Cómo Ramp ha reducido los costes de herramientas en más de un 70 % y ha escalado el uso de la IA en toda la empresa

Ramp es una de las empresas de más rápido crecimiento de la historia. Al principio, la empresa apostó por una filosofía de «trabaja como quieras». Pero al superar los 1000 empleados, esa flexibilidad empezó a generar fricciones inesperadas: los equipos tenían dificultades para colaborar de forma eficiente, el conocimiento quedaba aislado en silos y resultaba casi imposible implementar la IA en sistemas desconectados. La creciente complejidad no solo era ineficiente, también limitaba la capacidad de Ramp para aprovechar su mayor activo: el conocimiento compartido de su equipo.

Pronto, Notion se consolidó como una solución sencilla al exceso de herramientas en la empresa. Al unificar su ecosistema disperso de herramientas—desde la gestión de proyectos y la planificación de hojas de ruta hasta la documentación y las bases de conocimiento—Ramp consiguió que sus equipos fueran más productivos y que la alineación en toda la empresa fuera mucho más fluida. Con la IA integrada, todos pudieron centrarse menos en buscar información y más en avanzar en un trabajo colaborativo y con sentido.

Tras evaluar varias plataformas, Ramp descubrió que lo que diferenciaba a Notion era su capacidad para transformar toda su infraestructura de trabajo. La combinación de flujos de trabajo personalizables, colaboración en tiempo real, integración fluida con sus herramientas existentes y una IA potente en todo el sistema era justo lo que Ramp necesitaba para eliminar los silos que amenazaban con frenar su crecimiento.

En solo unos meses, Notion se ha convertido en el sistema operativo de Ramp. Equipos desde Producto hasta Marketing han dejado atrás soluciones aisladas, y la consolidación continúa. Ahora, todo el conocimiento de la organización fluye a través de un único centro conectado, con la IA integrada de forma profunda en su trabajo diario:

• Búsqueda Enterprise que ofrece respuestas, no solo resultados: La IA de Notion busca en todo el conocimiento de la empresa, documentos de proyectos e incluso en herramientas conectadas como Slack y GitHub, y muestra la información relevante en segundos.

• Trabajo asistido por IA con contexto: Los equipos redactan documentación, resúmenes de reuniones y actualizaciones de proyectos directamente en su espacio de trabajo, con todo el contexto del conocimiento organizativo, reduciendo así el esfuerzo manual.

• Procesamiento automatizado del feedback de clientes: El equipo de Operaciones de Producto trabaja en estrecha colaboración con los equipos de atención al cliente utilizando Notion para recopilar, etiquetar y vincular el feedback directamente con la hoja de ruta del producto. Esto les permite iterar más rápido y alinearse mejor con las necesidades de los clientes.

Ramp ya ha visto mejoras operativas significativas y un impacto positivo en sus resultados. Al eliminar licencias de software redundantes y centralizar el trabajo en una sola herramienta, la empresa ahorra directamente cientos de miles de euros al año. Los costes por empleado en herramientas de productividad se redujeron en más de un 70 % en comparación con su antiguo conjunto de herramientas.

Los beneficios van mucho más allá del ahorro económico. Con el espacio de trabajo potenciado por IA de Notion, los empleados encuentran la información hasta un 60 % más rápido, y algunos equipos afirman que completan los proyectos tres veces más rápido. Cada departamento ha encontrado formas más eficientes de trabajar:

• Producto y desarrollo han optimizado la gestión de hojas de ruta y los flujos de feedback con actualizaciones de estado impulsadas por IA y un seguimiento eficiente de solicitudes de funcionalidades. El equipo directivo tiene visibilidad total sobre los próximos lanzamientos, con automatizaciones que les avisan en cuanto se produce algún cambio en los plazos.

• Marketing y ventas han unificado la planificación de lanzamientos y el soporte comercial, aprovechando la IA para responder al instante preguntas que van desde el análisis de campañas hasta los resúmenes de llamadas con clientes.

• TI y compras han mejorado la seguridad y la escalabilidad gracias a la gestión centralizada del espacio de trabajo, la documentación y los procesos de incorporación.

La transformación de Ramp no fue un éxito puntual, sino el resultado de una colaboración sólida y una visión clara de una nueva forma de trabajar. Los equipos de éxito del cliente y soporte de Notion ofrecieron una orientación detallada para la implementación, impartieron formaciones completas y siguen colaborando estrechamente con el equipo de Ramp. Como demuestra el caso de éxito de Ramp, el camino hacia un espacio de trabajo realmente conectado y potenciado por IA no consiste solo en implementar nuevas herramientas, sino en reinventar la forma en que los equipos colaboran de forma fluida.