Tự động hóa công việc với các mẫu cơ sở dữ liệu lặp lại

Cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta được tạo thành từ những thói quen, nhiệm vụ và sự kiện xảy ra hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. Với các mẫu cơ sở dữ liệu lặp lại trong Notion, bạn chỉ cần tạo một mẫu trang một lần và thiết lập để tự động tạo mục mới trong cơ sở dữ liệu theo tần suất bạn mong muốn.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các mẫu cơ sở dữ liệu lặp lại để tạo các nhiệm vụ, cuộc họp và tài liệu định kỳ trong không gian làm việc của bạn.

Các mẫu cơ sở dữ liệu giúp tăng tốc công việc và giúp bạn chuẩn hóa các quy trình của mình. Bạn có thể nhanh chóng tạo lại một loại tài liệu, chương trình họp, nhiệm vụ hoặc dự án dựa trên mẫu đã tạo.

Mẫu cơ sở dữ liệu cho phép bạn điền trước các trang trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như ghi chú cuộc họp đồng bộ hằng tuần. Mọi tiêu đề, gợi ý và dấu đầu dòng đều đã được soạn sẵn để bạn sử dụng ngay. Bạn thậm chí có thể gắn thẻ những người luôn tham dự và gắn nhãn bằng danh mục phù hợp.

Nếu không có mẫu lặp lại, vẫn cần phải có người nhớ tạo mục mới mỗi lần. Và với khối lượng công việc dày đặc, bất cứ điều gì giúp tiết kiệm công sức (và giảm bớt thao tác) đều là một điểm cộng.

Bây giờ hãy tưởng tượng một nhiệm vụ mà một thành viên nhóm phải làm vào mỗi sáng thứ Hai. Mỗi tuần bạn có tạo một mục mới trong cơ sở dữ liệu "Nhiệm vụ" của nhóm không? Hoặc, sau khi hoàn thành nhiệm vụ, họ có chuyển nó trở lại cột "Cần làm" và thay đổi thời hạn hoàn thành không?

Cách nào cũng được nhưng có thể hơi rườm rà và có khả năng quên nhiệm vụ.

Với các mẫu cơ sở dữ liệu lặp, giờ đây bạn chỉ phải tạo một mẫu cho một nhiệm vụ, cuộc họp hoặc tài liệu. Sau đó, bạn có thể thiết lập để lặp lại bao nhiêu lần tùy thích, và mục này sẽ được tạo tự động trong cơ sở dữ liệu. Tất cả những gì còn lại bạn cần làm là điền vào hoặc đánh dấu hoàn thành.

Để tạo mẫu lặp lại trong cơ sở dữ liệu, trước tiên hãy tạo mẫu cơ sở dữ liệu như bình thường – chuyển đến menu thả xuống bên cạnh "Mới", chọn "+ Mẫu mới" và bắt đầu chỉnh sửa trang.

Sau đó, nhấp vào "..." bên cạnh mẫu mới trong menu thả xuống. Chọn "Lặp lại" và chọn tần suất bạn muốn tạo một mục nhập từ mẫu. Bạn có thể chọn hằng ngày, tuần, tháng, năm hoặc vào mục "Tùy chỉnh". Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh tần suất lặp linh hoạt hơn – chẳng hạn như hiển thị mẫu lặp sau mỗi 3 ngày, vào thứ Ba và thứ Năm hằng tuần, hoặc cách 2 tháng một lần.

Khi bạn đã chọn tần suất, một mục mới dựa trên mẫu bạn đã tạo sẽ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu đúng lúc. Bạn có thể biến bất kỳ mẫu nào mình đang có thành mẫu lặp lại theo quy trình tương tự. Nếu muốn dừng mẫu lặp lại, bạn có thể xóa mẫu hoàn toàn hoặc vào mục tùy chọn mẫu và tắt cài đặt "Lặp lại".

Việc lặp lại các mẫu cơ sở dữ liệu có thể tăng tốc và chuẩn hóa công việc của bạn, giúp bạn dành thêm thời gian cho các công việc quan trọng nhất và đỡ tốn thời gian cho các nhiệm vụ quản trị tẻ nhạt.

Bạn có thể sử dụng chúng một cách đa dạng để tự động hóa rất nhiều công việc quản lý dự án.

Dưới đây là một số cách sử dụng các mẫu cơ sở dữ liệu lặp lại trong không gian làm việc của bạn:

Thiết lập một mẫu định kỳ trong cơ sở dữ liệu nhiệm vụ một lần. Hãy yên tâm rằng mẫu này sẽ luôn xuất hiện trong danh sách "Việc cần làm" của bạn đúng lúc.

Bạn có thể tạo các nhiệm vụ định kỳ để điền vào báo cáo hằng tháng và cuối mỗi tháng, dọn dẹp bàn làm việc vào mỗi chiều thứ Sáu hoặc thậm chí dành 30 phút mỗi ngày để trả lời email.

Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc phải tạo đi tạo lại những đầu việc lặp đi lặp lại. Thay vào đó, bạn chỉ phải tập trung vào việc hoàn thành chúng.

Bạn có thể thường xuyên phải tạo tài liệu tóm tắt tình trạng của tất cả các dự án hiện tại hoặc cập nhật thông tin chung cho cả nhóm mỗi tuần. Bạn luôn làm điều này vào cùng một thời điểm mỗi tuần bằng cùng một định dạng tài liệu.

Sử dụng mẫu lặp lại trong trường hợp này là chuẩn xác. Tạo mẫu lặp lại cho tài liệu của bạn với tiêu đề, dấu đầu dòng và khối văn bản có sẵn để bạn chỉ phải điền thông tin chính. Nếu bạn đã có sẵn mẫu, chỉ cần đến mục tùy chọn, chọn "Lặp lại" và chọn tần suất.

Mẫu lặp lại cũng rất tiện dụng khi ghi chép cuộc họp. Bạn biết rằng mỗi sáng thứ Hai đều có buổi họp nhóm nhanh hằng tuần và mỗi thứ Năm cách tuần sẽ có buổi họp toàn công ty.

Để không phải mất công tạo trang mới mỗi lần, bạn có thể thiết lập mẫu lặp trong cơ sở dữ liệu ghi chú cuộc họp và hẹn lịch xuất hiện theo thời gian diễn ra các cuộc họp đó.

Với các buổi họp toàn công ty hằng tháng, đồng bộ hằng tuần hoặc họp nhanh hằng ngày, bạn có thể tự động tạo sẵn chương trình họp để các thành viên trong nhóm dễ dàng bổ sung nội dung. Họ sẽ nhận được thông báo khi được gắn thẻ trong đó và bạn còn có thể tạo chế độ xem cuộc họp và đưa liên kết vào thư mời họp định kỳ của mình.

Bạn có thể sử dụng các mẫu cơ sở dữ liệu lặp lại trong mọi cơ sở dữ liệu, ở mọi nơi bạn muốn tự động tạo các mục theo mẫu.

Ví dụ, wiki hoặc cơ sở kiến thức của công ty bạn có cơ sở dữ liệu cho các mục tiêu hằng quý, bạn có thể tạo một mẫu để lập kế hoạch và ghi lại OKR của mình. Sau đó, bạn có thể thiết lập tính năng này để tạo lại sau mỗi 3 tháng và sẵn sàng điền thông tin sau cuộc họp quản lý hằng quý.

Hoặc, nếu bạn có cơ sở dữ liệu cho các thông báo hằng tuần ai cũng có thể đọc và đóng góp, một mẫu lặp lại có thể sẽ có ích cho bạn.

Ngay cả nhóm tài chính cũng có thể dùng các mẫu lặp lại khi cần tạo hóa đơn hằng tháng.