เริ่มต้นใช้งานโปรเจ็กต์และงาน

ใน Notion การจัดการโปรเจ็กต์และงานจะอยู่ควบคู่ไปกับเอกสาร บันทึก และฐานความรู้ของบริษัท แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ จนเสียสมาธิและประสิทธิภาพ สมาชิกในทีมจะพบทุกสิ่งที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จในที่เดียว

ผู้นำจะติดตามความคืบหน้าของทีมได้ และแผนกต่างๆ ก็ทำงานร่วมกันได้อย่างเข้าใจตรงกัน ตั้งแต่เป้าหมายระดับสูงที่ขับเคลื่อนแต่ละวัตถุประสงค์ ไปจนถึงงานปลีกย่อยที่ทำให้โปรเจ็กต์เดินหน้าไปได้

เริ่มต้นด้วยเทมเพลตโปรเจ็กต์และงานที่พร้อมใช้งาน คุณจะสร้างระบบที่ปรับแต่งได้เต็มที่ให้เหมาะกับวิธีทำงานของคุณที่สุด ในคู่มือนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าการจัดการงานและโปรเจ็กต์ใน Notion ทำอะไรได้บ้าง

แทบไม่มีเรื่องใดสำคัญไปกว่าการจัดการโปรเจ็กต์และงานของทีม สุดท้ายแล้ว คุณก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงและติดตามความคืบหน้าของงานได้

แต่คุณคงไม่อยากให้พนักงานต้องอาศัยความจำว่าต้องทำอะไรบ้าง คุณต้องการระบบที่เชื่อถือได้ ซึ่งพนักงานทุกคนเชื่อมั่นและใช้งานจริง เพื่อให้ไม่มีอะไรตกหล่น ถูกมองข้าม หรือลืมไป

นอกจากนี้ ผู้นำต้องมองเห็นภาพรวมของสถานการณ์ จะได้รู้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนมีงานในมือมากน้อยแค่ไหน และโปรเจ็กต์ใกล้จะเสร็จสมบูรณ์แล้วหรือยัง

ฐานข้อมูลโปรเจ็กต์และงานของ Notion ช่วยให้การจัดการโปรเจ็กต์เป็นเรื่องง่ายและสะดวก คุณจัดการทุกอย่างที่คุณและทีมต้องทำได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับระบบที่ซับซ้อนเกินไปหรือการสลับเครื่องมือไปมา การเชื่อมโยงทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ตั้งแต่บันทึกการประชุมไปจนถึงเอกสาร ทำให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลและบริบทที่เกี่ยวข้องได้

เทมเพลตโปรเจ็กต์และงานมีให้ใช้ในแอพ Notion เท่านั้น หากต้องการเริ่มระบบติดตามโปรเจ็กต์จากเทมเพลต ให้ไปที่เทมเพลต ในแถบด้านข้าง

ระบบของคุณต้องไม่ซับซ้อนหรือมีขั้นตอนมากเกินไป และควรเอื้อต่อการทำงานที่สำคัญ ไม่ใช่ทำให้ทีมทำงานช้าลงเพราะมีงานธุรการมากเกินไป

Notion มีเทมเพลตการจัดการโปรเจ็กต์มาให้แล้ว 3 แบบ ซึ่งแต่ละแบบก็เหมาะกับกรณีใช้งานที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตใด ก็ปรับแต่งโดยเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ที่ต้องการในภายหลังได้

• รายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นฐานข้อมูลเดียวสำหรับการจัดการงานง่ายๆ ที่คุณจะสร้าง จัดระเบียบ และติดตามงานได้ เหมาะสำหรับโปรเจ็กต์ที่ทำเพียงครั้งเดียวหรือการจัดการงานส่วนบุคคลที่ต้องการให้ระบบเรียบง่ายที่สุด

• โปรเจ็กต์และงานเหมาะสำหรับการจัดการโปรเจ็กต์ของทีม ฐานข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานตามโปรเจ็กต์และติดตามความคืบหน้าของทีมได้ โปรเจ็กต์และงานเป็นฐานข้อมูลที่แยกจากกันแต่เกี่ยวข้องกัน คุณบันทึกข้อมูลต่างๆ ในแต่ละฐานข้อมูลและเชื่อมโยงเข้าด้วยกันได้

• โปรเจ็กต์ งาน และสปรินต์ การเลือกเทมเพลตนี้จะเพิ่มการจัดการอีกระดับให้กับโปรเจ็กต์และงาน ช่วยให้คุณจัดเรียงงานเป็นช่วงเวลาแบบสปรินต์ได้ ซึ่งเหมาะสำหรับการติดตามโปรเจ็กต์และปัญหาของทีมวิศวกรรม

โปรเจ็กต์ขนาดใหญ่จะจัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆ และกระจายงานให้สมาชิกในทีมแต่ละคน เมื่อเชื่อมโยงงานและโปรเจ็กต์เข้าด้วยกัน งานแต่ละชิ้นจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของเป้าหมายที่ใหญ่กว่า คุณจะเห็นความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ทุกครั้งที่งานแต่ละชิ้นเสร็จสมบูรณ์

เมื่อเพิ่มงานหรือโปรเจ็กต์ใหม่ลงในฐานข้อมูล คุณจะสรุปรายละเอียดงานและขอบเขตโปรเจ็กต์ได้โดยตรงในหน้าฐานข้อมูล ซึ่งหมายความว่าทุกคนจะเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานและโปรเจ็กต์ได้เสมอ

สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างงานและโปรเจ็กต์:

• โปรเจ็กต์เป็นตัวหลักของงาน 1 โปรเจ็กต์อาจมีหลายงาน โดยงานแต่ละงานควรเกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์เดียวเท่านั้น ลองนึกภาพว่างานแต่ละชิ้นก็คือทีละย่างก้าวไปสู่โปรเจ็กต์ที่สำเร็จ

• โปรเจ็กต์มีพร็อพเพอร์ตี้ของโปรเจ็กต์ โปรเจ็กต์ของคุณมีพร็อพเพอร์ตี้ เช่น สถานะ บุคคล งานที่เกี่ยวข้อง และเปอร์เซ็นต์ความสมบูรณ์ของงานที่เกี่ยวข้อง

• งานมีพร็อพเพอร์ตี้ของงาน งานมีพร็อพเพอร์ตี้ เช่น ผู้รับมอบหมาย วันครบกำหนด และสถานะ

• ความคืบหน้าของโปรเจ็กต์จะวัดจากงานที่เสร็จแล้ว พร็อพเพอร์ตี้ความสมบูรณ์จะคำนวณจากจำนวนงานที่เสร็จแล้วในแต่ละโปรเจ็กต์ และแสดงผลเปอร์เซ็นต์เป็นแถบความคืบหน้า

• งานยังอาจเกี่ยวข้องกับสปรินต์ด้วย หากคุณใช้ทั้งงาน โปรเจ็กต์ และสปรินต์ งานกับสปรินต์ของคุณจะมีความสัมพันธ์กัน ซึ่งหมายความว่าคุณจะเพิ่มงานที่ต้องทำในสปรินต์ปัจจุบันได้ ช่วยให้ทุกคนเห็นเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับสปรินต์นั้นๆ

เมื่อคุณเพิ่มโปรเจ็กต์และงานในพื้นที่ทำงานของทีม ทุกคนในพื้นที่ทำงานของทีมจะเข้าถึงฐานข้อมูลเหล่านั้นได้ ซึ่งหมายความว่าทั้งทีมจะมองเห็นสิ่งที่ต้องทำ และมีส่วนร่วมในการบันทึกความคืบหน้าของตัวเองลงในฐานข้อมูลได้

อ่านเรื่องสิทธิในพื้นที่ทำงานของทีมได้ในคู่มือสิทธิฉบับเต็มของเรา

Notion ช่วยให้คุณแสดงชุดข้อมูลเดียวกันในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น คุณสร้างมุมมองตามบริบทเพื่อเน้นสิ่งที่สำคัญในขณะนั้นได้ ไม่ว่าจะเป็นมุมมองของงานที่มอบหมายให้กับบุคคลหนึ่ง งานที่จัดกลุ่มตามโปรเจ็กต์หลัก หรือทุกอย่างที่ครบกำหนดในช่วง 7 วันข้างหน้า

ฐานข้อมูลโปรเจ็กต์ควรเป็นแหล่งหลักในการจัดการทั่วไป เนื่องจากงานทั้งหมดควรเกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์หลัก

ใช้มุมมองงานเมื่อต้องการเจาะลึกงานประจำวันได้

ฐานข้อมูลโปรเจ็กต์มาพร้อมกับมุมมองที่ช่วยให้คุณ:

• ดูโปรเจ็กต์ที่กำลังทำอยู่ในมุมมองบอร์ด Kanban — มุมมอง “กำลังทำอยู่” จะซ่อนทุกโปรเจ็กต์ที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายว่า “กำลังวางแผน” หรือ “อยู่ระหว่างดำเนินการ” เพื่อให้คุณเน้นและจัดการโปรเจ็กต์ที่กำลังทำอยู่ได้อย่างเต็มที่

• ดูเฉพาะโปรเจ็กต์ของคุณ — มุมมอง “ของฉัน” จะกรองฐานข้อมูลเพื่อแสดงโปรเจ็กต์ที่ติดแท็กชื่อคุณไว้ หากเลือก “ฉัน” แทนที่จะเลือกชื่อของคุณ ตัวกรองนี้จะมีผลกับผู้ที่เข้าสู่ระบบและดูฐานข้อมูลในขณะนั้น

• ดูภาพรวมของทุกโปรเจ็กต์ — เค้าโครงตาราง “ทั้งหมด” จะแสดงทุกอย่างในฐานข้อมูล มุมมองนี้มีประโยชน์สำหรับการเปลี่ยนแปลงทีละหลายรายการหรือการทำความเข้าใจพร็อพเพอร์ตี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหลายโปรเจ็กต์

• ประเมินภาระงานด้วยมุมมอง “ไทม์ไลน์” — โปรเจ็กต์ของคุณจะจัดเรียงตามวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด เมื่อเห็นว่างานต่างๆ ทับซ้อนกันอย่างไร คุณก็จะจัดสรรภาระงานให้สมดุลได้ และจะประเมินความสามารถของทีมในการรับโปรเจ็กต์ใหม่ได้

ในฐานข้อมูลงานจะมีมุมมองที่คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• ดูงานที่จัดกลุ่มตามโปรเจ็กต์หลัก — มุมมอง “ตามโปรเจ็กต์” จะแบ่งกลุ่มงานตามโปรเจ็กต์ที่เกี่ยวข้อง

• ดูงานทั้งหมดที่มอบหมายให้คุณ — ใน “ของฉัน” ระบบจะกรองฐานข้อมูลให้แสดงเฉพาะงานที่มอบหมายให้ “ฉัน” (เช่นเดียวกับในฐานข้อมูลโปรเจ็กต์ มุมมองนี้เป็นพร็อพเพอร์ตี้แบบไดนามิก ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนเข้าสู่ระบบและดูฐานข้อมูล)

• จัดเรียงงานตามผู้รับมอบหมาย — มุมมอง “บุคคล” เหมาะสำหรับให้ผู้จัดการดูสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องทำ

สร้างมุมมองใหม่ๆ ที่คุณและทีมเห็นว่ามีประโยชน์ได้ในทั้ง 2 ฐานข้อมูล

หากต้องการเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ใหม่ในฐานข้อมูล ให้คลิกที่ตัวเลือก …พร็อพเพอร์ตี้ และ + พร็อพเพอร์ตี้ใหม่

คุณจะเห็นว่าเทมเพลตโปรเจ็กต์และงานมีพร็อพเพอร์ตี้แนะนำบางอันที่ออกแบบมาเพื่อการจัดการโปรเจ็กต์.so/product/projects วิธีใช้พร็อพเพอร์ตี้เหล่านี้:

• กำหนดคะแนนลำดับความสำคัญให้กับโปรเจ็กต์และงาน — ใช้พร็อพเพอร์ตี้ลำดับความสำคัญสร้างคะแนนลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน (ต่ำ ปานกลาง สูง หรือ P0, P1, P2) และจัดเรียงรายการตามความสำคัญได้

• ติดแท็กงานประเภทต่างๆ — ใช้พร็อพเพอร์ตี้ประเภทงานสร้างแท็กสำหรับงานประเภทต่างๆ ได้ นอกจากนี้ คุณยังสร้างมุมมองตามแท็กเหล่านี้ได้ด้วย ซึ่งมีประโยชน์กับการจัดกลุ่มงาน

• ใส่คำอธิบายโปรเจ็กต์ — เพิ่มพร็อพเพอร์ตี้ข้อความในฐานข้อมูลโปรเจ็กต์ สำหรับเขียนคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับโปรเจ็กต์ ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมได้ทันที

• กำหนดผู้รายงานให้กับงานหรือโปรเจ็กต์ — หากคุณใช้ฐานข้อมูลเหล่านี้สำหรับการรายงานและแก้ไขปัญหา ผู้รายงานจะเป็นพร็อพเพอร์ตี้ “สร้างโดย” ซึ่งจะบันทึกบุคคลที่พบบั๊กเป็นคนแรก

ใช้ประเภทพร็อพเพอร์ตี้ของ Notion สร้างพร็อพเพอร์ตี้ให้ตรงตามความต้องการของทีมได้

ตัวอย่าง:

• สร้างความสัมพันธ์กับบอร์ดงาน GitHub — สร้างฐานข้อมูลที่ซิงค์กันเพื่อดึงงาน GitHub เข้ามาใน Notion ได้ หากเชื่อมโยงฐานข้อมูลที่ซิงค์ไว้แล้วกับบอร์ดงาน คุณจะดึงงานจาก GitHub เข้าสู่ฐานข้อมูลงานได้

• สร้างสูตรผลกระทบ RICE เพื่อจัดลำดับความสำคัญโปรเจ็กต์ — ใช้ 4 พร็อพเพอร์ตี้ ได้แก่ การเข้าถึง/Reach (ตัวเลข), ผลกระทบ/Impact (สูง, ปานกลาง, ต่ำ), ความเชื่อมั่น/Confidence (เปอร์เซ็นต์) และความพยายาม/Effort (ตัวเลข) จากนั้นก็สร้างสูตรใน Notion เพื่อคำนวณคะแนนของโปรเจ็กต์ตามเฟรมเวิร์ค RICE ได้ ดูคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีทำได้

  ที่นี่

• ให้เพื่อนร่วมงานหรือสาธารณชนโหวตเห็นด้วยกับงาน — ใช้สูตรสร้าง

  พร็อพเพอร์ตี้โหวตเห็นด้วยในฐานข้อมูลงาน และให้สมาชิกในทีมโหวตเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน

มีตัวเลือกหลายแบบในการดูข้อมูลในฐานข้อมูล เปลี่ยนเค้าโครงฐานข้อมูลได้โดยไปที่เมนูตัวเลือก … และ เค้าโครง

เลือกจากเค้าโครงตาราง บอร์ด ไทม์ไลน์ ปฏิทิน รายการ หรือแกลเลอรี สร้างมุมมองหลายแบบโดยใช้เค้าโครงต่างประเภทในฐานข้อมูลเดียวกันได้

ฐานข้อมูลโปรเจ็กต์ของคุณจึงอาจมีตาราง บอร์ด และไทม์ไลน์ ในขณะที่ฐานข้อมูลงานอาจมีรายการ บอร์ด และตาราง

จากนั้นจะกรองและจัดเรียงเค้าโครงได้หลายแบบ เพื่อสร้างทางลัดในการดูส่วนย่อยของข้อมูลในฐานข้อมูล

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพร็อพเพอร์ตี้และมุมมองของฐานข้อมูลได้ที่นี่