc tính nhất định của các trang được liên kết. Ví dụ, giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu gồm các câu hỏi thường gặp tại công ty của mình. Mỗi Câu hỏi thường gặp có liên quan đến một trang giải thích thêm về câu trả lời cho câu hỏi. Bạn cũng có thể muốn mọi người nhìn thấy chủ sở hữu của mỗi trang, để họ biết cần liên hệ với ai nếu có thêm câu hỏi. Bạn có thể thiết lập cơ sở dữ liệu Câu hỏi thường gặp để hiển thị chủ sở hữu cùng với trang có liên quan!

Cách thực hiện:

1. Mở một trang trong cơ sở dữ liệu có thuộc tính quan hệ.

2. Nhấp vào trường bên cạnh thuộc tính đó để liên kết trang → nhấp vào •••.

3. Trong menu xuất hiện, hãy kéo các thuộc tính của cơ sở dữ liệu liên quan vào hoặc ra khỏi Hiển thị trong mối quan hệ hoặc Ẩn trong mối quan hệ.

4. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy các thuộc tính mong muốn của mình xuất hiện trong trường quan hệ. Điều này sẽ áp dụng cho tất cả các trang trong cơ sở dữ liệu hiện tại.

Giả sử bạn muốn các mục trong cùng một cơ sở dữ liệu có mối quan hệ với nhau. Ví dụ, bạn có cơ sở dữ liệu nhiệm vụ và bạn muốn mỗi nhiệm vụ liên quan đến các nhiệm vụ khác.

1. Đầu tiên, hãy tạo mối quan hệ mới.

2. Sau đó tìm kiếm và chọn cơ sở dữ liệu bạn hiện đang làm việc trong đó.

3. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng cơ sở dữ liệu có liên quan đến Cơ sở dữ liệu này.

   • Khi liên hệ cơ sở dữ liệu với chính nó, bạn nên tắt Quan hệ hai chiều vì về cơ bản nó trùng lặp thuộc tính.

Rollup giúp bạn tổng hợp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình dựa trên mối quan hệ. Quay trở lại ví dụ về khách hàng và mặt hàng của chúng tôi ở trên, giả sử bạn muốn biết mỗi khách hàng đã chi bao nhiêu dựa trên những gì họ đã mua.

1. Trước tiên, hãy tạo mối quan hệ để bạn biết ai đã mua cái gì.

2. Thêm cột/thuộc tính mới và chọn Rollup từ menu Loại thuộc tính . Đặt tên để mô tả thuộc tính này.

• Khi bạn nhấp vào bất kỳ ô nào trong cột rollup, một menu mới sẽ hiển thị và yêu cầu bạn nhập:

  • Thuộc tính quan hệ bạn muốn tổng hợp.

  • Thuộc tính của những trang liên quan bạn muốn tổng hợp.

  • Phép tính bạn muốn áp dụng.

• Như vậy, đối với ví dụ của chúng tôi, bạn sẽ phải chọn tổng hợp thuộc tính quan hệ Mặt hàng đã mua và thuộc tính Giá trong các trang đó. Sau đó, bạn sẽ chọn Sum (Tổng) làm phép tính.

  • Thao tác này sẽ cộng giá của từng mặt hàng liên quan đến tên của khách hàng, cung cấp cho bạn tổng số tiền họ đã chi tiêu trong cột rollup.

Bạn có thể áp dụng các phép tính khác nhau dưới dạng rollup. Dưới đây là tất cả phép tính có thể áp dụng:

• Hiển thị giá trị gốc: Tùy chọn này chỉ hiển thị tất cả các trang liên quan trong cùng một ô. Nó giống với bản thân thuộc tính quan hệ.

• Hiển thị giá trị duy nhất: Tùy chọn này hiển thị từng giá trị duy nhất trong thuộc tính đã chọn cho tất cả các trang liên quan.

• Đếm tất cả: Đếm tổng số giá trị trong thuộc tính đã chọn cho tất cả các trang liên quan.

• Đếm giá trị: Đếm số lượng giá trị không trống trong thuộc tính đã chọn cho tất cả các trang liên quan.

• Đếm giá trị duy nhất: Đếm số lượng giá trị duy nhất trong thuộc tính đã chọn cho tất cả các trang liên quan.

• Đếm trống: Đếm số trang liên quan có giá trị trống cho thuộc tính đã chọn. Như vậy, nếu một mặt hàng mà khách hàng đã mua không có giá và đó là thuộc tính đã chọn, cột rollup sẽ ghi là 1.

• Đếm không trống: Đếm số trang liên quan có giá trị được gán cho thuộc tính bạn đã chọn.

• Phần trăm trống: Hiển thị phần trăm các trang liên quan không có giá trị trong thuộc tính bạn đã chọn.

• Phần trăm không trống: Hiển thị phần trăm các trang liên quan có giá trị trong thuộc tính bạn đã chọn.

Các phép tính rollup sau chỉ khả dụng cho các thuộc tính Số :

• Sum (Tổng): Tính tổng của các thuộc tính số cho các trang liên quan (như trên).

• Average (Trung bình): Tính giá trị trung bình của các thuộc tính số cho các trang liên quan.

• Median (Trung vị): Tìm giá trị trung vị của các thuộc tính số cho các trang liên quan.

• Min (Tối thiểu): Tìm số nhỏ nhất trong thuộc tính số cho các trang liên quan.

• Max (Tối đa): Tìm số lớn nhất trong thuộc tính số cho các trang liên quan.

• Range (Phạm ): Tính phạm vi giữa số lớn nhất và số nhỏ nhất trong thuộc tính số cho các trang liên quan (Max - Min).

Các phép tính rollup sau chỉ khả dụng cho các thuộc tính Ngày :

• Earliest date (Ngày sớm nhất): Tìm ngày/giờ sớm nhất trong thuộc tính ngày cho tất cả các trang liên quan.

• Latest date (Ngày muộn nhất): Tìm ngày/giờ muộn nhất trong thuộc tính ngày cho tất cả các trang liên quan.

• Date range (Phạm vi ngày): Tính khoảng thời gian giữa ngày muộn nhất và ngày sớm nhất trong thuộc tính ngày cho các trang liên quan.

Trong cả bảng biểu và bảng, bạn có thể áp dụng các phép tính cho cột rollup để biết tổng, phạm vi, giá trị trung bình, v.v. cho toàn bộ cơ sở dữ liệu.

• Giả sử bạn muốn tìm tổng số tiền mà tất cả khách hàng đã chi tiêu trong ví dụ của chúng tôi.

• Hãy nhấp vào thuộc tính Tổng đơn hàng trong bảng khách hàng.

• Trong menu xuất hiện, hãy di chuột qua Tính toán → Tùy chọn khác.

• Chọn Sum (Tổng).