Berbagi & izin

Ada beberapa cara untuk membagikan halaman dan database yang Anda buat di Notion dengan orang-orang di dalam dan di luar ruang kerja Anda. Berikut adalah ikhtisar semua cara untuk berbagi.

Pilih Bagikan di bagian atas halaman mana pun untuk membuka menu berbagi. Dari sini, Anda dapat:

• Mengundang seseorang ke halaman.

• Melihat dan mengubah siapa yang memiliki akses ke halaman, dan tingkat izin yang mereka miliki.

• Menyalin tautan halaman untuk membagikannya kepada orang lain.

• Buka tab Publikasikan untuk membagikan halaman ke web. Pelajari selengkapnya di sini →

Anda dapat mengelola akses umum ke halaman Anda dengan memilih Bagikan di bagian atas halaman dan mengonfigurasi Akses umum. Di sini, Anda dapat memilih untuk membagikan halaman Anda dengan:

• Hanya orang yang diundang: Ini berarti hanya Anda dan orang yang Anda undang yang dapat mengakses halaman Anda.

• Semua orang di {your workspace}: Ini berarti anggota ruang kerja lain dapat mengakses halaman Anda menggunakan pencarian atau menggunakan tautan.

  • Buka menu dropdown di samping Semua orang di {your workspace} dan aktifkan Sembunyikan di pencarian untuk menyembunyikan halaman ini dari hasil pencarian bagi pengguna yang belum pernah mengunjungi halaman sebelumnya atau belum memiliki tautan ke halaman tersebut.

• Siapa saja di web yang memiliki tautan: Ini berarti siapa saja yang memiliki tautan ke halaman Anda dapat mengaksesnya, meskipun mereka bukan bagian dari ruang kerja Anda atau bukan pengguna Notion. Perhatikan bahwa pengunjung halaman harus masuk ke Notion jika mereka ingin berkomentar atau mengedit halaman Anda.

  • Jika Anda ingin akses ke tautan ini kedaluwarsa, buka menu dropdown di samping Siapa saja di web yang memiliki tautan. Buka menu dropdown di samping Tautan kedaluwarsa, lalu pilih waktu atau tanggal.

  • Pemilik ruang kerja perusahaan dapat menonaktifkan tautan berbagi publik ini dengan membuka Pengaturan → Keamanan dan mengaktifkan Nonaktifkan publikasi situs, formulir, dan tautan publik.

Untuk setiap grup orang yang Anda berikan akses umum, Anda dapat menetapkan level izin.

Ruang tim adalah ruang khusus untuk setiap tim dalam organisasi atau perusahaan Anda. Setiap ruang tim memiliki anggota dan tingkat izin sendiri, yang dapat disesuaikan oleh pemilik ruang tim. Pelajari selengkapnya tentang menambahkan anggota dan menetapkan izin di ruang tim →

Ada dua cara untuk membagikan halaman Notion dengan ruang tim tempat Anda menjadi anggota:

• Arahkan kursor ke nama ruang tim di bilah sisi Anda dan buat halaman baru di dalam ruang tim tersebut dengan mengeklik + yang muncul.

• Di panel samping, tarik halaman ke dalam ruang tim.

Terkadang Anda ingin membagikan halaman hanya dengan anggota tertentu di ruang kerja Anda—seperti dokumen rapat untuk 1:1 dengan manajer Anda, atau catatan untuk tim proyek kecil. Untuk membagikan halaman kepada orang tertentu:

1. Pilih Bagikan di bagian atas halaman mana pun.

2. Temukan dan pilih nama anggota/grup di ruang kerja Anda yang ingin Anda bagikan halaman. Anda juga dapat mengundang seseorang yang tidak ada di ruang kerja Anda sebagai tamu dengan memasukkan alamat email mereka.

3. Buka menu dropdown di samping nama orang yang Anda undang, lalu pilih level izin.

4. Pilih Undang.

Saat Anda membagikan halaman kepada anggota ruang kerja tertentu, halaman akan muncul di bagian Dibagikan pada bilah sisi Anda. Pelajari selengkapnya tentang bagian bilah samping di sini →

Tamu adalah orang yang bukan bagian dari ruang kerja Notion Anda. Misalnya kontraktor atau klien yang bekerja sama dengan Anda. Pelajari selengkapnya tentang tamu di sini →

Setelah Anda mengundang seseorang ke halaman Anda sebagai tamu, orang tersebut akan menerima email berisi tautan ke halaman tersebut. Untuk mengakses halaman Anda, tamu Anda memerlukan akun Notion mereka sendiri.

Melihat orang lain di halaman yang tidak ingin Anda bagikan? Ingin membuat halaman menjadi privat? Ada beberapa cara Anda dapat berhenti membagikan halaman Anda dengan orang lain:

• Di panel samping, tarik halaman ke bagian Privat sehingga hanya Anda yang dapat melihatnya.

• Pilih Bagikan di bagian atas halaman mana pun. Kemudian, buka menu dropdown di samping ruang kerja, grup, atau individu yang saat ini memiliki akses dan pilih Hapus.

Untuk setiap orang, grup, atau ruang tim yang Anda bagikan halaman, Anda dapat menetapkan level izin yang berbeda. Ini membantu menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan memberi Anda kontrol yang spesifik dan tepat atas pekerjaan Anda.

Berikut adalah berbagai level izin di Notion:

• Akses penuh: Orang dengan akses penuh ke halaman dapat mengedit konten apa pun yang ada di dalamnya dan membagikan halaman kepada siapa pun yang mereka inginkan.

• Dapat mengedit: Pilih tingkat akses ini untuk orang yang dapat mengedit konten di halaman, tetapi tidak dapat membagikan halaman dengan orang lain.

• Dapat mengedit konten: Level izin ini hanya ada di halaman database. Orang dengan tingkat akses ini dapat membuat dan mengedit halaman di dalam database, dan mengedit nilai properti untuk halaman tersebut. Namun, mereka tidak akan dapat mengubah struktur database dan properti, tampilan, urutan, atau filternya. Pelajari selengkapnya tentang database di sini →

• Dapat berkomentar: Pilih tingkat akses ini untuk orang yang hanya dapat berkomentar di halaman. Mereka tidak akan dapat mengedit atau membagikan konten.

• Dapat melihat: Orang dengan tingkat akses ini dapat membaca konten di halaman, tetapi mereka tidak akan dapat mengomentari, mengedit, atau membagikan.

Ada juga berbagai tindakan yang dapat dilakukan orang di ruang kerja tergantung pada peran mereka di ruang kerja. Untuk mempelajari selengkapnya baca artikel ini →

Untuk mengubah level izin seseorang untuk halaman tertentu:

1. Pilih Bagikan di bagian atas halaman mana pun.

2. Buka menu dropdown di samping nama orang, grup, atau ruang tim yang telah dibagikan halaman tersebut.

3. Pilih level izin.

Saat Anda membuat subhalaman di dalam halaman, subhalaman tersebut akan mengambil izin dari halaman induknya. Untuk mengubahnya, buka subhalaman dan perbarui izin di sana.

Pemilik ruang tim dapat menetapkan izin default untuk konten di ruang tim mereka. Ini akan berlaku untuk setiap halaman baru yang dibuat di ruang tim, dan jika Anda ingin mengubahnya, Anda harus membuat perubahan di tingkat halaman.

Notion menghormati tingkat akses tertinggi yang diberikan kepada pengguna. Misalnya, Anda memberi Anggota A izin Dapat melihat ke suatu halaman. Kemudian Anda memberi semua orang di ruang kerja Anda Akses penuh, Anggota A juga akan mendapatkan akses penuh karena mereka adalah anggota di ruang kerja Anda.

Selain itu, memindahkan halaman bersama ke bagian Privat pada bilah sisi Anda akan menghapus akses semua orang di halaman tersebut. Catatan: Penimpaan ini hanya akan berlaku untuk halaman induk—izin yang diberikan untuk subhalaman akan tetap sama.

Jika halaman diatur agar dapat diakses oleh Siapa saja yang memiliki tautan, perlu dicatat bahwa bahkan orang yang tidak memiliki tautan langsung pun mungkin dapat mengaksesnya dalam kondisi tertentu, termasuk yang berikut:

• Halaman tersebut disebutkan di atau ditautkan dari halaman lain yang dibagikan secara lebih luas.

• Halaman tersebut menggunakan relasi dua arah yang terhubung ke halaman lain yang dibagikan secara lebih luas.

• Halaman tersebut dibuat di dalam halaman lain yang telah dibagikan secara lebih luas.

Anda dapat mengetahui siapa lagi yang memiliki akses ke halaman karena foto profil mereka dapat dilihat di bilah di bagian paling atas halaman.

• Avatar tampak memudar jika orang tersebut saat ini tidak melihat halaman.

• Avatar terlihat jelas jika orang tersebut saat ini berada di halaman.

• Mengarahkan kursor ke avatar akan menunjukkan nama orang tersebut, email, dan kapan terakhir kali mereka berada di halaman tersebut.

• Mengeklik avatar aktif akan membawa Anda ke bagian halaman tempat mereka membaca atau mengetik.

• Saat orang berkolaborasi di halaman yang sama pada waktu yang bersamaan, Anda akan melihat avatar mereka bergerak di sebelah blok yang mereka lihat atau edit.

• Klik ••• di kanan atas halaman mana pun dan lihat bagian bawah menu yang muncul. Anda akan melihat siapa yang terakhir mengedit halaman dan kapan.

Jika Anda membuka halaman yang tidak dapat Anda akses, Anda dapat memilih Tidak ada akses di halaman untuk mengirim permintaan. Ini akan memberi tahu kreator atau editor halaman, yang dapat memilih untuk menerima atau menolak permintaan akses Anda.

Jika Anda memiliki akses lihat atau komentar ke halaman dan menginginkan akses edit:

1. Buka halaman, lalu pilih Bagikan.

2. Di tab Bagikan, Anda akan melihat tingkat izin yang Anda miliki saat ini. Buka menu dropdown di samping informasi ini.

3. Pilih Minta akses edit.

Permintaan ini akan masuk ke kreator halaman, yang dapat menyetujui atau mengabaikannya. Anda akan diberi tahu setelah permintaan Anda diterima—coba refresh halaman jika Anda tidak dapat mengeditnya.

Jika Anda adalah pemilik ruang kerja yang menggunakan Paket Perusahaan, Anda dapat mengontrol berbagi konten dengan pengaturan keamanan tambahan. Pelajari selengkapnya tentang fitur ini di sini →

Untuk melihat pengaturan ini, buka Pengaturan di bilah sisi Anda, lalu pilih Keamanan.