Chia sẻ và quyền

Có một số cách khác nhau cho phép bạn chia sẻ các trang và cơ sở dữ liệu mà bạn xây dựng trong Notion với những người trong và ngoài không gian làm việc của mình. Dưới đây là tổng quan về tất cả các cách chia sẻ.

Chọn Chia sẻ ở đầu bất kỳ trang nào để mở menu chia sẻ. Từ đây, bạn có thể:

• Mời ai đó vào trang.

• Xem và thay đổi người có quyền truy cập vào trang cũng như cấp độ quyền mà họ có.

• Sao chép liên kết của trang để chia sẻ với người khác.

• Mở tab Xuất bản để chia sẻ trang lên web. Tìm hiểu thêm tại đây →

Bạn có thể quản lý quyền truy cập chung vào trang của mình bằng cách chọn Chia sẻ ở đầu trang và đặt cấu hình Quyền truy cập chung. Từ đây, bạn có thể chọn chia sẻ trang của mình với:

• Chỉ người được mời: Điều này có nghĩa là chỉ bạn và những người được bạn mời mới có thể truy cập trang của bạn.

• Mọi người tại {không gian làm việc của bạn}: Điều này có nghĩa là các thành viên khác trong không gian làm việc đều có thể truy cập trang của bạn bằng tính năng tìm kiếm hoặc sử dụng liên kết.

  • Mở menu thả xuống bên cạnh Mọi người tại {không gian làm việc của bạn} và bật Ẩn trong tìm kiếm để ẩn trang này khỏi kết quả tìm kiếm của những người dùng chưa từng truy cập trang trước đây hoặc chưa có liên kết đến trang.

• Bất kỳ ai trên web có liên kết: Điều này có nghĩa là bất kỳ ai có liên kết đến trang của bạn đều có thể truy cập trang, ngay cả khi họ không thuộc không gian làm việc của bạn hoặc không phải là người dùng Notion. Xin lưu ý, khách truy cập trang sẽ cần đăng nhập vào Notion nếu muốn bình luận hoặc chỉnh sửa trang của bạn.

  • Nếu bạn muốn thiết lập để quyền truy cập vào liên kết này bị hết hạn, hãy mở menu thả xuống bên cạnh Bất kỳ ai trên web có liên kết. Mở menu thả xuống bên cạnh Liên kết hết hạn và chọn giờ hoặc ngày.

  • Chủ sở hữu không gian làm việc với gói Enterprise có thể vô hiệu hóa các liên kết chia sẻ công khai này bằng cách vào phần Cài đặt → Bảo mật và bật nút chuyển đổi Vô hiệu hóa việc đăng công khai trang web, biểu mẫu và liên kết công khai.

Đối với mỗi nhóm người được bạn cấp quyền truy cập chung, bạn có thể chỉ định một cấp độ quyền cụ thể.

Không gian nhóm là không gian dành riêng cho mọi nhóm trong tổ chức hoặc công ty của bạn. Mỗi không gian nhóm có thành viên và cấp độ quyền riêng, và chủ sở hữu không gian nhóm có thể tùy chỉnh những điều này. Tìm hiểu thêm về cách thêm thành viên và chỉ định quyền trong không gian nhóm →

Nếu bạn là thành viên của không gian nhóm, có 2 cách để bạn chia sẻ trang Notion với không gian nhóm đó:

• Di chuột lên tên của không gian nhóm trong thanh bên, sau đó tạo trang mới bên trong không gian nhóm đó bằng cách nhấp vào dấu + xuất hiện sau đó.

• Trong thanh bên, kéo trang vào không gian nhóm.

Đôi khi, bạn sẽ muốn chia sẻ một trang chỉ với một số thành viên nhất định trong không gian làm việc của mình – ví dụ như chia sẻ tài liệu cuộc họp cho buổi họp riêng với quản lý, hoặc chia sẻ ghi chép cho một nhóm dự án nhỏ. Để chia sẻ trang với những người cụ thể:

1. Chọn Chia sẻ ở đầu bất kỳ trang nào.

2. Tìm và chọn tên của thành viên/nhóm trong không gian làm việc mà bạn muốn chia sẻ trang. Bạn cũng có thể mời người không có trong không gian làm việc của mình làm khách bằng cách nhập địa chỉ email của họ.

3. Mở menu thả xuống bên cạnh tên của những người mà bạn muốn mời, sau đó chọn cấp độ quyền.

4. Chọn Mời.

Khi bạn chia sẻ trang với thành viên cụ thể của không gian làm việc, trang đó sẽ xuất hiện trong phần Đã chia sẻ ở thanh bên. Tìm hiểu thêm về các mục trong thanh bên tại đây →

Khách là những người không thuộc không gian làm việc của bạn trên Notion. Họ có thể là nhà thầu hoặc khách hàng đang làm việc với bạn. Tìm hiểu thêm về khách tại đây →

Sau khi bạn mời ai đó vào trang của bạn với tư cách khách, họ sẽ nhận được email chia sẻ liên kết truy cập trang. Để truy cập vào trang của bạn, khách sẽ cần có tài khoản Notion riêng.

Bạn thấy trong trang có người mà bạn không có ý định chia sẻ? Bạn muốn đặt trang ở chế độ riêng tư? Có một số cách để dừng chia sẻ trang với người khác:

• Trong thanh bên, kéo trang vào phần Riêng tư để chỉ bạn mới xem được trang đó.

• Chọn Chia sẻ ở đầu trang. Sau đó, mở menu thả xuống bên cạnh không gian làm việc, nhóm hoặc cá nhân hiện đang có quyền truy cập và chọn Xóa.

Đối với mỗi người, nhóm hoặc không gian nhóm được bạn chia sẻ trang, bạn có thể chỉ định một cấp độ quyền khác nhau. Điều này giúp bảo mật thông tin cá nhân và cho phép bạn kiểm soát công việc ở mức độ chi tiết, chính xác.

Dưới đây là các cấp độ quyền khác nhau trong Notion:

• Truy cập đầy đủ: Những người có quyền truy cập đầy đủ vào trang có thể chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong trang và chia sẻ trang với bất kỳ ai mà họ muốn.

• Có thể chỉnh sửa: Chọn cấp độ truy cập này cho những người chỉ được chỉnh sửa nội dung trên trang, nhưng không được chia sẻ trang với người khác.

• Có thể chỉnh sửa nội dung: Cấp độ quyền này chỉ có trên các trang cơ sở dữ liệu. Những người có cấp độ truy cập này có thể tạo và chỉnh sửa các trang trong cơ sở dữ liệu cũng như chỉnh sửa giá trị thuộc tính cho những trang đó. Tuy nhiên, họ sẽ không thể thay đổi cấu trúc của cơ sở dữ liệu cũng như các thuộc tính, chế độ xem, cách sắp xếp hay bộ lọc của cơ sở dữ liệu. Tìm hiểu thêm về cơ sở dữ liệu tại đây →

• Có thể bình luận: Chọn cấp độ truy cập này cho những người chỉ được phép bình luận trên một trang. Họ sẽ không thể chỉnh sửa hay chia sẻ nội dung.

• Có thể xem: Những người có cấp độ truy cập này có thể đọc nội dung trên trang, nhưng sẽ không thể bình luận, chỉnh sửa hay chia sẻ.

Ngoài ra, mọi người cũng có thể thực hiện những hành động khác trong không gian làm việc, tùy thuộc vào vai trò của họ. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc bài viết này →

Để thay đổi cấp độ quyền của người dùng đối với một trang cụ thể:

1. Chọn Chia sẻ ở đầu trang.

2. Mở menu thả xuống bên cạnh tên của một người, nhóm hoặc không gian nhóm đã được chia sẻ trang.

3. Chọn cấp độ quyền.

Khi bạn tạo trang con bên trong một trang, trang con đó sẽ tự động kế thừa các quyền của trang gốc. Để thay đổi cài đặt này, hãy truy cập trang con và cập nhật các quyền tại đó.

Chủ sở hữu không gian nhóm có thể thiết lập quyền mặc định cho nội dung trong không gian nhóm của họ. Điều này sẽ áp dụng cho mọi trang mới được tạo trong không gian nhóm đó. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt này, bạn sẽ phải điều chỉnh cho từng trang.

Notion tôn trọng cấp độ truy cập rộng nhất được cấp cho người dùng. Ví dụ, giả sử bạn cấp cho Thành viên A quyền Có thể xem đối với một trang nào đó. Sau đó, bạn cấp cho mọi người trong không gian làm việc của mình quyền Truy cập đầy đủ. Khi đó, Thành viên A cũng sẽ có quyền truy cập đầy đủ vì họ cũng là thành viên trong không gian làm việc của bạn.

Ngoài ra, khi bạn di chuyển trang đã chia sẻ vào mục Riêng tư trong thanh bên, tất cả những người khác sẽ mất quyền truy cập trang đó. Lưu ý: Thiết lập ghi đè này sẽ chỉ áp dụng cho trang gốc, còn quyền đã cấp cho trang con sẽ giữ nguyên.

Nếu một trang đã được thiết lập để cấp quyền truy cập cho Bất kỳ ai có liên kết, hãy lưu ý rằng ngay cả những người không có liên kết trực tiếp cũng vẫn có thể truy cập trong một số trường hợp nhất định, bao gồm:

• Trang được đề cập trong một trang khác hoặc được liên kết từ một trang khác, và trang khác đó lại đang được chia sẻ ở phạm vi rộng hơn.

• Trang sử dụng quan hệ hai chiều, theo đó có liên kết đến một trang khác được chia sẻ rộng hơn.

• Trang phụ được tạo bên trong một trang khác, và trang khác đó đã được chia sẻ ở phạm vi rộng hơn.

Bạn có thể xác định được những người khác cũng có quyền truy cập vào trang, vì hình đại diện của họ có thể được hiển thị trong thanh ở đầu trang.

• Hình đại diện sẽ bị mờ nếu người đó hiện không xem trang.

• Hình đại diện sẽ không bị mờ nếu người đó hiện đang ở trên trang.

• Khi bạn di chuột lên hình đại diện của người đó, tên, email và thời điểm họ truy cập trang gần nhất sẽ được hiển thị.

• Với hình đại diện đang hoạt động, khi bạn nhấp vào đó, bạn sẽ được chuyển đến phần mà họ đang đọc hoặc đang nhập trên trang.

• Khi mọi người đang cộng tác trên cùng một trang vào cùng thời điểm, bạn sẽ thấy hình đại diện của họ di chuyển bên cạnh những thành phần nội dung mà họ đang xem hoặc chỉnh sửa.

• Khi bạn nhấp vào biểu tượng ••• ở trên cùng bên phải của bất kỳ trang nào, một menu sẽ bật lên, và bạn hãy xem phần cuối menu này. Tại đó, bạn sẽ thấy người chỉnh sửa trang gần nhất và thời điểm chỉnh sửa.

Nếu mở một trang mà bạn không có quyền truy cập, bạn có thể chọn Không có quyền truy cập trên trang để gửi yêu cầu. Khi đó, người tạo hoặc biên tập viên của trang sẽ nhận được thông báo. Họ là người có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu truy cập của bạn.

Nếu bạn có quyền xem hoặc bình luận trên trang và muốn có quyền chỉnh sửa:

1. Hãy mở trang và chọn Chia sẻ.

2. Trong tab Chia sẻ, bạn sẽ thấy được cấp độ quyền hiện tại của mình. Mở menu thả xuống bên cạnh thông tin này.

3. Chọn Yêu cầu cấp quyền chỉnh sửa.

Yêu cầu này sẽ được chuyển đến người tạo trang, và người này có thể chấp nhận hoặc bỏ qua yêu cầu đó. Bạn sẽ được thông báo sau khi yêu cầu của bạn được chấp nhận. Nếu bạn chưa thể chỉnh sửa trang, hãy thử tải lại trang.

Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc với Gói Enterprise, bạn có thể kiểm soát hoạt động chia sẻ nội dung bằng các tùy chọn cài đặt bảo mật bổ sung. Tìm hiểu thêm về các tính năng này tại đây →

Để xem các cài đặt này, hãy vào mục Cài đặt trong thanh bên, sau đó chọn Bảo mật.