จัดการสมาชิกและผู้ใช้ชั่วคราว

วิธีเพิ่มสมาชิกโดยใช้อีเมล:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคล หรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือกเพิ่มสมาชิก แล้วพิมพ์อีเมลของบุคคลที่ต้องการเพิ่ม หากไม่มีสิทธิเข้าถึงการเชิญ ก็จะมีตัวเลือกให้ขอเพิ่มสมาชิกแทน

4. เลือกว่าจะเพิ่มบุคคลดังกล่าวเป็น เจ้าของพื้นที่ทำงานผู้ดูแลระบบสมาชิก หรือ  สมาชิก  จากเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นกด เชิญ

5. บุคคลนั้นจะได้รับอีเมลพร้อมลิงค์เพื่อลงชื่อเข้าใช้และเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณ

วิธีเพิ่มสมาชิกผ่านลิงค์:

1. ไปที่ การตั้งค่า → บุคคล หรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือกคัดลอกลิงค์ เพื่อคัดลอกลิงค์ลับไปยังคลิปบอร์ดของคุณ และแชร์ให้ทุกคนที่คุณต้องการเชิญให้มาทำงานร่วมกับคุณ

4. เมื่อผู้ใช้ที่ได้รับเชิญคลิกลิงค์ลับ ก็จะเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณได้โดยอัตโนมัติในฐานะสมาชิกแบบชำระเงิน โดยไม่ต้องพิมพ์อีเมลเพิ่มด้วยตนเอง

5. หากไม่ต้องการเชิญคนเข้าพื้นที่ทำงานของคุณด้วยลิงค์ได้ ให้ปิดสวิตช์ถัดจากลิงค์เชิญ

การใช้ Notion ในบริษัทจะช่วยให้ทุกคนเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณในฐานะสมาชิกได้โดยอัตโนมัติเมื่อลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลที่ทำงาน หากต้องการตั้งค่านี้ เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → การตั้งค่า

2. ใต้โดเมนอีเมลที่อนุญาต ให้ป้อนโดเมนอีเมลที่คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงโดยอัตโนมัติ เช่น โดเมนอีเมลของบริษัท คุณจะเพิ่มโดเมนที่อนุญาตได้หลายโดเมนในช่องนี้ แต่จะเพิ่มได้เฉพาะโดเมนที่อยู่ภายใต้บัญชีของสมาชิกพื้นที่ทำงานเท่านั้น

เมื่อใดก็ตามที่มีคนลงชื่อเข้าใช้ Notion ด้วยอีเมลที่มีหนึ่งในโดเมนเหล่านั้น ก็จะเห็นตัวเลือกให้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณระหว่างการเตรียมความพร้อม ผู้ใช้ที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณจะกลายเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานนั้น และระบบจะเรียกเก็บเงินคุณตามจำนวนสมาชิก

หากต้องการเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกในพื้นที่ทำงาน:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือกเมนูดรอปดาวน์สำหรับบทบาทของสมาชิก จากนั้นเลือก เจ้าของพื้นที่ทำงานผู้ดูแลระบบสมาชิกหรือสมาชิก

โปรดทราบว่าคุณเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในแต่ละหน้าได้ แต่เพิ่มในพื้นที่ทำงานทั้งหมดไม่ได้ วิธีแชร์หน้ากับผู้ใช้ชั่วคราว:

1. ไปที่แชร์ที่มุมขวาบนของหน้า

2. ระบุอีเมลของผู้เข้าชั่วคราวที่ต้องการเชิญ

3. เลือกระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ชั่วคราวจากเมนูดรอปดาวน์ แล้วกด เชิญ

4. เลือกข้ามไปก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเพิ่มบุคคลดังกล่าวเป็นผู้ใช้ชั่วคราว ไม่ใช่สมาชิก

ผู้เข้าชั่วคราวจะได้รับอีเมลพร้อมลิงค์ไปยังหน้า หากผู้ได้รับเชิญยังไม่ได้ใช้ Notion ก็จะต้องลงทะเบียนเพื่อเข้าถึงหน้าของคุณ

Notion ยังให้คนภายนอกพื้นที่ทำงานของคุณขอเข้าถึงบางหน้าในพื้นที่ทำงานได้ เพื่อให้คุณเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในพื้นที่ทำงานได้ง่ายขึ้น ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานและเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นสำหรับทุกแพ็กเกจ ยกเว้น Enterprise

หากคุณใช้แพ็กเกจ Plus หรือ Business ก็ปิดการตั้งค่านี้ได้ แต่ผู้ใช้แพ็กเกจฟรีจะปิดฟีเจอร์นี้ไม่ได้ วิธีปิดฟีเจอร์นี้:

1. เปิดการตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ปิดการอนุญาตคำขอเข้าถึงหน้าจากผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก

เมื่อผู้เข้าชั่วคราวส่งคำขอเข้าถึงหน้าแล้ว ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังกล่องข้อความของครีเอเตอร์หน้า ครีเอเตอร์หน้าจะอนุมัติคำขอและปรับระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ชั่วคราวได้ หรือจะเพิกเฉยคำขอก็ได้

สมาชิกของพื้นที่ทำงานขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวได้ ฟีเจอร์นี้มีเฉพาะในแพ็กเกจ Enterprise เท่านั้น และมีเพียงเจ้าของพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่จะเปิดหรือปิดใช้งานได้

หากต้องการให้สมาชิกขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในหน้าพื้นที่ทำงานได้ เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั้งปิดใช้งานการให้สมาชิกเชิญผู้ใช้ชั่วคราวมาที่หน้าแล้ว จากนั้นเปิดใช้งานอนุญาตให้สมาชิกขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราว เจ้าของพื้นที่ทำงาน ปิดใช้งานผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยไม่ต้องลบผู้ใช้ชั่วคราวที่มีอยู่ออกจากพื้นที่ทำงาน แต่ยังมีตัวเลือกให้ลบผู้ใช้ชั่วคราวที่มีอยู่ทั้งหมดออกได้หากต้องการ

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้แล้ว สมาชิกจะต้องส่งคำขอก่อนจึงจะเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้ เจ้าของพื้นที่ทำงานไม่ต้องทำตามขั้นตอนนี้และเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรง

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน ก็เชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรง

หากคุณเป็นสมาชิก:

1. ไปที่หน้าที่คุณต้องการเชิญผู้ใช้ชั่วคราว เช่นเดียวกับการแชร์ปกติ คุณต้องได้รับอนุญาตให้เข้าถึงหน้าเว็บอย่างเต็มรูปแบบ จึงจะขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้

2. เลือกแชร์ แล้วพิมพ์ชื่อผู้เข้าชั่วคราวที่ต้องการเชิญ

3. เลือกบทบาทที่ต้องการให้ผู้ใช้ชั่วคราวมี

4. เลือกเชิญ

5. ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับคำขอของคุณไปยังเจ้าของพื้นที่ทำงาน พร้อมระบุหน้า บทบาท และอีเมลของผู้ใช้ชั่วคราวที่ขอ คุณยังจะได้รับการยืนยันว่าเจ้าของพื้นที่ทำงานได้รับแจ้งแล้ว

คำขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราวต้องได้รับอนุมัติตามหน้าและผู้ใช้ชั่วคราวแต่ละราย มีเพียงเจ้าของพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่มีสิทธิดูและอนุมัติคำขอของผู้ใช้ชั่วคราว แต่ละคำขอจะประกอบด้วยอีเมลของผู้ใช้ชั่วคราว สมาชิกที่ขอ บทบาทที่ขอ และชื่อหน้า

เจ้าของพื้นที่ทำงานจะอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรงจากการแจ้งเตือนที่ได้รับ หรือไปที่ การตั้งค่า → สมาชิก → ผู้ใช้ชั่วคราว แล้วค้นหาคำขอที่ด้านบน เมื่อเจ้าของพื้นที่ทำงานตอบกลับคำขอ สมาชิกที่ส่งคำขอจะได้รับแจ้งผลการตัดสินใจ

ให้ผู้ใช้ชั่วคราวเข้าถึงพื้นที่ทำงานทั้งหมดได้โดยเปลี่ยนให้เป็นสมาชิก หากใช้แพ็กเกจแบบชำระเงิน คุณจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับสมาชิกรายใหม่แต่ละราย วิธีเปลี่ยนผู้ใช้ชั่วคราวเป็นสมาชิก:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือสมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ) → ผู้ใช้ชั่วคราว

2. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากผู้ใช้ชั่วคราวที่ต้องการอัพเกรด

3. เลือกอัพเกรดผู้ใช้ชั่วคราว {#} คนเป็นสมาชิก

4. เมื่อผู้ใช้ชั่วคราวกลายเป็นสมาชิกแล้ว ชื่อจะไปปรากฏในรายการสมาชิกและเปลี่ยนบทบาทได้

หากไม่ใช่แพ็กเกจ Enterprise เราจะแนะนำผู้ใช้ชั่วคราวบางคนที่อาจได้รับประโยชน์จากการเป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณ หากต้องการดูว่าผู้ใช้ชั่วคราวเหล่านี้เป็นใครบ้าง ให้ไปที่การตั้งค่า → สมาชิก → คำแนะนำ เลือกอัพเกรด เพื่อเปลี่ยนคนธรรมดาให้เป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงาน

หากต้องการลบสมาชิกหรือผู้ใช้ชั่วคราวออกจากพื้นที่ทำงาน เจ้าของพื้นที่ทำงานหรือผู้ดูแลระบบสมาชิกสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือสมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก หรือแท็บ ผู้ใช้ชั่วคราว

3. ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจและคนที่คุณต้องการลบ:

   • เปิดเมนูดรอปดาวน์สำหรับบทบาทหรือระดับการเข้าถึงของสมาชิก จากนั้นเลือกลบออกจากพื้นที่ทำงาน

   • เปิดเมนูดรอปดาวน์สำหรับหน้าของผู้ใช้ชั่วคราวหรือเลือก •••ถัดจากผู้ใช้ชั่วคราว จากนั้นเลือก ลบออกหรือ ลบออกจากพื้นที่ทำงาน