
Notion le permite a Lyka sintonizar a sus equipos y ahorrar más de 75 000 USD al año en su stack de herramientas
Lyka utiliza Notion para ordenar los conocimientos y ejecutar flujos de trabajo escalables con mayor flexibilidad. Al concentrar en Notion el trabajo que se realizaba por separado en distintas herramientas como Monday.com y Confluence, lograron más colaboración y eficiencia que nunca.
Consolidar herramientas lleva a una mayor sintonía
Exceso de herramientas. Es una sensación que cada vez más empresas están empezando a experimentar. La cantidad de herramientas que se usan incrementó de manera explosiva en los últimos años: como promedio, una empresa con menos de 500 empleados maneja 172 herramientas.
¿El resultado? Abrumados por el tamaño de su stack de herramientas, los empleados no saben dónde buscar la información que necesitan. Los documentos están en un lado, los proyectos en otro y todo el mundo tarda más en hacer su trabajo por estar brincando de una herramienta a otra.
Esto fue el primer reto al que se enfrentó Lauren Goldman después de unirse a Lyka a principios de 2023. Como cada equipo usaba herramientas distintas, tenía que averiguar cómo lograr que toda la empresa estuviera en sintonía y consolidar el stack de herramientas.
Lyka es pionera en la lucha por alimentos para perros más saludables en Australia. ¿Cómo lo hace? Con un enfoque sencillo pero poderoso: ofrecer comida de verdad. Con 30 millones de comidas devoradas y miles de reseñas de 5 estrellas, el equipo de Lyka tuvo que expandirse muy rápido para mantener este crecimiento. Sin embargo, los procesos internos de la empresa no crecieron a la par de los equipos. Lyka tuvo que encontrar la manera de lograr que el trabajo de sus equipos en constante crecimiento fuera más eficiente y colaborativo.
Aunque el trabajo de cada persona se regía por la misma misión, cada equipo estaba en su propia isla: herramientas separadas, flujos de trabajo dispares y una colaboración ineficiente entre equipos. El trabajo operativo se realizaba en Notion, mientras que el equipo de marketing manejaba Monday.com y los de producto utilizaban Confluence. Algunos equipos ni siquiera usaban sistemas digitales. Esto sí, se compartían algunos conocimientos en distintas herramientas pero no contaban con un única fuente de conocimiento.


Como cada equipo tenía una manera de trabajar distinta, Slack resultó ser la única herramienta que logró reunirnos. Aunque ya había comunicación entre todo el equipo, trabajábamos por todas partes: no contábamos con una única herramienta de confianza.

Gerente sénior de operaciones comerciales
Argumentos a favor de la integración de flujos de trabajo en Notion
De la misma manera que cuidan sus productos, en Lyka tienen muy claro cómo quieren ejecutar los procesos y cuáles filosofías rigen el trabajo colaborativo. Al ser una empresa en rápido crecimiento, saben que deben hacer las cosas bien: además de evitar quebraderos de cabeza, crear flujos de trabajo es la clave del éxito de la empresa.
Para Lyka, Notion cumplía con todos los requisitos y además, generaba un enorme ahorro de costos. Si bien subir de categoría sus herramientas y pasar a planes de empresa les hubiera brindado las funciones que buscaban, el costo sería desorbitante y los problemas de siempre con los flujos de trabajo seguirían sin resolverse.

El proceso de transición y el reto que supone gestionar el cambio
Después de que Lauren y su equipo dieron con Notion, el gran desafío fue averiguar cómo lograr que todos los equipos (y sus respectivos flujos de trabajo) se apuntaran a Notion. Para arrancar el proyecto, Lauren asumió gran parte del trabajo. Llevó toda la información de Lyka que había a Notion y capturó toda la información del pasado y los conocimientos de la empresa que se encontraban repartidos por distintas herramientas.
Para agilizar aún más la transición a Notion, Lauren creó directrices y recursos internos para que cada persona se involucrara. Hasta creó un canal de Slack para contestar preguntas, compartir y sugerir ideas y crear una nueva forma de trabajar.
También se esmeraron en generar una cultura donde se documenta todo y toda la información se vuelca de forma sistemática en Notion. Para Lyka esto significaba aprovechar cada oportunidad para compartir enlaces a Notion: en reuniones generales, reuniones para generar sintonía en los equipos y lanzamientos de proyecto.


En lugar de adaptar una nueva herramienta, cada equipo adaptó la misma herramienta a sus propias necesidades
Gracias a la flexibilidad de Notion, cada equipo de Lyka pudo convertir la herramienta en lo que exactamente necesitaba. Ya no tienen que adaptar la herramienta. Al contrario, Notion trabaja como cada equipo quiere.
Por ejemplo, el equipo de marketing tiene una página de inicio exclusiva donde se alojan todos los flujos de trabajo, calendarios, documentos de planificación y demás recursos. Es la ventanilla única donde cada miembro del equipo encuentra lo que necesita para estar al día con respecto a los proyectos en curso. Aquí también se alojan las reuniones de contacto semanales y las reuniones del equipo directivo. Esto les permite mantener una pestaña de actualizaciones sobre aciertos, fallos y crecimiento. También facilita la colaboración con asociados interdisciplinarios y su integración en los flujos de marketing. Antes había que enviar las solicitudes a través de Slack o correo electrónico. Cada persona puede solicitar cosas como una nueva publicación en redes sociales o material publicitario actualizado en Notion. Ahora el equipo de Marketing puede monitorear y completar proyectos y actualizar información sobre asociados. Todo desde una única base de datos.
Además del equipo de marketing, todos los equipos dentro de la empresa adoptaron Notion como herramienta de preferencia. Gracias a esta decisión, pueden crear nuevos flujos de trabajo que antes eran impensables. El equipo de I&D utiliza la integración de Slack para registrar solicitudes entrantes. El equipo de personas creó el programa de incorporación con la ayuda de una robusta base de datos. Así, todos los nuevos miembros del equipo cuentan con los materiales de aprendizaje y videos necesarios y tardan menos en ponerse al día. Incluso el equipo de producción, que siempre había usado lápiz y papel, puede trabajar en la misma herramienta digital que todos los demás utilizan.
El hecho de que todo el mundo pueda consumir Y aportar información a un solo espacio de trabajo, fomenta la transparencia de arriba hacia abajo. Así se generan perspectivas claras sobre en qué se está trabajando y cómo se toman las decisiones.



El hecho de que todos los equipos trabajen en el mismo lugar nos permite hacer mucho más cosas.

Gerente de marketing sénior
Trabajar mejor para generar resultados empresariales concretos
Para Lauren y los demás en Lyka, pasar a Notion cambió su forma de trabajar. El trabajo en equipo es más colaborativo, más eficiente y tardan menos en llevar sus productos al mercado que antes.
También a nivel empresarial lograron resultados clave. Con la consolidación de herramientas en un solo plan Enterprise de Notion, Lyka ahorró más de 75 000 USD al año (unos 500 USD por cada miembro del equipo) en su stack de herramientas. Pero no solo hubo mejoras en los balances financieros. Ahora el trabajo se realiza de forma más colaborativa y eficiente que nunca y la empresa tarda menos en llevar al mercado productos de calidad superior.
Para Laura y sus demás colegas en Lyka, el hecho de que todos se juntaran en Notion transformó su forma de trabajar. A lo largo de la empresa, se creó una cultura de documentar todo el trabajo. Ahora no solo capturan la información de forma adecuada; también la organizan y la distribuyen de forma correcta.


Ahora todo empieza y vive en Notion. Es el único lugar donde acudimos cuando necesitamos algo. En Lyka se convirtió en la ventanilla única para lo que sea.

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