การแชร์และสิทธิ

คุณแชร์หน้าและฐานข้อมูลที่สร้างใน Notion กับคนในทีมหรือคนภายนอกพื้นที่ทำงานของคุณได้หลายวิธี มาดูภาพรวมวิธีแชร์ทั้งหมดที่ด้านล่างนี้กัน

เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้าเพื่อเปิดเมนูแชร์ ในเมนูจะมีตัวเลือกให้ดำเนินการดังนี้

• เชิญคนอื่นเข้าร่วมหน้านี้

• ดูและเปลี่ยนว่าใครมีสิทธิเข้าถึงหน้านี้ และมีสิทธิในระดับใด

• คัดลอกลิงค์ของหน้าเพื่อแชร์ให้คนอื่น

• เปิดแท็บเผยแพร่เพื่อแชร์หน้าไปยังเว็บ ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่นี่ →

คุณจัดการการเข้าถึงทั่วไปของหน้าได้โดยเลือกแชร์ที่ด้านบนและกำหนดค่าการเข้าถึงทั่วไป ตรงนี้จะมีตัวเลือกให้แชร์หน้ากับบุคคลต่อไปนี้

• ผู้ที่ได้รับเชิญเท่านั้น: หมายความว่ามีเพียงคุณและคนที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่เข้าถึงหน้าของคุณได้

• ทุกคนใน {your workspace}: หมายความว่าสมาชิกคนอื่นๆ ในพื้นที่ทำงานจะเข้าถึงหน้าของคุณได้ผ่านการค้นหาหรือลิงค์

  • เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากทุกคนใน {your workspace} แล้วสลับเป็นซ่อนในการค้นหาเพื่อซ่อนหน้านี้จากผลการค้นหาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่เคยเข้าชมหน้านี้มาก่อนหรือยังไม่มีลิงค์มายังหน้านี้

• ทุกคนในเว็บที่มีลิงค์: หมายความว่าทุกคนที่มีลิงค์มายังหน้าของคุณจะเข้าถึงได้ แม้จะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานคุณหรือไม่ได้เป็นผู้ใช้ Notion ก็ตาม โปรดทราบว่าผู้เข้าชมหน้าจะต้องเข้าสู่ระบบ Notion หากต้องการแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขหน้าของคุณ

  • หากคุณต้องการให้ลิงค์นี้มีอายุการใช้งาน ให้เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากคนในเว็บที่มีลิงค์ เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากลิงค์หมดอายุ แล้วเลือกเวลาหรือวันที่

  • เจ้าของพื้นที่ทำงานระดับองค์กรปิดใช้งานลิงค์การแชร์แบบสาธารณะเหล่านี้ได้โดยไปที่การตั้งค่า → การรักษาความปลอดภัย แล้วเปิดปุ่มปิดการเผยแพร่ไซต์ แบบฟอร์ม และลิงค์สาธารณะ

คุณกำหนดระดับสิทธิสำหรับแต่ละกลุ่มคนที่คุณให้สิทธิเข้าถึงทั่วไปได้

พื้นที่ทำงานของทีมเป็นพื้นที่เฉพาะสำหรับทุกทีมภายในองค์กรหรือบริษัทของคุณ แต่ละพื้นที่ทำงานของทีมจะมีสมาชิกและระดับสิทธิของตัวเอง ซึ่งเจ้าของพื้นที่ทำงานปรับแต่งได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มสมาชิกและการกำหนดสิทธิในพื้นที่ทำงานของทีม →

การแชร์หน้า Notion กับพื้นที่ทำงานของทีมที่คุณเป็นสมาชิกมี 2 วิธี ดังนี้

• เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อพื้นที่ทำงานของทีมในแถบด้านข้าง แล้วสร้างหน้าใหม่ภายในพื้นที่ทำงานของทีมดังกล่าวโดยคลิกเครื่องหมาย + ที่ปรากฏ

• จากแถบด้านข้าง ให้ลากหน้าไปยังพื้นที่ทำงานของทีม

บางครั้งคุณอาจต้องการแชร์หน้ากับสมาชิกบางคนในพื้นที่ทำงานเท่านั้น เช่น เอกสารประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการ หรือบันทึกสำหรับทีมเล็กๆ ที่ทำโปรเจ็กต์ วิธีแชร์หน้ากับบุคคลที่ระบุ:

1. เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้า

2. ค้นหาและเลือกชื่อสมาชิก/กลุ่มในพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการแชร์หน้าให้ หรือจะเชิญคนที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณมาเป็นผู้ใช้ชั่วคราวก็ได้ โดยใส่อีเมลของคนที่จะเชิญ

3. เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากชื่อคนที่คุณจะเชิญ จากนั้นเลือกระดับสิทธิ

4. เลือกเชิญ

เมื่อคุณแชร์หน้ากับสมาชิกพื้นที่ทำงานที่ระบุ จะเห็นหน้านั้นในส่วนใช้ร่วมกันของแถบด้านข้าง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนต่างๆ ในแถบด้านข้างได้ที่นี่ →

ผู้ใช้ชั่วคราวคือคนที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ ซึ่งอาจเป็นผู้รับจ้างหรือลูกค้าที่คุณทำงานด้วย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ใช้ชั่วคราวได้ที่นี่ →

เมื่อคุณเชิญใครมาเป็นผู้ใช้ชั่วคราวในหน้าของคุณ บุคคลนั้นจะได้รับอีเมลพร้อมลิงค์ไปยังหน้าที่แชร์ ผู้ใช้ชั่วคราวจะต้องมีบัญชี Notion ส่วนตัว จึงจะเข้าถึงหน้าของคุณได้

หากในหน้ามีคนอื่นที่คุณไม่ได้ตั้งใจแชร์ หากต้องการเปลี่ยนหน้าให้เป็นแบบส่วนตัว มีหลายวิธีสำหรับหยุดแชร์หน้าของคุณกับผู้อื่น:

• จากแถบด้านข้าง ให้ลากหน้าไปยังส่วนส่วนตัว ให้คุณเป็นคนเดียวที่ดูได้

• เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้า จากนั้น เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากพื้นที่ทำงาน กลุ่ม หรือบุคคลที่มีสิทธิเข้าถึงอยู่ แล้วเลือกลบ

คุณกำหนดระดับสิทธิที่แตกต่างกันให้กับบุคคล กลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่แชร์หน้าด้วยได้ ซึ่งจะช่วยรักษาข้อมูลส่วนตัวให้เป็นส่วนตัว และช่วยควบคุมงานได้อย่างละเอียดแม่นยำ

ระดับสิทธิใน Notion:

• เข้าถึงเต็มรูปแบบ: ผู้ที่มีสิทธิเข้าถึงหน้าเต็มรูปแบบจะแก้ไขเนื้อหาในหน้าได้ทุกอย่าง และแชร์หน้ากับใครก็ได้ตามต้องการ

• แก้ไข: เลือกระดับการเข้าถึงนี้ให้ผู้ที่ควรแก้ไขเนื้อหาบนหน้าได้ แต่ไม่ควรแชร์หน้ากับผู้อื่น

• แก้ไขเนื้อหา: ระดับสิทธินี้จะมีให้เลือกในหน้าฐานข้อมูลเท่านั้น ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับนี้จะสร้างและแก้ไขหน้าภายในฐานข้อมูลได้ และแก้ไขค่าพร็อพเพอร์ตี้สำหรับหน้าเหล่านั้นได้ แต่จะเปลี่ยนโครงสร้างของฐานข้อมูลและพร็อพเพอร์ตี้ มุมมอง การจัดเรียง หรือตัวกรองไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลที่นี่ →

• แสดงความคิดเห็น: เลือกระดับการเข้าถึงนี้ให้ผู้ที่ควรแสดงความคิดเห็นบนหน้าได้เท่านั้น โดยจะแก้ไขหรือแชร์เนื้อหาไม่ได้

• เข้าชม: ผู้ที่มีสิทธิเข้าถึงระดับนี้จะอ่านเนื้อหาบนหน้าได้ แต่จะแสดงความคิดเห็น แก้ไข หรือแชร์ไม่ได้

นอกจากนี้ยังดำเนินการได้หลายอย่าง ขึ้นอยู่กับบทบาทของบุคคลนั้นในพื้นที่ทำงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในบทความนี้ →

วิธีเปลี่ยนระดับสิทธิของบุคคลในหน้าที่ต้องการ:

1. เลือกแชร์ที่ด้านบนของหน้า

2. เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากชื่อบุคคล กลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่แชร์หน้าด้วย

3. เลือกระดับสิทธิ

เมื่อคุณสร้างหน้าย่อยภายในหน้า หน้าย่อยจะมีสิทธิเหมือนหน้าหลัก หากต้องการเปลี่ยน ให้ไปที่หน้าย่อยและอัพเดทสิทธิ

เจ้าของพื้นที่ทำงานของทีมตั้งค่าสิทธิเริ่มต้นสำหรับเนื้อหาในพื้นที่ทำงานของทีมได้ ซึ่งจะมีผลกับทุกหน้าใหม่ที่สร้างขึ้นในพื้นที่ทำงานของทีม และหากต้องการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องเปลี่ยนทีละหน้า

Notion ปฏิบัติตามระดับสิทธิเข้าถึงที่กว้างที่สุดที่มอบให้ผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณให้สิทธิเข้าชมหน้าแก่สมาชิก A จากนั้นคุณให้สิทธิเข้าถึงเต็มรูปแบบแก่ทุกคนในพื้นที่ทำงาน สมาชิก A จะได้รับสิทธิเข้าถึงเต็มรูปแบบเช่นกัน เพราะเป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณ

นอกจากนี้ การย้ายหน้าที่ใช้ร่วมกันไปยังส่วนส่วนตัวของแถบด้านข้างจะลบสิทธิเข้าถึงของคนอื่นๆ ในหน้านั้น หมายเหตุ: การแทนที่สิทธิจะมีผลกับหน้าหลักเท่านั้น สิทธิที่ให้ไว้สำหรับหน้าย่อยจะยังคงเหมือนเดิม

หากตั้งค่าให้ทุกคนที่มีลิงค์เข้าถึงหน้าได้ โปรดทราบว่าผู้ที่ไม่มีลิงค์ตรงอาจเข้าถึงได้ในบางกรณี รวมถึงกรณีต่อไปนี้:

• มีการกล่าวถึงหน้านี้ในหน้าอื่น หรือมีการลิงค์จากหน้าอื่นที่แชร์กันในวงกว้าง

• หน้านี้ใช้ความสัมพันธ์แบบ 2 ทางที่เชื่อมโยงกับหน้าอื่นที่แชร์ในวงกว้าง

• หน้านี้อยู่ภายในหน้าอื่นที่แชร์กันในวงกว้าง

คุณจะดูได้ว่ามีใครเข้าถึงหน้าได้บ้าง เพราะจะเห็นรูปโพรไฟล์ของคนที่มีสิทธิในแถบด้านบนสุดของหน้า

• หากบุคคลนั้นไม่ได้ดูหน้าอยู่ รูปอวาตาร์จะมีลักษณะจางๆ

• หากบุคคลนั้นดูหน้าอยู่ รูปอวาตาร์จะมีสีปกติ

• เมื่อเลื่อนเมาส์ไปเหนือรูปอวาตาร์ จะเห็นชื่อ อีเมล และเวลาที่บุคคลดังกล่าวเข้าชมหน้าครั้งล่าสุด

• เมื่อคลิกที่รูปอวาตาร์ที่ใช้งานอยู่ ระบบจะพาคุณไปยังส่วนที่บุคคลนั้นกำลังอ่านหรือพิมพ์อยู่ในหน้า

• เมื่อมีคนทำงานร่วมกันในหน้าเดียวกันพร้อมๆ กัน จะเห็นรูปอวาตาร์ของผู้ใช้เคลื่อนไปข้างๆ บล็อคที่กำลังดูหรือแก้ไขอยู่

• คลิก ••• ที่มุมขวาบนของหน้า แล้วดูที่ด้านล่างของเมนูที่ปรากฏ คุณจะเห็นว่าใครเป็นคนแก้ไขหน้าล่าสุดและตอนไหน

หากเปิดหน้าที่คุณไม่มีสิทธิเข้าถึง ให้เลือกไม่มีสิทธิเข้าถึงในหน้าเพื่อส่งคำขอ ระบบจะแจ้งให้ผู้สร้างหรือผู้แก้ไขหน้าทราบ ซึ่งจะพิจารณายอมรับหรือปฏิเสธคำขอเข้าถึงของคุณ

หากคุณมีสิทธิเข้าชมหรือแสดงความคิดเห็นในหน้า และต้องการสิทธิแก้ไข:

1. เปิดหน้า แล้วเลือกแชร์

2. ดูว่าคุณมีสิทธิระดับใดได้ในแท็บแชร์ เปิดเมนูดรอปดาวน์ถัดจากข้อมูลนี้

3. เลือกขอสิทธิแก้ไข

ระบบจะส่งคำขอไปยังผู้สร้างหน้า ซึ่งจะเป็นคนพิจารณายอมรับ หรืออาจเพิกเฉย เราจะส่งอีเมลแจ้งคุณเมื่อผู้สร้างรับคำขอของคุณ ลองรีเฟรชหน้าหากยังแก้ไขไม่ได้

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานในแพ็คเกจ Enterprise จะใช้การตั้งค่าการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมควบคุมการแชร์เนื้อหาได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้ได้ที่นี่ →

หากต้องการดูการตั้งค่า ให้ไปที่การตั้งค่าในแถบด้านข้าง จากนั้นเลือกการรักษาความปลอดภัย