Conexiones de la IA de Notion para Google Drive

Para conectar Google Drive a la IA de Notion:

• Debes ser un administrador de Google Drive y el propietario del espacio de trabajo de Notion.

• Tu espacio de trabajo debe de pertenecer al plan Business o Enterprise y contar con más de un miembro.

• Debes contar con uno de los planes de pago de Google Workspace que se enumeran aquí.

1. Ve a Configuración → IA⁠de Notion.

2. Selecciona + junto a Google Drive.

   

3. Entonces accederás a Google Marketplace. Asegúrate de que estén en el espacio de trabajo de Google correcto. ¡No cierres Notion durante el proceso de configuración!

   

4. Haz clic en Instalar → Todos los usuarios de su organización.Recomendamos esta configuración porque los grupos que no estén seleccionados no podrán utilizar la función de conexiones de la IA de Notion para Google Drive. Además, la IA tampoco podrá acceder a sus archivos.

5. Vuelve a Notion cuando hayas terminado.

La conexión puede tardar hasta 36 horas en completarse.

• Si al conectar Google Drive a la IA de Notion seleccionas la opción Todos los usuarios de la organización, se incluirán todos los documentos, presentaciones, hojas de cálculo y archivos de Google de tu unidad.

• La IA de Notion puede acceder a la información si el archivo es propiedad de un usuario que se seleccionó en el grupo de usuarios o en la unidad organizacional de Google Workspace. Si el archivo pertenece a una unidad compartida, el usuario seleccionado en el grupo de usuarios debe ser colaborador, administrador o responsable de contenidos.

• Puedes excluir ciertas unidades compartidas en la configuración de Notion.

• Puedes excluir grupos de usuarios y unidades organizacionales en la configuración de Google. Para todos los grupos de usuarios y unidades organizacionales que elijas no incluir, Notion no incorporará archivos que sean propiedad de dicha audiencia, la cual tampoco podrá usar la conexión de la IA de Notion.

• Los archivos con el permiso Cualquier persona con el enlace deberán visitarse al menos una vez antes de que se puedan buscar a través de la IA de Notion.

La conexión de la IA de Google Drive es muy útil para recopilar información de presentaciones, informes y otros archivos que tienes en Google Drive. No puede realizar análisis de datos en hojas de cálculo.

Puedes darle una de las siguientes indicaciones a la IA de Notion:

• «¿Cuáles fueron los puntos clave de la presentación de marketing del mes pasado?».

• «Resume nuestro crecimiento de ARR a partir de documentos recientes».

Es posible que si has instalado la app de la IA de Notion en tu Google Workspace, pero no puedes completar la configuración en Notion, se deba a lo siguiente:

• Olvidaste seleccionarte en Google Workspace al instalar la app.

• Tu admin de Google Workspace es un usuario que no existe en Notion. Si es así, puedes volver a intentarlo instalando la app con un usuario que esté tanto en tu Google Workspace como en tu espacio de trabajo de Notion.

Puedes buscar en Google Drive a través las conexiones de la IA de Notion en los siguientes lugares:

• El chat de la IA de Notion en la esquina inferior derecha de Notion.

• El widget de la IA de Notion en la parte superior de la página de inicio.

• La herramienta Buscar en la barra lateral.

Si quieres limitar tu búsqueda únicamente a Google Drive, haz clic en Todas las fuentes en el chat y en Inicio y selecciona Google Drive. También puedes filtrar los resultados de búsqueda de la IA de Notion para que solo te enseñe información de Google Drive.

¿Quién puede conectar Google Drive a la IA de Notion?

Para conectar Google Drive a la IA de Notion:

• Debes ser un administrador de Google Drive y el propietario del espacio de trabajo de Notion.

• Tu espacio de trabajo debe de pertenecer al plan Business o Enterprise y contar con más de un miembro.

• Debes contar con uno de los planes de pago de Google Workspace que se enumeran aquí.

¿A qué tiene acceso la IA de Notion?

La IA de Notion solo tendrá acceso a un archivo si se cumplen estas dos condiciones:

• El archivo pertenece a un usuario seleccionado en el grupo de usuarios o unidad organizativa de Google Workspace. Si el archivo pertenece a una unidad compartida, el usuario seleccionado en el grupo de usuarios debe ser colaborador, mánager o mánager de contenidos.

• La unidad compartida aparece seleccionada en la IA de Notion (de forma predeterminada). Si seleccionas Todos los usuarios de la organización al conectar Google Drive a la IA de Notion, se incluirán todos los documentos, presentaciones y hojas de cálculo de Google de dicha unidad.

¿Puedo limitar a qué tiene acceso la IA de Notion?

Sí, puedes limitar a qué tiene acceso la IA de Notion seleccionando unidades compartidas o grupos de usuarios y unidades organizativas.

• Unidades compartidas: En Notion, un admin podrá omitir determinadas unidades compartidas en la Configuración.

• Grupos de usuarios y unidades organizativas: Para obtener permisos específicos, el admin tiene la opción de seleccionar grupos de usuarios o unidades organizativas específicas en el espacio de trabajo de Google Admin. En el caso de los grupos de usuarios o unidades organizativas que no estén seleccionados, Notion no ingestará ningún archivo que pertenezca a estos grupos y estos grupos no podrán utilizar la función en Notion.

¿Por qué no puedo ver un determinado archivo de Google Drive?

Es posible que el archivo esté configurado para que solo sea accesible si tienes el enlace directo. Si has visitado el archivo al menos una vez antes antes, deberías poder buscar ese en específico.

He conectado el espacio de trabajo de Notion equivocado. ¿Cómo puedo desconectar mi Google Drive Workspace de mi espacio de trabajo de Notion?

Para desconectar tu espacio de trabajo de Google Drive, dirígete a Configuración → IA de Notion. Selecciona ⚙️ junto a Google Drive → Configuración → Desconectar.

¿Cómo funciona la configuración de permisos?

En un documento de Google se respetan todos los permisos de los usuarios individuales y los tipos de acceso generales que se indican a continuación:

• Restringido: Solo tendrán acceso los usuarios que hayan sido añadidos directamente al documento

• {Nombre de la empresa}: Cualquier persona de la empresa puede acceder al documento desde el momento en que algún usuario del espacio de trabajo haya visitado la página. En el documento, se debería establecer el nivel de acceso a Puede buscar en los resultados de búsqueda rápida y no Debe tener enlace para acceder, que es la configuración predeterminada.

  

• Cualquier persona que tenga el enlace: Cualquier persona de la empresa puede acceder al documento si lo ha visitado al menos una vez.

¿Cuánto tiempo tarda en completarse la integración?

Tras la conexión inicial, la integración tardará aproximadamente 36 horas en sincronizarse. Cuando la integración se haya sincronizado, verás que las actualizaciones realizadas en Google Drive aparecerán reflejadas en la IA de Notion en tiempo real y en todo momento.

¿Cuánto tarda en aparecer el contenido nuevo?

El contenido nuevo añadido a los documentos de Google se actualizará cada hora y estará disponible en las búsquedas y después en la IA de Notion.

¿Estará disponible todo el contenido futuro o las unidades compartidas/de usuario?

Sí. Cada vez que tu organización configure una nueva unidad individual o compartida, esta se sincronizará con la IA de Notion. Puedes editar esta opción en la configuración.

¿Puedo editar la conexión después de configurarla?

Pues claro. Puedes editar tu conexión desde Configuración → IA de Notion. Selecciona ⚙️ junto a Google Drive.

¿Puedo conectar varios espacios de trabajo de Notion a mi Google Workspace?

Por el momento, no es posible. El admin del espacio de trabajo solo podrá conectar un espacio de trabajo de Notion a un espacio de trabajo de Google Workspace.

¿La IA de Notion respeta los permisos de Google Drive?

Por supuesto. La IA de Notion respetará los permisos actuales de acuerdo con las prácticas de seguridad de la IA de Notion. Los usuarios no podrán generar contenido ni recibir respuestas basadas en recursos a los que no tengan acceso. Con respecto a contenido de terceros, la IA de Notion gestiona tanto el contenido privado como el contenido público del canal dando prioridad a la seguridad y solo procesa contenido de acuerdo con la asignación de permisos entre los usuarios de Google Drive y Notion.

¿Cómo funcionan las unidades compartidas?

Para conectar una unidad compartida a la IA de Notion:

• La unidad debe estar dentro de tu Google Workspace.

• Las unidades compartidas deben incluirse durante la configuración inicial.

• Se debe seleccionar al menos un propietario de la unidad compartida de entre los usuarios y grupos.

• Al menos un usuario seleccionado de los grupos de usuarios debe ser colaborador, gestor de contenidos o administrador de la unidad compartida.

Respetaremos la configuración de permisos de la unidad (si la unidad compartida se ha compartido directamente contigo) o del archivo (si el archivo se ha compartido directamente contigo o con un grupo del que formas parte).

¿Cómo almacena o hace referencia Notion a mis datos de Google Drive en sus sistemas?

Al igual que en el caso de nuestro producto principal de la IA de Notion, creamos y almacenamos incrustaciones en una base de datos vectorial alojada en Turbopuffer, lo cual permite responder a preguntas que aprovechan el contenido de terceros (por ejemplo, Google Drive). Después de una evaluación por nuestro equipo de seguridad y por un auditor externo, Turbopuffer obtuvo la certificación SOC 2 Tipo 2. Obtén más información sobre la seguridad de Turbopuffer aquí →

¿Qué cuenta debería utilizar para iniciar la conexión de Google Drive en Notion?

Independientemente de la cuenta que se utilice para iniciar la conexión, ésta se guardará en el sistema de Notion como correo electrónico de admin del cliente. Utilizaremos este correo electrónico de admin para futuras actualizaciones, por eso es importante que los clientes proporcionen un correo electrónico en el que no cambien los permisos ni el estado activo. Esto evitará que el servicio se vea afectado cuando, por ejemplo, un admin abandone la empresa. Puedes utilizar cualquier servicio de correo electrónico que tenga privilegios de admin en tu Google Workspace y este no cambiará, por ejemplo, [email protected].