เริ่มต้นใช้งาน Notion Mail

นับตั้งแต่ต้นปี 2000 รูปแบบการทำงานของเราเปลี่ยนไปมาก แต่อีเมลกลับแทบไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง ทุกวันนี้ ทุกภารกิจล้วนทำผ่านกล่องจดหมาย ตั้งแต่ปิดการขายและช่วยเหลือลูกค้า ไปจนถึงนัดประชุม (ไม่ต้องพูดถึงอีเมลขยะอีกจำนวนมาก) แต่กล่องจดหมายแบบเดิมไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานยุคใหม่ กล่องจดหมายจะรกเร็วมาก และต้องเสียเวลาจัดการเอง ทั้งๆ ที่ควรจะได้ใช้เวลากับเรื่องสำคัญมากกว่า

เราถึงต้องมี Notion Mail เราได้ออกแบบอีเมลใหม่หมดตั้งแต่ต้น เพื่อสร้างกล่องจดหมายที่ทำงานในแบบที่คุณต้องการ โดยผสานความยืดหยุ่นของ Notion เข้ากับ AI ที่ทรงพลัง ไม่ว่าจะต้องการเคลียร์กล่องจดหมายให้หมด สร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้า หรือตั้งค่าให้ทำงานซ้ำๆ เองโดยอัตโนมัติ เราก็มีเครื่องมือที่จะช่วยให้อีเมลทำงานแทนคุณได้

คู่มือนี้จะแนะนำวิธีต่อไปนี้

• จัดระเบียบกล่องจดหมายตามที่คุณต้องการ— ให้ Notion AI จัดการงานหยุมหยิมในกล่องจดหมายแทนคุณ แค่บอกว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณ แล้วระบบจะจัดเรียงอีเมลให้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ข้อความสำคัญอยู่ด้านบนสุด

• ปรับแต่งกล่องจดหมายให้เหมาะกับงานของคุณ— ตั้งค่ามุมมองที่กำหนดเองให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณ ไม่ว่าจะชอบจัดเรียงตามความเร่งด่วน ผู้ส่ง หรือลำดับความสำคัญอื่นๆ

• สร้างการตอบกลับที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ด้วยข้อความสำเร็จรูป— บันทึกคำตอบที่ใช้บ่อยเป็นข้อความสำเร็จรูป แล้วให้ Notion AI ช่วยร่างการตอบกลับอย่างรอบคอบแทน คุณจะได้มีเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่า

• ใช้การจัดตารางเวลาที่มีมาในตัว— นัดหมายประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณ ไม่ต้องเสียเวลาตอบโต้ไปมาผ่านหลายๆ เครื่องมือเพื่อหาช่วงเวลาที่เหมาะสม

ต้องเสียแรงเยอะในการจัดการกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยอีเมล เครื่องมืออีเมลแบบเดิมๆ อาศัยแค่ป้ายกำกับและโฟลเดอร์แบบง่ายๆ แต่การทำงานในปัจจุบันต้องการวิธีที่ชาญฉลาดกว่านั้น Notion Mail จะช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมาย เพื่อให้คุณโฟกัสกับอีเมลที่สำคัญจริงๆ ได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณบริหารธุรกิจสตาร์ทอัพ ก็อาจต้องการให้กล่องจดหมายแสดงอีเมลจากนักลงทุนก่อน จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปไล่หาจากข้อความที่เร่งด่วนน้อยกว่า ด้วยมุมมอง คุณจะเห็นสิ่งที่ต้องให้ความสนใจได้อย่างรวดเร็ว มาดูวิธีกัน:

ตัวกรองช่วยตัดสิ่งที่ไม่สำคัญออก ทำให้คุณโฟกัสกับอีเมลที่สำคัญจริงๆ ได้ ไปที่มุมขวาบนของกล่องจดหมายเพื่อเข้าถึงไอคอนตัวกรอง คุณจะพบตัวเลือกที่คุ้นเคย เช่น "อ่านแล้ว" และ "ยังไม่ได้อ่าน" รวมถึงฟีเจอร์ยอดนิยมจากฐานข้อมูล Notion อย่างพร็อพเพอร์ตี้ "เลือก" สำหรับสร้างแท็กที่กำหนดเอง กำลังมองหาคำเชิญในปฏิทินอยู่ใช่ไหม? เราก็มีตัวกรองสำหรับเรื่องนั้นด้วย! คุณเลือกจับคู่หรือผสมผสานตัวกรองเพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายได้ตามต้องการ

วิธีมาตรฐาน เช่น การใช้ตัวเลือกจัดกลุ่มตาม จะช่วยให้การจัดระเบียบกล่องจดหมายมีประสิทธิภาพมากขึ้น จัดกลุ่มอีเมลตามโดเมนหรือผู้ส่งได้ ซึ่งเหมาะสำหรับติดตามข้อความจากลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายสำคัญ หรือจะจัดกลุ่มตามลำดับความสำคัญก็ได้ ซึ่งเหมาะมากหากคุณใช้กล่องจดหมายเป็นรายการงานที่ต้องทำ และยังปรับแต่งแท็กลำดับความสำคัญได้ตามต้องการ

หลังจากทดลองจัดกลุ่มและใช้ตัวกรองแล้ว ก็บันทึกการตั้งค่าที่คุณชอบเป็นมุมมอง เพื่อให้เห็นภาพรวมของกล่องจดหมายในแบบที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อคุ้นเคยกับการจัดกลุ่มและตัวกรองแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะบันทึกการตั้งค่าเป็นมุมมองที่กำหนดเอง เริ่มจากการคลิกตัวเลือก + ใต้มุมมองในแถบด้านข้างซ้ายเพื่อสร้างมุมมองใหม่ คุณอาจเริ่มเองตั้งแต่ต้นหรือเลือกจากเทมเพลตที่เราสร้างไว้ให้แล้วก็ได้

นี่คือ 3 มุมมองทรงประสิทธิภาพที่จะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกงานสำคัญ

• จัดลำดับความสำคัญตามผู้ติดต่อ— การติดต่อได้เสมอและตอบกลับผู้ที่มีผลต่องานของคุณมากที่สุด มักเป็นสิ่งสำคัญลำดับแรก สมมติว่าคุณเป็นผู้ก่อตั้งที่ต้องคอยติดตามอีเมลของพาร์ทเนอร์อย่างใกล้ชิด คุณก็ตั้งค่ามุมมองได้อย่างรวดเร็วโดยจัดกลุ่มอีเมลตามผู้ส่งหรือโดเมน แล้วเพิ่มพาร์ทเนอร์หลักของคุณเข้าไป เพียงเท่านี้ก็จะมีพื้นที่เฉพาะสำหรับติดตามข้อความทั้งหมดจากพาร์ทเนอร์เหล่านั้น

• จัดหมวดหมู่ตามความเร่งด่วน — หากคุณเป็นมืออาชีพด้านการขายที่ต้องจัดการอีเมลจำนวนมาก ก็คงอยากมีวิธีง่ายๆ ในการติดตามลูกค้าเป้าหมายที่สำคัญ สร้างมุมมองใหม่โดยใช้เทมเพลต "การขาย" เพื่อจัดระเบียบอีเมลจากโดเมนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับโอกาสทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ จากนั้นก็เพิ่มแท็กเพื่อให้ดูง่ายว่าอีเมลใดต้องรีบดำเนินการและอีเมลใดที่รอได้

• จัดระเบียบตามสิ่งที่ต้องดำเนินการ— หากกล่องจดหมายของคุณทำหน้าที่เหมือนรายการงานที่ต้องทำ (เช่นเดียวกับผู้จัดการโปรเจ็กต์หลายๆ คน) คุณจะชอบมุมมองตามลำดับความสำคัญของเรา เมื่อคุณเริ่มติดแท็กอีเมล (จะอธิบายเพิ่มเติมในภายหลัง) อีเมลจะถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติเป็นรายการงานที่ง่ายต่อการติดตาม ซึ่งแยกข้อความเร่งด่วนออกจากข้อความที่ไม่เร่งด่วนอย่างชัดเจน

ไม่ว่าจะเลือกสร้างมุมมองที่กำหนดเองตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้เทมเพลตมุมมองที่เราสร้างไว้ให้แล้ว คุณก็ปรับแต่งได้จนกว่าจะเหมาะกับขั้นตอนการทำงานของคุณ เนื่องจากทุกอย่างจะบันทึกโดยอัตโนมัติและมุมมองก็สร้างได้ไม่จำกัด คุณจึงตั้งค่าได้หลากหลายแบบเท่าที่ต้องการ!

กล่องจดหมายควรฉลาดขึ้น คุณจะได้ไม่ต้องมานั่งทำงานหยุมหยิม อย่างการติดป้ายกำกับอีเมลเอง Notion Mail ขับเคลื่อนโดย AI ที่จะช่วยจัดการงานหนักให้คุณโดยอัตโนมัติ มองหาปุ่มป้ายกำกับอัตโนมัติที่มุมขวาบนของกล่องจดหมาย แค่บอก Notion AI ว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณ แล้วระบบจะจัดเรียงอีเมลให้โดยอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องทำเองอีกต่อไป ระบบจะเรียนรู้สไตล์ของคุณและติดแท็กอีเมลขาเข้าให้ในแบบที่คุณต้องการ คุณจะได้มีเวลาไปทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ

มาดู 3 วิธีในการสั่งให้ Notion AI ติดป้ายกำกับอีเมลที่เข้ามา:

• ติดป้ายกำกับอีเมลจากโดเมนที่ระบุ— สมมติว่าคุณได้รับอีเมลอัตโนมัติบ่อยๆ จากบริการจัดส่งสินค้า การแจ้งเตือนการสมัครสมาชิก หรือบริการอื่นๆ ที่อยากเก็บให้เป็นระเบียบ แต่ไม่ต้องให้เห็นเด่นชัดเกินไป คุณก็บอกให้ Notion AI ตรวจหาโดเมนเหล่านี้และติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติได้

• ติดแท็กอีเมลจากบุคคลที่ระบุ— อยากแน่ใจว่าจะไม่พลาดอีเมลจากเจ้านายหรือทีมผู้บริหารใช่ไหม? แค่บอก Notion AI ว่าคนไหนสำคัญ แล้วระบบจะทำเครื่องหมายที่อีเมลเหล่านี้และแสดงในมุมมองเฉพาะให้โดยอัตโนมัติ และยังจัดกลุ่มตามลำดับความสำคัญเพื่อให้เป็นระเบียบยิ่งขึ้นได้ด้วย เมื่อหัวหน้าทีมผลิตภัณฑ์ส่งอัพเดทด่วนมา คุณก็จะรู้ได้ทันที

• ติดแท็กอีเมลที่มีคำเฉพาะเจาะจง— คุณขอให้ Notion ติดแท็กอีเมลทั้งหมดที่มีคำกระตุ้นให้ลงมือทำได้ เช่น "ต้องดำเนินการ" "ด่วน" "สำคัญ" "ต้องตอบกลับ" หรือ "ต้องทำ"

เพียงแค่สั่งงานไม่กี่คำ ก็จะเห็น Notion AI จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณให้โดยอัตโนมัติ ปล่อยให้ Notion AI จัดการงานประจำที่ซ้ำซาก แล้วเอาเวลาไปขับเคลื่อนงานให้ก้าวหน้ากันจริงๆ

บางครั้งก็อาจรู้สึกการเขียนอีเมลเป็นงานซ้ำซาก การหาคำที่เหมาะสม น้ำเสียงที่ถูกต้อง และอธิบายให้ทุกอย่างชัดเจนต้องใช้ทั้งเวลาและความพยายาม Notion Mail มี AI ช่วยเขียนที่ทรงพลังมาเป็นเพื่อนคู่เขียนให้คุณ ไม่ว่าจะส่งข่าวสารอัพเดทด่วน หรือจัดทำข้อเสนอโดยละเอียด เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณสื่อสารได้ชัดเจน มั่นใจ และทำให้ทุกอย่างลื่นไหล

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรและได้รับใบสมัครงานจำนวนมากทุกวัน อาจมีอีเมลสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างหรือความคืบหน้าของการสมัคร ถึงคุณจะอยากตอบกลับอย่างรวดเร็ว แต่ก็อาจมีจำนวนล้นมือ แถมยังต้องเขียนคำตอบคล้ายๆ กันซ้ำแล้วซ้ำเล่า มาดูกันว่า AI ช่วยเขียนของ Notion จะช่วยปรับปรุงเวิร์คโฟลว์ของคุณให้คล่องตัวขึ้นได้อย่างไร

• เลือกจากคำแนะนำ เมื่อคุณเปิดอีเมล Notion AI จะแนะนำพรอมท์ที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้ตอบกลับได้เร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครสอบถามเกี่ยวกับความคืบหน้าของการสมัคร คุณก็เลือกคำตอบด่วนที่เขียนไว้ล่วงหน้าได้

• แก้ไขเนื้อหาเหมือนที่เคยทำใน Notion ปรับแต่งคำตอบ แก้หัวเรื่อง ไฮไลท์ข้อความ สีฟอนต์ และใส่ไฟล์แนบได้เหมือนที่คุ้นเคยใน Notion ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ได้ด้วยคำสั่ง / ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในบทความอ้างอิงของเรา

• ร่างคำตอบที่สละสลวย เวลาได้รับคำถามที่ต่างกันไปเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ให้ Notion AI ร่างคำตอบแทน ไม่ต้องเริ่มเองตั้งแต่ต้น คุณยังยกระดับคำตอบโดยอ้างอิงไปยัง Wiki ของบริษัทหรือคู่มือสไตล์การเขียนด้วย "@" (ลิงค์ไปยังหน้า Notion) เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางของบริษท

• บันทึกทุกอย่างเป็น Snippet สร้างคำตอบที่ถูกใจแล้วบันทึกเป็น Snippet เพื่อนำมาใช้อีกในภายหลัง เพียงคลิกไอคอน {} ที่มุมขวาล่างของเครื่องมือเขียน เลือก + Snippet ใหม่ เพิ่มชื่อและเนื้อหา แล้วกดบันทึก

มืออาชีพงานรัดตัวเช่นคุณอาจใช้เวลาไปกับการจัดตารางประชุมและโทรนัดหมายต่างๆ ไปไม่น้อย ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือนัดหมายอีกต่อไป ตอนนี้คุณจัดการทุกอย่างได้ง่ายๆ จากกล่องจดหมายของคุณโดยตรง เพียงรวมระบบ Notion Mail กับปฏิทิน Notion แค่นี้ก็นัดหมายได้อย่างรวดเร็ว พร้อมดูตารางเวลาของคุณได้ในที่เดียว ปุ่มนัดหมายอัจฉริยะตัวใหม่ของเราช่วยให้กระบวนการนี้ราบรื่น มาดูวิธีกัน:

• ไปที่เครื่องมือเขียน แล้วคลิกไอคอนปฏิทินที่มุมขวาล่าง

• ลากเมาส์เพื่อเลือกช่วงเวลาที่คุณว่าง

• คลิกนอกช่องเพื่อสร้างลิงค์นัดวันเวลาที่นี่โดยอัตโนมัติ

• ใส่ลิงค์นี้ในอีเมลที่จะส่ง เมื่อผู้รับคลิกลิงค์ ก็จะเห็นอินเทอร์เฟซปฏิทินที่ใช้ง่ายสำหรับนัดเวลาประชุม

ในที่สุดระบบอีเมลก็ปรับตัวเองให้เข้ากับวิธีทำงานของคุณได้เสียที ไม่ว่าจะเป็นการนัดหมายที่ง่ายดายหรือการใช้ Snippet คุณจะได้ไม่ต้องพิมพ์อีเมลเดิมซ้ำๆ

เป้าหมายของเราง่ายมาก—เปลี่ยนอีเมลที่ใช้แล้วปวดหัวเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานสำคัญได้จริงๆ เราออกแบบประสบการณ์ใช้งานอีเมลขึ้นใหม่ ให้ฉลาดขึ้น เร็วขึ้น และสอดคล้องกับวิธีทำงานของคุณอย่างแท้จริง เหมือนที่เราพลิกโฉมทุกแง่มุมของการทำงานยุคใหม่ เพราะถ้ามีกล่องจดหมายที่ช่วยคุณทำงาน ไม่ใช่ขัดแข้งขัดขา ก็ไม่มีอะไรจะขวางคุณได้อีก