Otomatiskan pekerjaan dengan templat database berulang

Kehidupan pribadi dan profesional kita terdiri dari kebiasaan, tugas, dan acara yang terjadi setiap hari, minggu, atau bulan. Dengan templat database berulang Notion, Anda dapat membuat templat halaman satu kali saja dan mengaturnya untuk membuat entri baru di database sesering yang Anda perlukan.

Panduan ini akan menunjukkan cara menggunakan templat database berulang untuk membuat tugas, rapat, dan dokumen berulang di ruang kerja Anda.

Templat database mempercepat pekerjaan Anda dan membantu menstandarkan proses Anda. Anda dapat dengan cepat membuat ulang jenis dokumen, agenda rapat, tugas, atau proyek berdasarkan templat yang telah Anda buat.

Templat database memungkinkan Anda untuk mengisi halaman di database terlebih dahulu, seperti catatan rapat sinkronisasi mingguan Anda. Setiap judul, prompt, dan poin-poin diuraikan dan siap digunakan. Anda bahkan dapat menandai orang-orang yang selalu hadir, dan melabelinya dengan kategori yang tepat.

Tanpa templat berulang, seseorang masih harus mengingat untuk membuat entri itu setiap kali, dan dengan begitu banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan, apa pun yang menghemat tenaga (dan mempersingkat proses) adalah bonus.

Sekarang bayangkan tugas yang harus dilakukan oleh salah satu anggota tim Anda setiap Senin pagi. Apakah Anda membuat entri baru ke dalam database “Tugas” tim Anda setiap minggu? Atau, setelah mereka menyelesaikan tugas, apakah mereka memindahkannya kembali ke kolom "Untuk Dikerjakan" dan mengubah tenggatnya?

Kedua pendekatan ini berfungsi, tetapi bisa sedikit rumit, dan terdapat risiko ada tugas terlupakan.

Dengan templat database berulang, kini Anda hanya perlu membuat templat untuk tugas, rapat, atau dokumen satu kali. Kemudian, Anda dapat mengaturnya untuk diulang sesering yang Anda perlukan, dan item akan dibuat secara otomatis di database. Anda hanya perlu mengisinya atau mencentangnya.

Untuk membuat templat berulang di database, pertama-tama buat templat database seperti biasa. Buka menu dropdown di samping “Baru”, pilih “+ Templat baru”, dan mulai edit halaman Anda.

Kemudian, klik "..." di samping templat baru Anda di menu dropdown. Pilih "Ulangi", dan pilih seberapa sering Anda ingin entri dibuat dari templat tersebut. Anda dapat memilih setiap hari, minggu, bulan, atau tahun, atau masuk ke "Kustom". Di sini, Anda dapat menyesuaikan frekuensi pengulangan lebih lanjut, dan memilih apakah Anda ingin templat berulang Anda muncul, misalnya setiap 3 hari, pada hari Selasa dan Kamis setiap pekan, atau setiap 2 bulan.

Setelah Anda memilih frekuensi, item baru akan muncul di database, berdasarkan templat Anda, saat waktunya tiba. Anda dapat mengubah templat yang ada menjadi templat berulang dengan mengikuti proses yang sama. Jika Anda ingin menghentikan templat berulang, Anda dapat menghapus templat sepenuhnya, atau masuk ke opsi templat dan menonaktifkan "Ulangi".

Templat database berulang dapat mempercepat dan menstandarkan pekerjaan Anda, sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan terpenting, dan lebih sedikit waktu untuk tugas administratif yang membosankan.

Anda dapat menggunakannya dengan berbagai cara untuk mengotomatiskan banyak pekerjaan manajemen proyek Anda.

Berikut beberapa cara untuk menggunakan templat database berulang di ruang kerja Anda:

Atur templat berulang di database tugas Anda satu kali saja, dan Anda dapat memastikan templat tersebut akan selalu muncul di daftar "Tugas" Anda saat waktunya tiba.

Anda dapat membuat tugas berulang untuk mengisi laporan bulanan di akhir setiap bulan, membersihkan meja setiap Jumat sore, atau bahkan menghabiskan 30 menit sehari untuk menjawab email.

Anda tidak perlu khawatir harus terus-menerus membuat tiket berulang tersebut. Anda hanya perlu fokus menyelesaikannya.

Anda mungkin perlu membuat dokumen yang merangkum status semua proyek Anda saat ini, atau memberikan pembaruan tim secara umum, setiap minggu. Anda selalu melakukan ini pada waktu yang sama setiap minggu dan menggunakan format yang sama untuk menyusun dokumen.

Ini adalah kesempatan yang tepat untuk menggunakan templat berulang. Buat templat berulang untuk dokumen Anda dengan header, poin, dan blok teks yang sudah siap sehingga Anda hanya perlu mengisi informasi penting. Jika Anda sudah memiliki templat, cukup buka opsi, pilih "Ulangi", dan pilih frekuensi Anda.

Templat berulang juga berguna untuk catatan rapat. Anda tahu bahwa setiap Senin pagi Anda memiliki standup tim mingguan, dan pada hari Kamis setiap dua minggu, ada rapat all-hands perusahaan.

Agar tidak perlu membuat halaman baru setiap rapat, Anda dapat membuat templat database berulang di database catatan rapat dan menjadwalkannya sesuai dengan waktu pelaksanaan rapat.

Untuk rapat all-hands, sinkronisasi mingguan, dan standup harian, Anda dapat secara otomatis membuat agenda rapat yang siap untuk diisi oleh rekan tim. Mereka akan diberi tahu saat mereka ditandai di dalamnya, dan Anda bahkan dapat membuat tampilan rapat serta menautkannya di undangan kalender berulang Anda.

Anda dapat menggunakan templat database berulang di database apa pun, di mana pun Anda ingin membuat item secara otomatis berdasarkan templat.

Misalnya, basis pengetahuan atau wiki perusahaan Anda memiliki database untuk target kuartalan, Anda dapat membuat templat untuk merencanakan dan mendokumentasikan OKR Anda. Anda kemudian dapat mengaturnya untuk dibuat ulang setiap 3 bulan, sehingga siap diisi setelah rapat manajemen kuartalan.

Atau, jika Anda memiliki database untuk pengumuman mingguan yang dapat dibaca dan diisi oleh semua orang, templat berulang akan berguna.

Bahkan, tim keuangan mungkin menggunakan templat berulang saat membuat faktur bulanan.