Quản lý thành viên và khách

Để thêm thành viên bằng email của họ:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn Thêm thành viên rồi nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm. Nếu không có quyền mời, thay vào đó, bạn sẽ có tùy chọn để yêu cầu thêm thành viên.

4. Chọn thêm họ làm Chủ sở hữu không gian làm việc, Quản trị thành viên,  Thành viên từ danh sách thả xuống, sau đó nhấn Mời.

5. Họ sẽ nhận được email có liên kết để đăng nhập và tham gia không gian làm việc của bạn.

Để thêm thành viên qua liên kết:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn Sao chép liên kết để sao chép liên kết bí mật vào khay nhớ tạm và chia sẻ với bất kỳ ai bạn muốn mời làm việc với bạn.

4. Khi người dùng được mời nhấp vào liên kết bí mật đó, họ có thể tự động tham gia không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên trả phí mà không cần bạn phải thêm địa chỉ email của họ theo cách thủ công.

5. Nếu bạn không muốn là có thể mời mọi người vào không gian làm việc của mình bằng liên kết, hãy tắt nút chuyển đổi bên cạnh Liên kết mời.

Nếu bạn đang sử dụng Notion tại công ty, bạn có thể giúp mọi người dễ dàng tự động tham gia không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên khi họ đăng nhập bằng email công việc. Để thiết lập tính năng này, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Cài đặt.

2. Trong mục Tên miền email được phép, hãy nhập bất kỳ tên miền email nào bạn muốn cấp quyền truy cập tự động, chẳng hạn như tên miền email của công ty bạn. Bạn có thể thêm nhiều tên miền được phép trong trường này, nhưng bạn sẽ chỉ có thể thêm các tên miền mà tài khoản của các thành viên không gian làm việc thuộc miền đó.

Bây giờ, bất cứ khi nào có người đăng nhập vào Notion bằng email có một trong những tên miền đó, họ sẽ thấy tùy chọn tham gia không gian làm việc của bạn trong quy trình tham gia. Nếu người dùng tham gia không gian làm việc của bạn, họ sẽ trở thành thành viên trong không gian làm việc đó và bạn sẽ được lập hóa đơn tương ứng.

Để thay đổi vai trò của thành viên trong không gian làm việc:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn).

2. Chuyển đến tab Thành viên.

3. Chọn danh sách thả xuống cho vai trò của thành viên, sau đó chọn Chủ sở hữu không gian làm việc
, Quản trị thành viên, hoặc Thành viên.

Hãy nhớ rằng có thể thêm khách vào các trang riêng lẻ chứ không thể thêm vào toàn bộ không gian làm việc. Để chia sẻ một trang với khách:

1. Vào phần Chia sẻ ở trên cùng bên phải của trang.

2. Nhập địa chỉ email của khách bạn muốn mời.

3. Chọn cấp độ truy cập cho khách đó từ danh sách thả xuống rồi nhấn Mời.

4. Chọn Tạm thời bỏ qua để đảm bảo bạn đang thêm họ làm khách chứ không phải thành viên.

Khách sẽ nhận được email có liên kết đến trang. Nếu họ chưa sử dụng Notion, họ sẽ cần phải đăng ký để truy cập được vào trang của bạn.

Để giúp bạn thêm khách vào không gian làm việc dễ dàng hơn, Notion cũng cho phép những người bên ngoài không gian làm việc yêu cầu quyền truy cập vào một số trang nhất định trong không gian làm việc của bạn. Tính năng này có sẵn và được bật theo mặc định cho tất cả các gói ngoại trừ gói Enterprise.

Nếu bạn đang sử dụng gói Plus hoặc Business, bạn có thể tắt cài đặt này. Rất tiếc, các gói Miễn phí sẽ không thể tắt tính năng này. Cách thực hiện:

1. Mở phần Cài đặt → Bảo mật.

2. Tắt cài đặt Cho phép người không phải thành viên yêu cầu truy cập trang.

Sau khi khách gửi yêu cầu truy cập trang, một thông báo sẽ được gửi tới hộp thư đến của người tạo trang. Người tạo trang có thể chấp thuận yêu cầu cũng như điều chỉnh cấp độ quyền truy cập cho khách đó, hoặc có thể bỏ qua yêu cầu.

Thành viên của không gian làm việc có thể yêu cầu thêm khách vào đó. Tính năng này chỉ dành cho gói Enterprise và chỉ chủ sở hữu không gian làm việc mới có thể bật hoặc tắt tính năng này.

Để cho phép thành viên yêu cầu thêm khách vào trang không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Bảo mật.

2. Đảm bảo đã bật cài đặt Tắt tính năng cho phép thành viên mời khách vào trang, sau đó bật cài đặt Cho phép thành viên yêu cầu thêm khách. Chủ sở hữu không gian làm việc có thể Vô hiệu hóa khách mà không cần xóa khách hiện tại khỏi không gian làm việc. Họ vẫn có thể xóa tất cả khách hiện tại nếu muốn.

Sau khi bật cài đặt này, các thành viên sẽ phải gửi yêu cầu trước khi được mời khách. Chủ sở hữu không gian làm việc được ngoại lệ và có thể tiếp tục mời khách trực tiếp.

Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc, bạn có thểmời khách trực tiếp.

Nếu bạn là thành viên:

1. Hãy truy cập vào trang bạn muốn mời khách vào. Cũng giống như việc chia sẻ thông thường, bạn phải có quyền truy cập đầy đủ trên trang để yêu cầu mời khách.

2. Chọn Chia sẻ và nhập tên của khách bạn muốn mời.

3. Chọn vai trò bạn muốn khách đảm nhận.

4. Chọn Mời.

5. Thông báo về yêu cầu của bạn sẽ được gửi đến chủ sở hữu không gian làm việc, cùng với trang, vai trò và email của khách bạn yêu cầu. Bạn cũng sẽ nhận được xác nhận rằng chủ sở hữu không gian làm việc đã được thông báo.

Yêu cầu mời khách phải được phê duyệt trên cơ sở từng trang, từng khách. Chỉ chủ sở hữu không gian làm việc mới có thể xem và phê duyệt yêu cầu mời khách. Mỗi yêu cầu sẽ có email của khách, thành viên yêu cầu, vai trò được yêu cầu và tên của trang.

Chủ sở hữu không gian làm việc có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu mời khách trực tiếp từ thông báo họ nhận được, hoặc bằng cách vào phần Cài đặt → Thành viên → Khách và tìm các yêu cầu ở trên cùng. Khi chủ sở hữu không gian làm việc phản hồi yêu cầu, thành viên đã gửi yêu cầu sẽ được thông báo về quyết định.

Cho phép khách bất kỳ truy cập toàn bộ không gian làm việc của bạn bằng cách chuyển họ thành thành viên. Đối với các gói trả phí, bạn sẽ bị tính phí cho mỗi thành viên bổ sung. Để chuyển khách thành thành viên:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói của bạn) → Khách.

2. Chọn hộp bên cạnh những khách bạn muốn nâng cấp.

3. Chọn Nâng cấp {#} khách lên thành viên.

4. Khi họ đã trở thành thành viên, bạn có thể tìm thấy họ trong danh sách thành viên và thay đổi vai trò của họ.

Đối với những gói không phải gói Enterprise, chúng tôi cũng sẽ đề xuất một số khách có thể được hưởng lợi từ việc trở thành thành viên trong không gian làm việc của bạn. Để biết những khách này là ai, hãy vào phần Cài đặt → Thành viên → Đề xuất. Bạn có thể chọn Nâng cấp để chuyển ai đó thành thành viên trong không gian làm việc.

Để xóa thành viên hoặc khách khỏi không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị thành viên có thể:

1. Vào phần Cài đặt → Mọi người hoặc Thành viên (tùy thuộc vào gói).

2. Chuyển đến tab Thành viên hoặc tab Khách.

3. Tùy thuộc vào gói và vai trò bạn đang muốn xóa:

   • Mở menu thả xuống cho vai trò hoặc cấp độ truy cập của thành viên, sau đó chọn Xóa khỏi không gianlàm việc.

   • Mở menu thả xuống cho các trang của khách hoặc chọn ••• bên cạnh khách, sau đó chọn Xóa hoặc Xóa khỏi không gian làm việc.