Kelola anggota & tamu

Untuk menambahkan anggota menggunakan email mereka:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih Tambahkan anggota dan ketik alamat email orang yang ingin Anda tambahkan. Jika Anda tidak memiliki akses undangan, Anda akan memiliki opsi untuk meminta penambahan anggota.

4. Pilih apakah orang tersebut akan ditambahkan sebagai Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota dari menu dropdown, lalu tekan Undang.

5. Orang tersebut akan menerima email berisi tautan untuk masuk dan bergabung ke ruang kerja Anda.

Untuk menambahkan anggota melalui tautan:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih Salin tautan untuk menyalin tautan rahasia ke clipboard Anda, dan bagikan kepada siapa pun yang ingin Anda undang untuk bekerja dengan Anda.

4. Saat pengguna yang diundang mengklik tautan rahasia tersebut, mereka akan dapat bergabung ke ruang kerja Anda secara otomatis sebagai anggota berbayar, tanpa harus menambahkan alamat email mereka secara manual.

5. Jika Anda tidak ingin bisa mengundang orang ke ruang kerja Anda dengan tautan, nonaktifkan tombol di samping tautan Undang.

Jika Anda menggunakan Notion di perusahaan, Anda dapat memudahkan siapa pun untuk otomatis bergabung ke ruang kerja Anda sebagai anggota saat mereka masuk dengan email kantor mereka. Untuk mengonfigurasinya, pemilik ruang kerja dapat:

1. Buka Pengaturan → Pengaturan.

2. Di bawah Domain email yang diizinkan, masukkan domain email yang ingin Anda berikan akses secara otomatis, seperti domain email perusahaan Anda. Anda dapat menambahkan beberapa domain yang diizinkan di bidang ini, tetapi Anda hanya dapat menambahkan domain yang berada di bawah akun anggota ruang kerja.

Sekarang, setiap kali seseorang masuk ke Notion dengan email yang memiliki salah satu domain tersebut, orang tersebut akan melihat opsi untuk bergabung ke ruang kerja Anda selama orientasi. Jika pengguna tersebut bergabung dengan ruang kerja Anda, ia akan menjadi anggota ruang kerja Anda, dan Anda akan dikenakan biaya yang sesuai.

Untuk mengubah peran anggota di ruang kerja:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda).

2. Buka tab Anggota.

3. Pilih menu dropdown untuk peran anggota, lalu pilih Pemilik ruang kerja, Admin keanggotaan, atau Anggota.

Ingat bahwa tamu dapat ditambahkan ke halaman individu, bukan ke seluruh ruang kerja. Untuk membagikan halaman kepada tamu:

1. Buka Bagikan di kanan atas halaman.

2. Masukkan alamat email tamu yang ingin Anda undang.

3. Pilih tingkat akses untuk tamu tersebut dari menu dropdown dan tekan Undang.

4. Pilih Lewati untuk sekarang untuk memastikan Anda menambahkannya sebagai tamu dan bukan anggota.

Tamu Anda akan menerima email berisi tautan ke halaman tersebut. Jika mereka belum menggunakan Notion, mereka harus mendaftar untuk mengakses halaman Anda.

Untuk memudahkan Anda menambahkan tamu ke ruang kerja, Notion juga memungkinkan orang di luar ruang kerja Anda untuk meminta akses ke halaman tertentu di ruang kerja Anda. Fitur ini tersedia dan diaktifkan secara default untuk semua paket kecuali Perusahaan.

Jika menggunakan Paket Plus atau Bisnis, Anda dapat menonaktifkan pengaturan ini. Sayangnya, paket Gratis tidak akan dapat menonaktifkan fitur ini. Untuk melakukannya:

1. Buka Pengaturan → Keamanan.

2. Nonaktifkan Izinkan permintaan akses halaman dari nonanggota.

Setelah tamu mengirimkan permintaan untuk mengakses halaman, pemberitahuan akan dikirim ke kotak masuk kreator halaman. Kreator halaman dapat menyetujui permintaan serta menyesuaikan tingkat akses untuk tamu tersebut, atau mereka dapat mengabaikan permintaan tersebut.

Anggota ruang kerja dapat meminta untuk menambahkan tamu ke ruang kerja tersebut. Fitur ini hanya tersedia pada Paket Perusahaan, dan hanya pemilik ruang kerja yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkannya.

Untuk mengizinkan anggota meminta penambahan tamu ke halaman ruang kerja, pemilik ruang kerja dapat:

1. Membuka Pengaturan → Keamanan.

2. Pastikan Nonaktifkan anggota yang mengundang tamu ke halaman diaktifkan, lalu aktifkan Izinkan anggota untuk meminta penambahan tamu. Pemilik ruang kerja dapat menonaktifkan tamu tanpa menghapus tamu yang ada dari ruang kerja tersebut. Mereka masih memiliki opsi untuk menghapus semua tamu yang ada jika diinginkan.

Setelah ini diaktifkan, anggota harus mengirimkan permintaan sebelum mereka dapat mengundang tamu. Pemilik ruang kerja dikecualikan dan dapat terus mengundang tamu secara langsung.

Jika Anda adalah pemilik ruang kerja, Anda dapatmengundang tamu secara langsung.

Jika Anda adalah anggota:

1. Buka halaman tempat Anda ingin mengundang tamu. Sama seperti berbagi pada umumnya, Anda harus memiliki izin akses penuh di halaman tersebut untuk meminta mengundang tamu.

2. Pilih Bagikan dan ketik nama tamu yang ingin Anda undang.

3. Pilih peran yang Anda inginkan untuk tamu tersebut.

4. Pilih Undang.

5. Pemberitahuan akan dikirim ke pemilik ruang kerja Anda tentang permintaan Anda, beserta halaman, peran, dan email tamu yang Anda minta untuk diundang. Anda juga akan menerima konfirmasi bahwa pemilik ruang kerja Anda telah diberi tahu.

Permintaan undangan tamu harus disetujui per halaman, per tamu. Hanya pemilik ruang kerja yang dapat melihat dan menyetujui permintaan tamu. Setiap permintaan akan menyertakan email tamu, anggota yang memintanya, peran yang diminta, dan nama halaman.

Pemilik ruang kerja dapat menyetujui atau menolak permintaan untuk mengundang tamu langsung dari pemberitahuan yang mereka terima, atau dengan membuka Pengaturan → Anggota → Tamu dan menemukan permintaan di bagian atas. Setelah pemilik ruang kerja menanggapi permintaan, anggota yang mengirimkan permintaan akan diberi tahu tentang keputusan tersebut.

Beri tamu kemampuan untuk mengakses seluruh ruang kerja Anda dengan mengubahnya menjadi anggota. Pada paket berbayar, Anda akan dikenakan biaya untuk setiap anggota tambahan. Untuk mengubah tamu menjadi anggota:

1. Buka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket Anda) → Tamu.

2. Centang kotak di sebelah tamu yang ingin Anda tingkatkan.

3. Pilih Tingkatkan {#} tamu menjadi anggota.

4. Setelah mereka menjadi anggota, Anda dapat menemukan mereka di daftar anggota Anda dan mengubah peran mereka.

Pada Paket non-Perusahaan, kami juga akan menyarankan beberapa tamu yang mungkin mendapat manfaat dengan menjadi anggota di ruang kerja Anda. Untuk melihat siapa saja tamu ini, buka Pengaturan → Anggota → Saran. Anda dapat memilih Tingkatkan untuk mengubah seseorang menjadi anggota ruang kerja.

Untuk menghapus anggota atau tamu dari ruang kerja, pemilik ruang kerja atau admin keanggotaan dapat:

1. Membuka Pengaturan → Orang atau Anggota (tergantung paket).

2. Membuka tab Anggota atau tab Tamu.

3. Tergantung paket dan siapa yang Anda coba hapus:

   • Buka menu dropdown untuk peran atau tingkat akses anggota, lalu pilih Hapus dari ruang kerja.

   • Buka menu dropdown untuk halaman tamu atau pilih ••• di samping tamu, lalu pilih Hapus atau Hapus dari ruang kerja.