ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสูตร

สูตร - ตัวช่วย
ข้อมูลในบทความนี้

ในฐานข้อมูล Notion คุณเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้สูตรที่ช่วยให้คุณเรียกใช้การคำนวณและฟังก์ชันได้ทุกประเภทตามพร็อพเพอร์ตี้อื่นๆ คุณใช้สูตรเพื่อจัดการข้อมูลที่มีอยู่และคำนวณค่าที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ได้อีกมากมาย 🔮


สูตร Notion คำนวณได้หลายอย่างโดยใช้พร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลที่มีอยู่ ฟังก์ชันในตัว และฟังก์ชันต่างๆ

มาดูวิธีใช้สูตรกัน หากพร้อมที่จะเริ่มสร้างสูตรของคุณเองแล้ว ก็ข้ามไปที่วิธีสร้างสูตรด้านล่าง →

ตัวอย่างที่ 1: การจัดการโปรเจกต์

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ 3 สูตรเพื่อติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์

ลองสำรวจและตั้งค่าสูตรสำหรับตัวอย่างนี้ได้โดยทำสำเนาหน้านี้ไปยังพื้นที่ทำงานของคุณ!

เป้าหมาย

ชื่อพร็อพเพอร์ตี้

สูตร

ฟังก์ชันและฟังก์ชันในตัวที่ใช้

กำหนดวันครบกำหนดของโปรเจ็กต์เป็น 2 สัปดาห์หลังจากวันที่เริ่มต้น

วันครบกำหนด

dateAdd(Start Date, 2, "week")

dateAdd() เพิ่มเวลาในวันที่ หน่วยที่ใช้ได้มีดังนี้: ปีไตรมาสเดือนสัปดาห์วันชั่วโมง หรือนาที ในกรณีนี้ เราจะใช้สัปดาห์

ทำเครื่องหมายโปรเจ็กต์ว่าเกินกำหนดหากเลยวันครบกำหนดแล้วและสถานะไม่ใช่เสร็จสิ้น

ทำเครื่องหมายโปรเจ็กต์ว่าเกินกำหนดด้วยตัวหนาสีแดงหากเลยวันครบกำหนดแล้วและสถานะไม่ใช่เสร็จสิ้น

เกินกำหนดใช่ไหม?

if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), "Overdue", "")

if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), style("Overdue", "red", "b"), "")

if() ส่งกลับค่าแรกถ้าเงื่อนไขเป็นจริง และส่งกลับค่าที่ 2 ในกรณีอื่นๆ ซึ่งจะทำให้ได้ผลลัพธ์ตามเงื่อนไข

and() เป็นโอเปอเรเตอร์ตรรกะ ซึ่งจะช่วยประเมินปัจจัยหลายอย่างว่าเป็นจริง

now() ส่งกลับวันที่และเวลาปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยประเมินว่าเราอยู่ตรงไหนเมื่อเทียบกับวันครบกำหนดของโปรเจ็กต์

> เป็นโอเปอเรเตอร์เปรียบเทียบ ซึ่งจะช่วยเปรียบเทียบเงื่อนไขของวันครบกำหนดที่มากกว่าวันที่ปัจจุบัน

!= เป็นโอเปอเรเตอร์เปรียบเทียบ ซึ่งจะช่วยกำหนดเงื่อนไขของสถานะที่ไม่เท่ากับเสร็จสิ้น

style() เพิ่มสไตล์และสีให้กับข้อความ สไตล์การจัดรูปแบบที่ใช้ได้ ได้แก่ b (ตัวหนา), u (ขีดเส้นใต้), i (ตัวเอียง), c (โค้ด) หรือ s (ขีดทับ) สีที่ใช้ได้คือ เทาน้ำตาลส้มเหลืองเขียวน้ำเงินม่วงชมพู และแดง เพิ่ม _background ลงในสีเพื่อตั้งค่าสีพื้นหลัง ในกรณีนี้ เราจะใช้ตัวหนาและสีแดง

แสดงจำนวนงานที่เกินกำหนดที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์

งานที่เหลือ

length(Tasks.map(current.Status != "Done"))

length() จะส่งกลับความยาวของข้อความหรือค่าลิสต์ ซึ่งจะทำให้นับงานที่เหลือได้

map() ส่งกลับลิสต์ที่มีผลลัพธ์ของการเรียกนิพจน์ในทุกไอเท็มในลิสต์อินพุต ซึ่งจะดูฐานข้อมูลงานและดึงงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้ามา

!= เป็นโอเปอเรเตอร์เปรียบเทียบ ซึ่งจะช่วยดึงงานที่สถานะปัจจุบันไม่ใช่เสร็จสิ้น

ตัวอย่างที่ 2: การระดมความคิดเกี่ยวกับโปรเจ็กต์

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ 2 สูตรเพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ คำนวณคะแนนลำดับความสำคัญสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ และนับจำนวนโหวตเห็นด้วยที่แต่ละโปรเจ็กต์ได้รับ

ลองสำรวจและตั้งค่าสูตรสำหรับตัวอย่างนี้ได้โดยทำสำเนาหน้านี้ไปยังพื้นที่ทำงานของคุณ! หากต้องการดูการตั้งค่าอื่นที่ใช้เฟรมเวิร์ค RICE โปรดดูเทมเพลตนี้

เป้าหมาย

ชื่อพร็อพเพอร์ตี้

สูตร

คำนวณคะแนนการจัดลำดับความสำคัญตามคะแนนของการเข้าถึง ผลกระทบ ความมั่นใจ และความพยายาม (RICE)

คะแนน (RICE)

การเข้าถึง × ผลกระทบ × ความเชื่อมั่น / ความพยายาม

เมื่อมีคนคลิกปุ่มโหวตเห็นด้วย ให้นับรวมในจำนวนคะแนนโหวตรวมและเพิ่มชื่อลงในหน้าฐานข้อมูล

คะแนนโหวตรวม

length(Upvoted by)

(ขั้นสูง) ตัวอย่างที่ 3: ระบบอัตโนมัติในการจัดการงาน

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้บางสูตรในฐานข้อมูลระบบอัตโนมัติ (พร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูลอีกประเภทหนึ่ง) เพื่อให้จัดการโปรเจ็กต์และงานได้ง่ายขึ้นเมื่อทำเสร็จ โดยทำเครื่องหมายงานหลักว่า เสร็จสิ้น เมื่องานย่อยทั้งหมด เสร็จสิ้น

ระบบฐานข้อมูลอัตโนมัติมีทริกเกอร์และการดำเนินการตามทริกเกอร์เหล่านั้น สูตรช่วยให้คุณกำหนดตัวแปรที่จะใช้ในการดำเนินการได้

ลองสำรวจและตั้งค่าสูตรสำหรับตัวอย่างนี้ได้โดยทำสำเนาหน้านี้ไปยังพื้นที่ทำงานของคุณ!

เป้าหมาย

วิธีสร้าง

ฟังก์ชันและฟังก์ชันในตัวที่ใช้

ทุกครั้งที่ตั้งค่างานเป็น เสร็จสิ้น ให้ทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติ

ทริกเกอร์: เมื่อตั้งค่าสถานะเป็น เสร็จสิ้น

-

กำหนดงานหลักโดยค้นหาหน้าแรกที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติ

การดำเนินการที่ 1: กำหนดตัวแปรงานหลัก

สูตร:ทริกเกอร์ page.Parent item.first()

หน้าทริกเกอร์จะอ้างอิงหน้าในฐานข้อมูลที่ทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติ และ . จะช่วยให้คุณเข้าถึงพร็อพเพอร์ตี้ที่เกี่ยวข้องกับหน้านั้นได้

ไอเท็มหลักจะส่งกลับเนื้อหาจากพร็อพเพอร์ตี้นั้น ซึ่งในกรณีนี้คือลิสต์ของหน้าที่เกี่ยวข้อง

การใช้ฟังก์ชัน .first() ในพร็อพเพอร์ตี้ไอเท็มหลักจะส่งกลับหน้าแรกที่เกี่ยวข้องจากลิสต์นั้น

หากงานหลักมีงานย่อย ให้ตรวจสอบว่างานย่อยทั้งหมดมีสถานะเป็น เสร็จสิ้น หรือไม่ หากงานหลักไม่มีงานย่อย ให้ส่งกลับค่าเป็นเท็จ

การดำเนินการที่ 2: กำหนดตัวแปร งานย่อยทั้งหมดเสร็จแล้วหรือไม่?

สูตร:Parent Task.Sub-item ? Parent Task.Sub-item.every(current.Status == "Done") : false

โอเปอเรเตอร์เทอร์นารี X ? Y : Z เป็นนิพจน์เงื่อนไขแบบย่อ หมายความว่า ถ้าเงื่อนไข X เป็นจริง ให้ส่งกลับค่า Y มิฉะนั้นให้ส่งกลับค่า Z ซึ่งเป็นทางเลือกที่กระชับกว่าสำหรับการใช้คำสั่ง if ()

.every() จะตรวจสอบว่าเงื่อนไขสำหรับแต่ละรายการในรายการเป็นจริงหรือไม่ ในฟังก์ชันนี้ คุณใช้คีย์เวิร์ด current เพื่ออ้างอิงถึงแถวที่กำลังประเมินได้ ในกรณีนี้ เงื่อนไข current.Status == "Done" จะตรวจสอบว่าพร็อพเพอร์ตี้สถานะปัจจุบันของหน้าตั้งค่าเป็น เสร็จสิ้น หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น จะส่งกลับค่าเป็นจริงมิฉะนั้น จะส่งกลับค่าเป็นเท็จ

หากงานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้น ให้ตั้งค่าสถานะของงานหลักเป็นเสร็จสิ้น หากไม่ใช่ ให้คงสถานะปัจจุบันของงานหลักไว้

การดำเนินการที่ 3: แก้ไขพร็อพเพอร์ตี้สถานะ

สูตร: งานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้นหรือไม่? ? "Done" : Parent Task.Status

โอเปอเรเตอร์เทอร์นารีจะถูกใช้ที่นี่เช่นกันเพื่อดูว่างานย่อยทั้งหมดเสร็จสิ้นหรือไม่ หากเสร็จสิ้น ระบบอัตโนมัติจะตั้งค่าสถานะของงานหลักเป็นเสร็จสิ้น หากไม่ จะคงสถานะของงานหลักไว้

ใน Notion คุณใช้สูตรได้หลายวิธี:

วิธีสร้างพร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูลสูตร:

  1. เลือก•••ที่ด้านบนของฐานข้อมูล→ พร็อพเพอร์ตี้พร็อพเพอร์ตี้ใหม่

  2. เลือกสูตร

  3. ตั้งชื่อพร็อพเพอร์ตี้หากต้องการ

  4. เลือกแก้ไขสูตร

เมื่อสร้างสูตรในฐานข้อมูลหรือปุ่มแล้ว คุณจะสร้างและแก้ไขสูตรนั้นในเครื่องมือแก้ไขสูตรได้ ซึ่งจะมีลักษณะดังนี้:

ฟิลด์ด้านบนคือที่ที่คุณป้อนและแก้ไขสูตร เมื่อคุณเขียนสูตรที่ด้านบนของเครื่องมือแก้ไข เครื่องมือแก้ไขจะแจ้งให้คุณทราบว่ามีอะไรบ้างที่ขาดหายไปหรือสูตรคาดหวังอะไรเพื่อส่งคืนค่าให้คุณ

แผงด้านซ้ายของการแก้ไขจะแสดงองค์ประกอบที่คุณใช้ในสูตรได้ หรือก็คือพร็อพเพอร์ตี้ ฟังก์ชันในตัว และฟังก์ชันที่คุณใช้ได้

แผงด้านขวาจะแสดงคำอธิบายองค์ประกอบสูตรเมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปวางบนแผงด้านซ้าย นอกจากนี้ ยังมีตัวอย่างวิธีใช้องค์ประกอบเหล่านั้นและวิธีจัดโครงสร้าง

หากเปิดเครื่องมือแก้ไขสูตรจากแถวฐานข้อมูล คุณจะเห็นตัวอย่างผลลัพธ์ของสูตรสำหรับแถวนั้นแบบเรียลไทม์

มีปัญหากับสูตรของคุณหรือเปล่า? ดูข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของสูตรที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขปัญหาในบทความนี้ →

สูตรอาจสร้างขึ้นได้โดยใช้ส่วนประกอบต่อไปนี้ร่วมกัน:

  • พร็อพเพอร์ตี้

  • ฟังก์ชันในตัวหรือตัวดำเนินการและบูลีนที่ใช้ในการตั้งค่าการคำนวณเฉพาะ ตัวอย่างเช่น + (add), false, และ or

  • ฟังก์ชันหรือการดำเนินการที่สูตรอาจใช้เพื่อส่งคืนผลลัพธ์บางอย่าง ตัวอย่างเช่น replace, sum, และ sort

ดูรายการฟังก์ชันในตัวและฟังก์ชันทั้งหมดที่มีอยู่ในสูตรที่นี่ →


ให้ข้อเสนอแนะ

แหล่งข้อมูลนี้มีประโยชน์หรือไม่?