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在初创企业中，我们经常谈论寻找适合产品市场的产品。但是，我们还需要讨论产品与公司的契合度 — — 或者寻找合适的产品来推动贵公司的日常工作。
当我们创办Puzzle时，我们的使命是明确的：建立一个帮助创始人做出更好商业决策的金融情报系统。作为一个连续创业者，他的公司已经筹集了超过10亿美元的资本，我亲眼目睹了正确的运营基础设施如何决定公司的成功。这正是我们在 Puzzle 支持快速增长所需要的，也是我们转向 Notion 的原因。
Notion不仅仅是益智科技堆栈中的另一个应用 — — 而是我们的中枢神经系统。在这里，创意得以实现，流程得以成型，团队得以无缝协作。我们制定了八项关键战略，帮助我们充分利用Notion的力量。他们为我们节省了无数小时的冗余工作，并将Notion从一个简单的工具转变为我们运营的基础。
无论您是初创公司创始人，还是领导着一个希望优化运营的团队，您都可以在这里了解如何让Notion成为公司成长和成功的驱动力：
1.建立Notion作为您的SSOT并集成您的其他工具
在拼图，我们遵循着一句经典格言“如果不是书面的，它就不会发生 。 ”在我们的例子中，如果Notion中没有，它就不存在。
我们的Notion工作空间已经成为我们的单一真理源(SSOT ) — —一个集成的知识枢纽，我们的机构知识在这里随着公司的发展而增长和发展。一切都是相互关联的，从公司基本信息(如政策和程序)到战略计划(包括公司范围的OKR和团队目标)再到线性等专门工具中发生的日常工作脉搏。Slack 等互联工具的每个文档、设计文件、数据仪表板、项目更新和关键对话都成为我们集体智能的一部分。
通过将Notion作为我们的主要工作空间，我们通过直观的组织方式使公司知识更易于发现，并创造了信息在团队之间自然流动的环境。这种设置可以节省每个人的时间，并促进更好的协作。当一切都在一个核心的真相来源(或至少通过集成连接到 ) , 团队成员可以更容易地共享知识和相互学习。您可以使用 Notion 的导入工具从旧工具迁移现有内容，从而逐步淘汰这些内容，并以 Notion 作为您的 SSOT 构建更加整合、互联的技术堆栈。
要将Notion确立为您的SSOT,您需要做出明确、有意的声明。这可以是在全体员工会议上宣布的全公司范围，也可以是通过“工作方式”指南中记载的理念。这一基础性步骤为成功实施我们将探讨的其余原则奠定了基础，其中每一项原则都强化了Notion作为贵公司中枢神经系统的作用。
2.简化招聘和新员工入职流程
我们使用Notion从候选人的首次面试到整个入职过程，创造无缝体验。这种方法不仅简化了我们的人员流程，而且从第一天起就为我们的文档和知识共享文化引入了新员工。
将Notion用于入职具有双重目的：它为新员工创建一致的体验，同时鼓励团队记录他们的基本流程和知识。在团队准备入职材料时，他们自然会构建和完善文档，从而建立机构知识的基础，并随着时间的推移进行集体迭代。
是什么让我们在Notion的板载系统工作得这么好的关键组件：
3.将Notion作为您的异步工作枢纽，转变团队沟通方式
在Puzzle，我们将Notion页面变成动态讨论空间，让决策展开，从而将异步沟通作为我们合作的基石。我们的团队记录决策、共享更新和解决问题，而无需安排无休止的会议 — — 这种做法对于我们的分布式团队特别有价值。这种方法大大减轻了我们的会议负担，同时提高了我们讨论和决策的质量。
下面是我们成熟的Notion异步通信框架：
4.弥合团队之间的差距，同时组织专业知识
Notion 中的 Teamspaces 提供了一个优雅的信息架构，平衡了专业团队知识和跨职能可见性。每个功能都为团队特定内容维护自己的专用空间，同时让其他人能够轻松发现相关信息。这种结构确保团队能够有效地组织其专业知识，而不会对协作造成障碍。
例如，我们的工程团队空间包含详细的技术文档，这些文档是为工程师的日常使用而组织的，同时在产品经理需要架构环境时仍然可以访问。同样，我们的销售团队空间以对销售团队有效的方式组织客户洞察和市场反馈，同时使这些有价值的洞察成为产品决策的发现。
我们的团队空间在以下情况下工作特别出色：
5.将文档原则转化为日常习惯
文档文化不仅仅是一个原则，它也是每个创业公司需要培养的肌肉。创建强大的文档文化既需要明确的准则，也需要团队能够日常遵循的实用习惯，这样他们就成了第二天性。
下面是我们如何让文档成为拼图工作自然的一部分：
从小处着手：从基本的会议记录和决策日志开始，然后随着团队养成习惯，逐步扩展到更复杂的文档
使其常规化：将文档检查点构建到现有工作流中，如要求在会前提交书面提案，并在会后捕获关键决策
保持新鲜：安排定期评审会议，让团队更新和改进最常用的文档
表彰优秀文档：在团队会议期间突出有效文档的例子，表彰帮助他人学习的贡献者
6.为每个团队定制工作流程
尽管Puzzle上的所有团队都使用相同的基本Notion设置，但真正特别之处在于每个团队都可以调整如何使用它来满足其特定需求。正如任何初创公司都知道的那样，流程和系统会随着时间自然而然地演变，这就是为什么使用能够随着业务增长而适应和扩展的工具至关重要。Notion的灵活性使得这一点成为可能，使团队能够随着需求的变化不断细化工作流程。
例如，工程团队可能在构建一个完整的冲刺规划系统之前从简单的任务跟踪开始，而营销团队可以从基本的营销活动规划发展到全面的内容日历和分析跟踪。这种自然进步让每个团队构建满足其需求的完美工作空间，同时保持与大局的联系。
设置不断发展的工作流的一些最佳实践：
简单开始，经常迭代：从基本的工作流开始，团队可以随着时间推移测试并完善这些工作流，发现哪些工作可行
维护护栏：使用一些标准的数据库属性和模板集来确保一致性，同时让团队可以自由定制视图和流程
连接团队工作流：利用关系和汇总将团队间的工作联系起来，同时保留每个团队的首选工作方式
7.利用人工智能，使其更上一层楼
我们的团队由50多名员工组成，通过将Notion AI集成到他们的日常工作流程中，改变了他们的工作方式。起初，团队主要使用人工智能，通过询问有关遍布我们工作空间的信息的问题来快速找到答案 — — 从产品规格到会议笔记再到客户反馈。每次查询节省十分钟，平均每人每天查询五次，相当于每天节省50分钟，或整个公司每周超过二十一小时！
现在，我们扩展了如何利用Notion AI进行工作的不同方面，将其用作智能助理和强大的自动化工具：
通过让人工智能跨连接的工具和数据库分析信息，即时找到复杂问题的答案
通过自动提取关键决策并分类下一步，将会议笔记转化为可操作的项目计划
针对不同受众定制技术文档 — 单击一下即可将工程规格转换为便于销售的概述
通过要求 AI 识别客户对话和功能请求的模式，提取产品洞察
通过人工智能综合内部市场调研和客户反馈，创建竞争分析报告
8.将任务作为共享知识跟踪团队进度
正如您的团队的文档和工作流程作为共享的组织知识而活在Notion中一样，了解谁在做什么和什么时候做什么同样是重要的集体智慧。我们Notion的任务管理系统将个人工作与公司范围的优先事项联系起来，为团队提供清晰的背景信息，同时为领导层提供进度可视性。通过将任务与战略计划联系起来、跟踪影响得分和自动通知，我们创建了一套系统，帮助每个人了解他们的工作如何为更大的目标做出贡献。
Notion中的任务管理功能的独特之处：
随着创业规模的扩大，拥有单一的真相来源对于保持一致性、保存机构知识以及实现快速决策变得越来越重要。我在这里分享的是作为Puzzle的创始人和团队多年的完善，带来了团队效率的显著提升，会议负荷的减少，以及更快的上机时间。
如果我在这里分享的内容能引起你的共鸣，但感觉有点令人生畏，我的建议很简单：从小处着手，但今天就开始。只选择一个区域 — 可能是会议文档或入职指南 — 然后在此基础上构建。
未来的工作是透明的、连接的，而且越来越异步。通过在Notion中构建您的公司的操作系统，您不仅仅是解决眼前的组织难题。您也在创造竞争优势，它将随着您的成功而扩展并随着时间的推移而复合。
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