Memulai proyek dan tugas

Di Notion, manajemen proyek dan tugas berdampingan dengan dokumen, catatan, dan pengetahuan perusahaan Anda. Alih-alih berganti-ganti alat, kehilangan fokus dan efisiensi, anggota tim akan menemukan semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan di satu tempat.

Pemimpin dapat mengawasi progres tim mereka, dan berbagai departemen dapat berkolaborasi dengan jelas—dari tujuan tingkat tinggi yang mendorong setiap sasaran hingga tugas terperinci yang memajukan proyek.

Dimulai dengan templat proyek & tugas yang siap digunakan, Anda dapat membuat sistem yang sepenuhnya disesuaikan dengan cara kerja terbaik Anda. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang mungkin dilakukan dengan manajemen tugas dan proyek di Notion.

Ada beberapa hal yang lebih penting daripada mengelola proyek dan tugas tim Anda. Bagaimanapun juga, Anda memerlukan sistem yang efisien untuk menyelesaikan berbagai hal, dan melacak hal yang telah diselesaikan.

Namun, Anda tidak ingin karyawan Anda mengandalkan ingatan untuk mengetahui tugas apa yang harus mereka lakukan. Anda membutuhkan sistem andal yang dipercaya dan digunakan oleh semua karyawan, di mana tidak ada yang luput, terlewat, atau terlupakan.

Selain itu, pemimpin harus memiliki pandangan menyeluruh tentang apa yang sedang terjadi sehingga mereka tahu berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan setiap anggota tim dan sejauh mana proyek sudah berjalan.

Dengan database Proyek & Tugas Notion, manajemen proyek menjadi mudah dan intuitif. Anda dapat mengelola semua yang perlu Anda dan tim lakukan tanpa membuang waktu untuk menavigasi sistem yang terlalu kompleks atau bergonta-ganti alat. Dengan menghubungkan semua aspek pekerjaan, dari catatan rapat hingga dokumen, semua orang dapat mengakses informasi dan konteks yang relevan.

Templat Proyek dan tugas hanya tersedia di aplikasi Notion, jadi untuk memulai sistem pelacakan proyek dari templat, buka Templat di bilah sisi.

Sistem Anda tidak boleh terlalu rumit atau berbelit-belit, dan harus mempermudah untuk fokus pada hal yang penting (pekerjaan), bukan memperlambat tim dengan terlalu banyak urusan administrasi.

Ada tiga templat manajemen proyek bawaan di Notion, masing-masing dengan kasus penggunaan yang telah ditentukan. Terlepas dari mana Anda memulai, Anda akan dapat menyesuaikannya dengan menambahkan lebih banyak properti di kemudian hari.

• Daftar tugas — Ini adalah database tunggal untuk manajemen tugas sederhana, tempat Anda dapat membuat, mengatur, dan melacak tugas Anda. Ini paling cocok digunakan untuk proyek sekali waktu atau manajemen tugas individu di mana Anda ingin sistem Anda seminimal mungkin.

• Proyek & tugas — Ideal untuk manajemen proyek tim, database ini memungkinkan Anda untuk menata tugas menurut proyek dan melacak progres di seluruh tim Anda. Proyek dan tugas adalah dua database yang terpisah namun berkaitan. Anda dapat mencatat informasi yang berbeda di setiap database dan menautkannya satu sama lain.

• Proyek, tugas, & sprint — Memilih templat ini menambahkan lapisan lain pada proyek dan tugas Anda, memungkinkan Anda untuk mengatur tugas menjadi sprint berbatas waktu, ideal untuk pelacakan proyek dan masalah untuk tim teknik.

Proyek besar menjadi lebih mudah dikelola saat Anda memecahnya menjadi beberapa bagian yang lebih kecil dan memberikan tugas kepada anggota tim yang berbeda. Menghubungkan tugas dan proyek Anda berarti setiap tugas dapat menjadi bagian dari tujuan yang lebih besar, dan Anda akan melihat progres proyek Anda seiring dengan terselesaikannya setiap tugas.

Saat Anda menambahkan tugas atau proyek baru ke database, Anda dapat menguraikan detail tugas dan ruang lingkup proyek langsung di halaman database. Artinya, informasi yang relevan terkait setiap tugas dan proyek selalu dapat diakses oleh semua orang.

Berikut beberapa hal yang perlu diketahui tentang keterkaitan antara tugas dan proyek:

• Proyek adalah induk dari tugas — Satu proyek dapat memiliki banyak tugas, tetapi setiap tugas hanya boleh terkait dengan satu proyek. Anda dapat menganggap tugas sebagai batu loncatan untuk menyelesaikan proyek.

• Proyek memiliki properti proyek — Proyek Anda memiliki properti seperti status, orang, tugas terkait, dan persentase penyelesaian tugas terkait.

• Tugas memiliki properti tugas— Tugas memiliki properti untuk penerima tugas, tenggat, dan status.

• Progres proyek diukur berdasarkan tugas yang telah diselesaikan — Properti penyelesaian menghitung jumlah tugas yang telah diselesaikan per proyek dan menampilkan persentase sebagai bilah progres.

• Tugas juga dapat berkaitan dengan sprint — Jika Anda menggunakan Tugas, Proyek & Sprint, Anda akan memiliki relasi antara tugas dan sprint. Artinya, Anda dapat menambahkan tugas yang harus dilakukan ke sprint Anda saat ini, sehingga semua orang memiliki serangkaian tujuan yang jelas untuk sprint tersebut.

Saat Anda menambahkan Proyek & Tugas ke ruang tim, semua orang di ruang tim itu memiliki akses ke database tersebut. Artinya, seluruh tim dapat melihat apa yang perlu mereka lakukan, dan dapat berperan aktif dalam mencatat progres mereka di database.

Baca panduan izin lengkap kami untuk melihat cara kerja izin di ruang tim.

Notion memberi Anda fleksibilitas untuk memvisualisasikan kumpulan informasi yang sama dengan cara yang berbeda. Anda dapat membuat tampilan kontekstual untuk berfokus pada hal yang penting saat ini, baik itu tampilan tugas yang diberikan kepada satu orang, tugas yang dikelompokkan berdasarkan proyek induknya, atau semua tugas yang harus diselesaikan dalam 7 hari ke depan.

Database proyek harus menjadi pusat aktivitas Anda untuk manajemen umum karena semua tugas harus terkait dengan proyek induk.

Anda dapat menggunakan tampilan tugas saat ingin menyelami pekerjaan sehari-hari.

Database proyek dilengkapi dengan tampilan yang memungkinkan Anda untuk:

• Melihat proyek aktif dalam tampilan papan kanban — Tampilan "Aktif" menyembunyikan semua proyek yang tidak ditandai sebagai "Perencanaan" atau "Sedang berlangsung" agar Anda dapat berfokus dan mengelola proyek aktif.

• Hanya melihat proyek Anda— Tampilan "Milik saya" memfilter database untuk menampilkan proyek yang menandai Anda secara dinamis. Memilih "Saya" alih-alih nama Anda berarti filter ini akan berlaku untuk siapa pun yang masuk dan melihat database pada saat itu.

• Mendapatkan ikhtisar semua proyek — Tata letak tabel "Semua" menampilkan seluruh isi database. Tampilan ini berguna untuk membuat perubahan massal atau memahami semua properti yang terkait dengan beberapa proyek.

• Menilai beban kerja dengan tampilan "Lini Masa" — Di sini, Anda akan melihat proyek Anda disusun sesuai dengan tanggal mulai dan berakhir. Dengan melihat bagaimana komitmen tumpang tindih, Anda dapat memastikan beban kerja seimbang dan menilai kapasitas tim Anda untuk proyek baru.

Dalam database tugas, Anda akan memiliki tampilan tempat Anda dapat:

• Melihat tugas yang dikelompokkan berdasarkan proyek induknya — Tampilan "Menurut proyek" membagi daftar tugas Anda berdasarkan proyek terkait.

• Melihat semua tugas yang diberikan kepada Anda — Di "Milik Saya", database difilter untuk hanya menampilkan tugas yang diberikan kepada "Saya" (seperti di database proyek, ini adalah properti dinamis yang tergantung pada siapa yang masuk dan melihat database.)

• Mengatur tugas berdasarkan penerima tugas — Tampilan "Orang" sangat ideal untuk memberikan manajer tampilan daftar tugas setiap anggota tim.

Di kedua database, Anda dapat membuat tampilan baru yang akan berguna bagi Anda dan tim.

Untuk menambahkan properti baru ke database, klik opsi …, Properti, dan + Properti baru.

Anda akan melihat bahwa templat Proyek & Tugas memiliki beberapa properti yang disarankan yang dirancang khusus untuk manajemen proyek.so/produk/proyek. Berikut beberapa cara untuk menggunakan properti ini:

• Tetapkan skor prioritas untuk proyek dan tugas — Dengan menggunakan properti prioritas, Anda dapat membuat skor prioritas yang berbeda (Rendah, Sedang, Tinggi, atau P0, P1, P2) kemudian mengurutkan item menurut kepentingannya.

• Tandai berbagai jenis tugas — Dengan menggunakan properti jenis Tugas, Anda dapat membuat tag untuk berbagai jenis tugas. Anda bahkan dapat membuat tampilan berdasarkan tag ini, berguna untuk pengelompokan tugas.

• Beri deskripsi proyek — Tambahkan properti teks pada database proyek tempat Anda dapat menulis deskripsi singkat tentang proyek. Semua orang dapat melihatnya sekilas dengan mudah.

• Tetapkan pelapor ke tugas atau proyek — Jika Anda menggunakan database ini untuk pelaporan dan perbaikan masalah, pelapor adalah properti "Dibuat oleh" yang akan mencatat orang yang pertama kali menemukan bug.

Dengan menggunakan salah satu jenis properti Notion, Anda dapat membuat properti Anda sendiri yang spesifik untuk kebutuhan tim Anda.

Contohnya:

• Buat relasi ke papan tugas GitHub — Anda dapat membuat database yang disinkronkan untuk menarik tugas GitHub ke Notion. Jika Anda menghubungkan database yang disinkronkan ini ke papan tugas Anda, Anda dapat menarik tugas dari GitHub ke database tugas Anda.

• Buat formula dampak RICE untuk prioritas proyek — Gunakan 4 properti terpisah: Jangkauan (angka), Dampak (tinggi, sedang, rendah), Keyakinan (persentase), dan Upaya (angka). Kemudian, Anda dapat membuat formula di Notion untuk menghitung skor proyek sesuai dengan kerangka kerja RICE. Kami memiliki panduan langkah demi langkah tentang cara melakukannya

  di sini.

• Biarkan rekan kerja atau publik memilih tugas — Dengan menggunakan formula, Anda dapat membuat

  properti upvote di database Tugas Anda dan biarkan anggota tim Anda memilih untuk memutuskan prioritas tugas.

Anda memiliki beberapa opsi cara melihat informasi dalam database. Anda dapat mengubah tata letak database dengan membuka menu opsi … dan Tata Letak.

Pilih dari tata letak tabel, papan, lini masa, kalender, daftar, atau galeri. Dalam satu database, Anda dapat membuat beberapa tampilan, masing-masing dengan jenis tata letak yang berbeda.

Jadi, database proyek Anda mungkin memiliki tabel, papan, dan lini masa, sementara database tugas Anda dapat berisi daftar, papan, dan tabel.

Setiap tata letak ini kemudian dapat difilter dan diurutkan dengan berbagai cara untuk membuat pintasan guna melihat subbagian informasi dalam database.

Anda dapat mempelajari properti dan tampilan database selengkapnya di sini.