Bắt đầu với dự án và nhiệm vụ

Trong Notion, công việc quản lý dự án và nhiệm vụ hiển thị song song với tài liệu, ghi chú và kho kiến thức của công ty. Thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ, mất tập trung và giảm hiệu quả, các thành viên trong nhóm sẽ tìm thấy mọi thứ họ cần để hoàn thành công việc – trên một màn hình duy nhất.

Trưởng nhóm có thể giám sát tiến độ của nhóm, và các phòng ban khác nhau có thể cộng tác thật rõ ràng – từ những mục tiêu cấp cao chi phối từng mục tiêu thành phần, cho đến các nhiệm vụ chi tiết giúp dự án tiến triển.

Bắt đầu với một mẫu dự án và nhiệm vụ sẵn có, bạn có thể tạo ra một hệ thống tùy chỉnh hoàn toàn, phù hợp với cách làm việc của mình nhất. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cho bạn thấy quản lý nhiệm vụ và dự án trong Notion có thể làm được những gì.

Có một vài việc còn quan trọng hơn cả việc quản lý các dự án và nhiệm vụ của nhóm. Suy cho cùng, điều bạn cần là một hệ thống hiệu quả để hoàn thành công việc và theo dõi những việc đã hoàn thành.

Nhưng bạn không muốn nhân viên của mình phải dựa vào trí nhớ để biết họ cần làm những nhiệm vụ nào. Bạn cần một hệ thống đáng tin cậy mà mọi nhân viên đều tin tưởng và sử dụng, nơi không có gì bị bỏ sót, thiếu hay lãng quên.

Thêm vào đó, các nhà lãnh đạo cần một cái nhìn tổng thể về những gì đang diễn ra, để họ biết nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên trong nhóm, cũng như các dự án còn cách vạch đích bao xa.

Với cơ sở dữ liệu Dự án và nhiệm vụ của Notion, việc quản lý dự án trở nên đơn giản và trực quan. Bạn có thể quản lý mọi việc mà bạn và cả nhóm cần làm mà không tốn thời gian xoay xở trong một hệ thống quá phức tạp hay phải chuyển đổi qua lại giữa các công cụ. Việc kết nối tất cả các khía cạnh của công việc, từ ghi chép cuộc họp cho đến tài liệu, đồng nghĩa với việc ai cũng có quyền truy cập vào thông tin và bối cảnh liên quan.

Mẫu Dự án và nhiệm vụ chỉ có trong ứng dụng Notion, vì vậy để bắt đầu một hệ thống theo dõi dự án từ mẫu, hãy vào mục Mẫu ở thanh bên.

Hệ thống của bạn không được quá cồng kềnh hay nặng nề về quy trình, mà cần hỗ trợ việc tập trung vào những gì quan trọng (công việc), thay vì níu chân nhóm với những thủ tục quản trị rườm rà.

Trong Notion có 3 mẫu quản lý dự án được tích hợp sẵn, mỗi mẫu đều được thiết kế cho một trường hợp sử dụng cụ thể. Dù bắt đầu bằng mẫu nào, bạn cũng có thể tùy chỉnh bằng cách thêm các thuộc tính khác sau này.

• Danh sách việc cần làm – Đây là cơ sở dữ liệu duy nhất để quản lý nhiệm vụ một cách đơn giản, nơi bạn có thể tạo, sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ của mình. Mẫu này phù hợp nhất cho các dự án đơn lẻ hoặc quản lý nhiệm vụ cá nhân, khi bạn muốn hệ thống của mình được tinh gọn tối đa.

• Dự án và nhiệm vụ – Là lựa chọn lý tưởng cho việc quản lý dự án nhóm, những cơ sở dữ liệu này cho phép bạn sắp xếp nhiệm vụ theo dự án và theo dõi tiến độ của cả nhóm. Dự án và nhiệm vụ là hai cơ sở dữ liệu riêng biệt nhưng có liên quan với nhau. Bạn có thể ghi lại những thông tin khác nhau trong mỗi cơ sở dữ liệu và liên kết chúng với nhau.

• Dự án, nhiệm vụ và sprint – Việc chọn mẫu này sẽ bổ sung thêm một lớp cho các dự án và nhiệm vụ của bạn, cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ thành những sprint có giới hạn thời gian, rất lý tưởng để các nhóm kỹ thuật theo dõi dự án và sự cố.

Các dự án lớn sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi được chia nhỏ và phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm. Liên kết nhiệm vụ với dự án đồng nghĩa với việc mỗi nhiệm vụ có thể là một phần của một mục tiêu lớn hơn, và bạn sẽ thấy dự án tiến triển dần khi từng nhiệm vụ được hoàn thành.

Khi thêm nhiệm vụ hoặc dự án mới vào cơ sở dữ liệu, bạn có thể nêu rõ chi tiết nhiệm vụ và xác định phạm vi dự án ngay trên trang cơ sở dữ liệu. Như vậy, mọi người sẽ dễ dàng xem được những thông tin thích hợp liên quan đến mỗi nhiệm vụ và dự án.

Dưới đây là một vài điều cần biết về mối liên hệ giữa nhiệm vụ và dự án:

• Dự án là mục cha của nhiệm vụ – Một dự án có thể có nhiều nhiệm vụ, nhưng mỗi nhiệm vụ chỉ nên có mối liên hệ với một dự án duy nhất. Bạn có thể coi các nhiệm vụ như những bước đệm để hoàn thành một dự án.

• Dự án có các thuộc tính dự án – Các dự án của bạn có những thuộc tính như trạng thái, người tham gia, các nhiệm vụ liên quan và tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ liên quan.

• Nhiệm vụ có các thuộc tính nhiệm vụ – Nhiệm vụ có các thuộc tính là người được phân công, hạn chót và trạng thái.

• Tiến độ dự án được đo lường bằng nhiệm vụ đã hoàn thành – Thuộc tính hoàn thành sẽ tính toán số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành của mỗi dự án và hiển thị tỷ lệ phần trăm dưới dạng thanh tiến trình.

• Nhiệm vụ cũng có thể có mối liên hệ với sprint – Nếu đang sử dụng mẫu Nhiệm vụ, dự án và sprint, giữa nhiệm vụ và sprint của bạn sẽ có mối liên hệ. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm nhiệm vụ cần làm vào sprint hiện tại, giúp mọi người có bộ mục tiêu rõ ràng cho sprint đó.

Khi bạn thêm Dự án và nhiệm vụ vào một không gian làm việc nhóm, ai trong không gian làm việc nhóm cũng có quyền truy cập vào những cơ sở dữ liệu đó. Điều đó có nghĩa là cả nhóm đều xem được những việc họ cần làm và có thể chủ động ghi lại tiến độ của mình trong cơ sở dữ liệu.

Đọc toàn bộ hướng dẫn về quyền của chúng tôi để xem thông tin về quyền trong các không gian làm việc nhóm.

Notion giúp bạn linh hoạt trực quan hóa một bộ thông tin theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tạo chế độ xem theo bối cảnh để tập trung vào những vấn đề quan trọng theo từng thời điểm, có thể là chế độ xem nhiệm vụ được phân công của cá nhân, nhiệm vụ được nhóm theo dự án mẹ hoặc tất cả mọi việc cần hoàn thành trong 7 ngày tới.

Cơ sở dữ liệu dự án nên là nơi quản lý chung vì tất cả các nhiệm vụ đều nên liên quan đến một dự án mẹ.

Bạn có thể sử dụng các chế độ xem nhiệm vụ khi muốn đi sâu vào công việc hằng ngày.

Cơ sở dữ liệu dự án đi kèm với các chế độ xem cho phép bạn:

• Xem các dự án đang hoạt động ở chế độ xem bảng kanban – Chế độ xem "Đang hoạt động" sẽ ẩn tất cả các dự án không được đánh dấu là "Đang lập kế hoạch" hoặc "Đang thực hiện" để tập trung vào việc quản lý những dự án đang hoạt động.

• Chỉ xem dự án của bạn – Chế độ xem "Của tôi" sẽ lọc cơ sở dữ liệu để hiển thị một cách linh động những dự án mà bạn được gắn thẻ. Nếu bạn chọn "Tôi" thay vì tên của bạn, bộ lọc này sẽ áp dụng cho bất kỳ người dùng nào đang đăng nhập và xem cơ sở dữ liệu tại thời điểm đó.

• Xem tổng quan tất cả các dự án – Bố cục bảng "Tất cả" hiển thị mọi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Đây là chế độ xem hữu ích khi cần thực hiện các thay đổi hàng loạt hoặc để xem tất cả các thuộc tính liên quan đến nhiều dự án.

• Đánh giá khối lượng công việc với chế độ xem "Dòng thời gian" – Tại đây, bạn sẽ thấy các dự án của mình được sắp xếp theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bằng cách xem xét mức độ chồng chéo của các cam kết công việc, bạn có thể đảm bảo khối lượng công việc được cân bằng và đánh giá khả năng của cả nhóm cho các dự án mới.

Trong cơ sở dữ liệu nhiệm vụ, bạn sẽ có các chế độ xem cho phép bạn:

• Xem các nhiệm vụ được nhóm theo dự án mẹ tương ứng – Chế độ xem "Theo dự án" sẽ chia danh sách nhiệm vụ của bạn theo từng dự án liên quan.

• Xem tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn – Trong mục "Của tôi", cơ sở dữ liệu được lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ được phân công cho "Tôi" (tương tự như trong cơ sở dữ liệu dự án, đây là một thuộc tính động tùy thuộc vào người đang đăng nhập và xem cơ sở dữ liệu).

• Sắp xếp nhiệm vụ theo người được phân công – Chế độ xem "Mọi người" là lựa chọn lý tưởng để cấp quản lý xem được danh sách việc cần làm của mỗi thành viên trong nhóm.

Trong cả hai cơ sở dữ liệu này, bạn có thể tạo bất kỳ chế độ xem mới nào mà bạn và nhóm cảm thấy có ích.

Để thêm một thuộc tính mới vào cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào tùy chọn …, Thuộc tính và + Thuộc tính mới.

Bạn sẽ thấy rằng mẫu Dự án và nhiệm vụ có một số thuộc tính được đề xuất được thiết kế riêng cho việc quản lý dự án.so/product/projects. Dưới đây là một số cách để sử dụng các thuộc tính này:

• Gán điểm ưu tiên cho dự án và nhiệm vụ – Khi sử dụng thuộc tính ưu tiên, bạn có thể tạo các mức điểm ưu tiên khác nhau (Thấp, Trung bình, hoặc Cao, hoặc P0, P1, P2) rồi sắp xếp các mục theo tầm quan trọng.

• Gắn thẻ các loại nhiệm vụ khác nhau – Khi chọn thuộc tính Loại nhiệm vụ, bạn có thể tạo thẻ cho nhiều loại nhiệm vụ khác nhau. Thậm chí, bạn còn có thể tạo một chế độ xem dựa trên các thẻ này, rất tiện lợi cho việc tạo loạt nhiệm vụ.

• Thêm mô tả cho dự án – Thêm một thuộc tính văn bản vào cơ sở dữ liệu dự án, nơi bạn có thể viết một mô tả ngắn về dự án. Điều này giúp mọi người xem thông tin tổng thể nhanh chóng.

• Phân công một người báo cáo cho nhiệm vụ hoặc dự án – Nếu bạn đang sử dụng các cơ sở dữ liệu này để báo cáo và sửa lỗi, người báo cáo là một thuộc tính "Người tạo", và thuộc tính này sẽ ghi lại người đầu tiên phát hiện ra lỗi.

Khi sử dụng bất kỳ loại thuộc tính nào của Notion, bạn có thể xây dựng các thuộc tính của riêng mình sao cho phù hợp với nhu cầu của nhóm.

Ví dụ:

• Tạo một liên kết đến bảng nhiệm vụ GitHub – Bạn có thể tạo các cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa để kéo các nhiệm vụ từ GitHub vào Notion. Nếu liên kết cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa này với bảng nhiệm vụ, bạn có thể kéo nhiệm vụ từ GitHub vào cơ sở dữ liệu nhiệm vụ của mình.

• Xây dựng công thức RICE đánh giá tác động để ưu tiên hóa dự án – Sử dụng 4 thuộc tính riêng biệt: Mức độ tiếp cận (số), Tác động (cao, trung bình, thấp), Mức độ tự tin (tỷ lệ phần trăm) và Công sức (số). Sau đó, bạn có thể tạo một công thức trong Notion để tính điểm của dự án theo phương pháp RICE. Chúng tôi đã có hướng dẫn từng bước thực hiện

  tại đây.

• Cho phép đồng nghiệp hoặc cộng đồng bình chọn ủng hộ nhiệm vụ – Khi sử dụng công thức, bạn có thể tạo một

  thuộc tính ủng hộ trong cơ sở dữ liệu Nhiệm vụ của bạn và cho phép các thành viên trong nhóm bình chọn để quyết định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ.

Bạn có một số tùy chọn để hiển thị thông tin trong các cơ sở dữ liệu. Bạn có thể thay đổi bố cục cơ sở dữ liệu bằng cách vào menu tùy chọn … và Bố cục.

Chọn trong số các bố cục: bảng biểu, bảng, dòng thời gian, lịch, danh sách hoặc thư viện. Trong một cơ sở dữ liệu, bạn có thể tạo nhiều chế độ xem, và mỗi chế độ xem có một loại bố cục khác nhau.

Vì vậy, cơ sở dữ liệu dự án có thể có bố cục dạng bảng biểu, bảng và dòng thời gian, trong khi cơ sở dữ liệu nhiệm vụ có thể bao gồm bố cục danh sách, bảng và bảng biểu.

Sau đó, mỗi bố cục này có thể được lọc và sắp xếp theo nhiều cách khác nhau để tạo lối tắt để xem một phần thông tin trong cơ sở dữ liệu.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các thuộc tính và chế độ xem của cơ sở dữ liệu tại đây.