Hướng dẫn toàn diện về mẫu Notion

Thư viện mẫu của Notion là nơi lưu trữ tất cả các mẫu Notion được xây dựng bởi cộng đồng và dành cho cộng đồng. Dù bạn là cá nhân đang tìm kiếm công cụ theo dõi thói quen hằng ngày hay danh sách mua sắm đồ tạp hóa, hoặc một doanh nghiệp đang tìm kiếm cơ sở kiến thức cho đội ngũ hay lịch đăng tải nội dung, Thư viện mẫu đều là nguồn thông tin tốt nhất.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu về mẫu, cách tìm và sử dụng mẫu để cải thiện quy trình làm việc và cách tự tạo mẫu riêng.

Mẫu là một trang Notion dựng sẵn mà bạn có thể thêm vào không gian làm việc của mình. Thay vì cố gắng xây dựng lại một trang đơn giản hoặc quy trình làm việc phức tạp, chỉ cần thêm mẫu Notion vào không gian làm việc của bạn và bắt đầu. Mẫu có thể là mọi thứ, từ cơ sở kiến thức cho đội ngũ đến công cụ theo dõi tập luyện cá nhân và mọi thứ khác.

Thư viện mẫu của Notion là nơi hàng đầu để tìm bất kỳ mẫu nào bạn có thể cần. Thư viện bao gồm hơn 250 danh mục và hồ sơ người tạo có thể tìm kiếm, giúp bạn dễ dàng tìm thấy mẫu cho trường hợp sử dụng cụ thể của mình hơn bao giờ hết.

Để tìm mẫu, hãy truy cập notion.com/templates. Trên trang chủ Thư viện mẫu, bạn sẽ thấy một số mục chính:

• Thanh tìm kiếm – Tìm kiếm theo từ khóa, nhóm, danh mục, người tạo, v.v. để tìm mẫu phù hợp nhất cho bạn. Chỉ cần nhập từ hoặc cụm từ để tìm mẫu, danh mục và người tạo phù hợp với cụm từ tìm kiếm của bạn.

• Danh mục – Chuyển qua các danh mục và danh mục con khác nhau để khám phá các trường hợp sử dụng khác nhau. Khi nhấp vào các danh mục, bạn sẽ tìm thấy các danh mục và trường hợp sử dụng cụ thể hơn để giúp thu hẹp tìm kiếm.

• Các mẫu phổ biến – Xem các mẫu được sử dụng nhiều nhất trong tuần qua trong cộng đồng Notion qua các trường hợp sử dụng cho công việc, học sinh/sinh viên và cá nhân.

• Danh mục hàng đầu – Xem các danh mục và danh mục con được sử dụng nhiều nhất trong tuần qua.

• Bộ sưu tập mẫu – Tìm bộ sưu tập mẫu dựng sẵn về một chủ đề hoặc quy trình làm việc cụ thể. Sử dụng số lượng mẫu không giới hạn để bắt đầu xây dựng quy trình làm việc mới của bạn.

• Người tạo nổi bật – Gặp gỡ những người tạo mẫu hàng đầu của chúng tôi, từ các nhà lãnh đạo tư tưởng đến các chuyên gia sáng tạo hay các công ty hàng đầu.

Nhấp vào nút Mẫu trong thanh bên của Notion để bắt đầu. Thao tác này sẽ mở cửa sổ bật lên Thư viện mẫu trong Notion. Tại đó, hãy sử dụng menu thả xuống ở góc trên bên trái để chọn danh mục và xem các danh mục con phổ biến ở thanh bên.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ô tìm kiếm ở phía trên bên trái để tìm các mẫu cụ thể phù hợp với nhu cầu của mình.

Sau khi xác định được mẫu bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào nút Bắt đầu với mẫu này. Nếu bạn đã đăng nhập vào Notion, mẫu đó sẽ tự động được thêm vào không gian làm việc của bạn trong phần Riêng tư của thanh bên. Nếu bạn đã đăng xuất hoặc không có tài khoản Notion, trước tiên bạn sẽ được nhắc đăng nhập hoặc tạo tài khoản.

Bạn cũng có thể thử các mẫu và xem chúng hoạt động như thế nào trước khi quyết định thêm mẫu vào không gian làm việc của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Xem mẫu để xem mẫu đang sử dụng và nhấp qua các phần và tính năng của mẫu.

Sau khi thêm mẫu vào không gian làm việc, bạn có vô số tùy chọn để thay đổi, chỉnh sửa hoặc cập nhật mẫu cho phù hợp với nhu cầu của mình. Mẫu chỉ là điểm khởi đầu để giúp bạn tạo không gian làm việc lý tưởng.

Dưới đây là một số cập nhật và thay đổi phổ biến mà bạn có thể thực hiện sau khi sao chép mẫu:

• Trang – Cập nhật ảnh bìa trang, thêm/thay đổi biểu tượng và thay đổi tiêu đề trang.

• Văn bản – Thêm định dạng, như in đậm, in nghiêng, màu văn bản và màu nền. Thay đổi cấp đề mục, thêm dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số và di chuyển các phần đi xung quanh.

• Thành phần nội dung – Thêm các thành phần nội dung như khung chú thích, danh sách chuyển đổi hoặc bảng biểu. Loại bỏ các thành phần nội dung mà bạn không cần đến để giảm bớt sự lộn xộn hoặc tạo không gian cho thành phần bổ sung khác.

• Cơ sở dữ liệu – Thay đổi tên, loại và biểu tượng thuộc tính hoặc thêm/xóa thuộc tính không phù hợp với nhu cầu của bạn. Thêm chế độ xem cơ sở dữ liệu mới, như bảng, danh sách, lịch, dòng thời gian hoặc bộ sưu tập.

Bất kỳ trang nào được chia sẻ công khai trong Notion và cho phép sao chép đều được coi là một mẫu. Như vậy, toàn bộ cộng đồng Notion có thể chia sẻ quy trình làm việc yêu thích của mình với những người dùng Notion khác chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản.

Nếu bạn có một mẫu hoặc quy trình làm việc cụ thể muốn chia sẻ với cộng đồng, chúng tôi khuyến khích bạn hãy tạo và gửi mẫu đó!

Trước khi bắt tay vào việc xây dựng và chia sẻ, dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý khi tạo mẫu:

Mẫu tốt là mẫu hữu ích. Mẫu là công cụ và công cụ thì cần giải quyết được một nhu cầu hay vấn đề rõ ràng. Một mẫu tốt sẽ có đối tượng người dùng cụ thể và giải quyết một vấn đề cụ thể mà người đó gặp phải.

Mẫu tốt là mẫu khác biệt. Notion linh hoạt hơn tài liệu soạn thảo thông thường. Mẫu khác biệt có thể kết hợp một hoặc nhiều loại nội dung cốt lõi của Notion (tài liệu, dự án, wiki), hoặc có giao diện khác biệt rõ ràng so với tài liệu văn bản thông thường.

Mẫu tốt là mẫu có thể mở rộng quy mô. Nếu mẫu được thiết kế cho nhóm sử dụng thì nên cho phép làm việc với nhiều người cùng lúc. Một số yếu tố chính cần cân nhắc để đảm bảo khả năng mở rộng quy mô:

• Nếu mẫu được thiết kế để cộng tác, sẽ thế nào nếu có thêm 10 người? 50 người? 100 người?

• Nếu thêm nội dung trong 2 tháng qua, mẫu sẽ trông ra sao?

• Nếu bạn đã có nhiều nội dung trong Notion của mình, mẫu có dễ dàng tích hợp không?

Mẫu tốt đáp ứng những tiêu chí cơ bản. Không có yếu tố gây phản cảm, dùng từ đúng chính tả và có cấu trúc hợp lý.

Để tìm hiểu thêm về Hướng dẫn và điều khoản Thư viện mẫu, hãy nhấp vào đây.

Bạn có thể biến bất kỳ trang Notion nào thành mẫu bằng cách nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải, chọn tab Xuất bản và nhấp vào nút Xuất bản lên web. Hãy nhớ bật cài đặt Cho phép sao chép dưới dạng mẫu. Để chia sẻ, hãy sử dụng URL công khai hoặc nhấp vào nút Sao chép liên kết web trong tab Xuất bản.

Để gửi mẫu đến thư viện, hãy truy cập notion.com/templates và nhấp vào nút Gửi mẫu ở góc trên bên phải hoặc truy cập notion.so/submit-a-template. Điền vào biểu mẫu (bao gồm liên kết mẫu công khai, tên mẫu, mô tả mẫu và danh mục mẫu) để chia sẻ mẫu của bạn với cộng đồng Notion! Mặc dù mỗi lần bạn chỉ được gửi một mẫu, nhưng không có giới hạn về tổng số mẫu bạn được gửi.