สร้างรายการที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติด้วยเทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำ

ชีวิตส่วนตัวและการงานของเราประกอบด้วยกิจวัตร งาน และกิจกรรมที่เกิดขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน เมื่อมีเทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำของ Notion คุณแค่สร้างเทมเพลตของหน้าเพียงครั้งเดียว แล้วตั้งค่าให้ใช้เทมเพลตนี้สร้างรายการใหม่ในฐานข้อมูลได้ตามความถี่ที่ต้องการ

คู่มือนี้จะแสดงวิธีใช้เทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำเพื่อสร้างงาน การประชุม และเอกสารที่ต้องทำเป็นประจำในพื้นที่ทำงาน

เทมเพลตฐานข้อมูลจะช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและควบคุมกระบวนการให้เป็นไปตามมาตรฐาน คุณจะสร้างเอกสาร วาระการประชุม งาน หรือโปรเจ็กต์ในรูปแบบเดิมขึ้นมาใหม่ได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้เทมเพลตที่เคยสร้างไว้แล้ว

เทมเพลตฐานข้อมูลช่วยให้คุณใส่หน้าลงในฐานข้อมูลล่วงหน้าได้ เช่น บันทึกการประชุมอัพเดทข้อมูลประจำสัปดาห์ ในเทมเพลตจะมีส่วนหัว คำแนะนำ และหัวข้อย่อยต่างๆ เตรียมไว้ให้แล้ว จึงพร้อมใช้งานได้ทันที คุณยังแท็กคนที่เข้าร่วมประจำและติดป้ายกำกับตามหมวดหมู่ที่เหมาะสมได้ด้วย

หากไม่มีเทมเพลตแบบทำซ้ำ ก็ต้องมีคนคอยจำและสร้างรายการใหม่ทุกครั้ง และเมื่อมีงานล้นมือ อะไรก็ตามที่ช่วยผ่อนแรง (และลดจำนวนคลิก) ก็ถือเป็นโบนัส

ลองนึกภาพงานที่สมาชิกในทีมคนหนึ่งต้องทำทุกเช้าวันจันทร์ดู คุณสร้างรายการใหม่ในฐานข้อมูล “งาน” ของทีมทุกสัปดาห์หรือไม่? หรือเมื่อสมาชิกในทีมทำงานเสร็จแล้ว ก็จะย้ายงานกลับไปที่คอลัมน์ “สิ่งที่ต้องทำ” และเปลี่ยนวันครบกำหนดใช่ไหม?

ทั้งสองวิธีนี้ก็ใช้ได้ แต่ดูยุ่งยากไปหน่อย และมีความเสี่ยงที่งานบางอย่างจะถูกลืม

เมื่อมีเทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำ ตอนนี้คุณก็แค่ต้องสร้างเทมเพลตสำหรับงาน การประชุม หรือเอกสารเพียงครั้งเดียวเท่านั้น จากนั้นก็ตั้งค่าให้ทำซ้ำตามความถี่ที่ต้องการ แล้วระบบจะสร้างรายการในฐานข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ ที่เหลือก็แค่กรอกข้อมูลหรือทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้วเท่านั้นเอง

หากต้องการสร้างเทมเพลตแบบทำซ้ำในฐานข้อมูล ให้สร้างเทมเพลตฐานข้อมูลตามปกติก่อน โดยไปที่เมนูดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก “ใหม่” แล้วเลือก “+ เทมเพลตใหม่” แล้วเริ่มแก้ไขหน้า

จากนั้นคลิก “...” ที่อยู่ถัดจากเทมเพลตใหม่ในเมนูดรอปดาวน์ เลือก “ทำซ้ำ” และเลือกความถี่ที่ต้องการให้สร้างรายการจากเทมเพลต เลือกได้ว่าจะเป็นทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี หรือไปที่ “กำหนดเอง” ในส่วนนี้คุณจะปรับแต่งความถี่ในการทำซ้ำได้ละเอียดขึ้น เช่น ให้แสดงเทมเพลตที่ทำซ้ำทุก 3 วัน ทุกวันอังคารและวันพฤหัสบดี หรือทุก 2 เดือน เป็นต้น

เมื่อเลือกความถี่แล้ว รายการใหม่จะปรากฏในฐานข้อมูลโดยอิงตามเทมเพลตของคุณเมื่อถึงเวลา หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลตที่มีอยู่แล้วให้เป็นเทมเพลตแบบทำซ้ำ ก็ทำตามขั้นตอนเดียวกันได้เลย หากต้องการหยุดเทมเพลตแบบทำซ้ำ ก็เลือกได้ว่าจะลบเทมเพลตนั้นทิ้งทั้งหมดหรือไปที่ตัวเลือกของเทมเพลตแล้วปิด “ทำซ้ำ” ก็ได้

เทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและเป็นไปตามมาตรฐาน คุณจึงมีเวลาให้กับงานสำคัญมากขึ้น เสียเวลาน้อยลงกับงานธุรการที่น่าเบื่อ

คุณใช้เทมเพลตได้หลากหลายวิธีเพื่อให้งานบริหารจัดการต่างๆ ของโปรเจ็กต์เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ลองดูตัวอย่างวีธีใช้เทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำในพื้นที่ทำงาน:

ตั้งค่าเทมเพลตแบบทำซ้ำในฐานข้อมูลงานเพียงครั้งเดียว แล้วงานนั้นก็จะปรากฏในรายการ “สิ่งที่ต้องทำ” เสมอเมื่อถึงเวลา

สร้างงานที่ต้องทำซ้ำ เช่น กรอกรายงานประจำเดือนและทุกสิ้นเดือน เก็บโต๊ะทุกวันศุกร์บ่าย หรือแม้แต่ใช้เวลาตอบอีเมล 30 นาทีต่อวัน

ไม่ต้องเสียเวลาสร้างงานเดิมซ้ำๆ อีกต่อไป แค่ตั้งใจทำงานให้เสร็จก็พอ

ทุกๆ สัปดาห์ คุณอาจต้องสร้างเอกสารสรุปสถานะของโปรเจ็กต์ปัจจุบันทั้งหมดหรือให้ข้อมูลอัพเดททั่วไปแก่ทีม ซึ่งคุณจะทำในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์และใช้รูปแบบเดียวกันในการร่างเอกสาร

นี่คือโอกาสที่ดีในการใช้เทมเพลตแบบทำซ้ำ สร้างเทมเพลตแบบทำซ้ำสำหรับเอกสารของคุณ โดยมีส่วนหัว หัวข้อย่อย และบล็อคข้อความที่เตรียมไว้พร้อม ตอนใช้งานก็แค่กรอกข้อมูลสำคัญเท่านั้น หากต้องการใช้เทมเพลตเดิมที่มีอยู่แล้ว ก็แค่ไปที่ตัวเลือก แล้วเลือก “ทำซ้ำ” และเลือกความถี่

เทมเพลตแบบทำซ้ำยังมีประโยชน์สำหรับบันทึกการประชุมอีกด้วย คุณรู้ว่าทุกเช้าวันจันทร์จะมีการประชุมสแตนด์อัพประจำสัปดาห์ของทีม และทุกๆ 2 สัปดาห์ในวันพฤหัสบดีจะเป็นการประชุมรวมทั้งบริษัท

คุณไม่ต้องลำบากสร้างหน้าใหม่ทุกครั้ง เพียงสร้างเทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำในฐานข้อมูลบันทึกการประชุม และกำหนดให้สร้างเมื่อถึงเวลาประชุมได้เลย

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมรวมประจำเดือน ประชุมอัพเดทประจำสัปดาห์ หรือประชุมสแตนด์อัพประจำวัน คุณก็สร้างวาระการประชุมได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งพร้อมให้เพื่อนร่วมทีมเพิ่มข้อมูลลงไปได้ทันที ผู้ที่ถูกแท็กในบันทึกการประชุมจะได้รับการแจ้งเตือน และคุณยังสร้างมุมมองการประชุมและใส่ลิงค์ไว้ในคำเชิญประจำในปฏิทินได้ด้วย

คุณจะใช้เทมเพลตฐานข้อมูลแบบทำซ้ำในฐานข้อมูลใดก็ได้ เพื่อสร้างรายการใหม่โดยอัตโนมัติจากเทมเพลตเดิม

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีฐานข้อมูล Wiki หรือฐานความรู้สำหรับเป้าหมายรายไตรมาส คุณก็สร้างเทมเพลตสำหรับวางแผนและจัดทำเอกสาร OKR ได้ จากนั้นก็ตั้งค่าให้สร้างใหม่ทุก 3 เดือน เพื่อให้พร้อมกรอกข้อมูลหลังการประชุมผู้บริหารประจำไตรมาส

หรือหากคุณมีฐานข้อมูลสำหรับประกาศประจำสัปดาห์ที่ทุกคนจะอ่านและเขียนเพิ่มได้ เทมเพลตแบบทำซ้ำก็มีประโยชน์เช่นกัน

แม้แต่ทีมการเงินก็อาจใช้เทมเพลตแบบทำซ้ำเมื่อถึงเวลาสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน