Introducción a las bases de datos

Las bases de datos son una de las funciones principales de Notion. Te ayudan a gestionar y organizar varias páginas en un solo lugar. Las bases de datos de Notion son únicas porque:

• Cada elemento tiene su propia página: Cada elemento que introduzcas en tu base de datos es una página de Notion. Abre un elemento de la base de datos para añadir más información en forma de texto, imágenes y más, ¡como lo harías con cualquier otra página de Notion!

• Puedes personalizar las propiedades: Añade propiedades para contextualizar, etiquetar y aumentar cualquier elemento de la base de datos con elementos como fechas, estados y vínculos. Más información acerca de las propiedades de las bases de datos aquí →

• Puedes alternar entre varias vistas: Tus datos no se limitan a una tabla. Visualiza la información de una base de datos como una lista, un calendario, un gráfico y varias opciones más; podrás elegir la que te resulte más útil. Más información sobre las vistas, los filtros y las opciones de orden aquí →

Para crear una base de datos en Notion, crea una página nueva y, en Elige una opción, selecciona Tabla. También puedes abrir una página existente y usar el comando de barra/basededatos.

Cuando creas una base de datos, puede comenzar desde cero o extraer datos de otra parte de tu espacio de trabajo. Si quieres crear una base de datos que sea una variación de otra base de datos que exista en tu espacio de trabajo, te sugerimos que selecciones una fuente de datos existente. Busca una base de datos existente y elige la que quieras usar.

¿Necesitas inspiración o ayuda para comenzar? Al crear una nueva base de datos también podrás escoger la opción de Crear con IA, que le dará una indicación a la IA de Notion para que cree una base de datos por ti. También podrás elegir una plantilla de la sección Sugerencias.

Exploremos algunos de los primeros pasos que puedes seguir para configurar una nueva base de datos.

1. Crea una nueva página de base de datos: Haz clic en Nueva página para añadir una nueva página a tu base de datos. Por ejemplo, si tu base de datos es un registro de tareas, tu primera página podría ser la primera tarea que deseas registrar.

2. Añadir una propiedad: asigna propiedades a tu base de datos para tener más opciones a la hora de organizar cada página. Una base de datos de seguimiento de tareas puede incluir una propiedad de estado y una propiedad de fecha límite.

3. Agregar una nueva vista: las vistas te permiten organizar la información de tu base de datos de diferentes maneras. De forma predeterminada, tu base de datos se mostrará en la vista de Tabla, pero puedes agregar tantas vistas como quieras. Por ejemplo, puedes organizar tus tareas en la vista de Calendario.

4. Editar tu vista: puedes editar el nombre, el diseño, las propiedades que se muestran u ocultan y más. También puedes filtrar, ordenar y agrupar los elementos en tu base de datos. Por ejemplo, puedes mostrar al usuario que solicitó una tarea en una vista, pero no en otra.

• Las bases de datos a página completa aparecen como cualquier otra página en tu barra lateral.

• Puedes bloquear una base de datos de página completa para que otras personas no puedan modificar las propiedades y las opciones de valor seleccionando ••• en la parte superior de tu base de datos → Bloquear base de datos.

• Para convertir una base de datos de página completa en una base de datos integrada, basta con arrastrarla a otra página de la barra lateral; así se convertirá en una subpágina. A continuación, dirígete a la página y selecciona ⋮⋮ → Convertir en base de datos integrada.

• Los controles y menús de la base de datos integrada están ocultos; aparecerán cuando pases el cursor sobre ella.

• Puedes expandir una base de datos integrada a una base de datos de página completa seleccionando ⤡ en la parte superior.

• Puedes convertir una base de datos integrada en una base de datos de página completa haciendo clic en ⋮⋮ y arrastrándola a la barra lateral como página de nivel superior.

• Puedes eliminar, duplicar y mover tu base de datos integrada o copiar su enlace haciendo clic en ⋮⋮, que aparecerá a un lado al pasar el cursor.

• En la barra lateral, tus bases de datos integradas aparecerán como subpáginas de la página en la que se encuentran.

Puedes hacer una copia de una base de datos.

Para las bases de datos integradas:

1. Pasa el cursor por encima de la base de datos y, a continuación, selecciona ⋮⋮.

2. Selecciona Duplicar. Puedes elegir Duplicar con contenido o, si deseas utilizar la misma configuración de base de datos para organizar otras páginas, Duplicar sin contenido.

Para las páginas completas:

1. Haz clic en el botón ••• en la parte superior derecha.

2. Selecciona Duplicar. Puedes elegir Duplicar con contenido o, si deseas utilizar la misma configuración de base de datos para organizar otras páginas, Duplicar sin contenido.

Cada elemento de tu base de datos, ya sea una fila en una tabla o una tarjeta en un tablero o calendario, constituye su propia página de Notion en la que puedes crear, formatear y anidar contenido como en cualquier otra página.

Para añadir ítems a la base de datos:

• Para todas las bases de datos: haz clic en el botón azul Nuevo en la parte superior derecha.

• Para una tabla, lista o tablero: haz clic en + Nuevo ítem en la parte inferior para añadir un nuevo ítem.

• Para un calendario: haz clic en el icono+ que aparece cuando pasas el cursor sobre cualquier día del calendario. Así crearás un nuevo evento para ese día.

• Para una galería: haz clic en el botón + Nuevo ítem en la tarjeta vacía situada en la parte inferior de la galería para añadir un nuevo marco justo en esa posición.

Para abrir ítems de la base de datos como páginas:

• En las tablas, desplaza el cursor por encima de la primera columna y haz clic en el botón ABRIR que aparece.

• En las listas, solo hay que hacer clic en el título del ítem.

• En tableros, calendarios y galerías, puedes hacer clic en cualquier parte de la tarjeta.

• Las páginas se abrirán siempre en modo de vista previa. Haz clic en ⤡, en la parte superior izquierda para ver como página completa.

• En esta página verás todas las propiedades de tu base de datos en la parte superior. Cada fila es una propiedad, con un nombre, un tipo y un valor. Haz clic en el valor que desees editar.

  • Haz clic en el símbolo ⋮⋮ que aparece a la izquierda de cada propiedad al pasar el cursor para las siguientes acciones: arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo, cambiar el tipo de propiedad, cambiarle el nombre, duplicarlo o eliminarlo. 

• Debajo de tus propiedades se encuentra el espacio libre de página, donde puedes agregar cualquier tipo de bloque de contenido, incluidas las subpáginas o una base de datos integrada.

• Los elementos de la base de datos son páginas; por eso, cualquier otro tipo de contenido que arrastres a una base de datos (como viñetas o elementos pendientes), se convertirá automáticamente en páginas.

Haz clic con el botón derecho en un ítem para ver una lista de acciones. Estas acciones incluyen:

• Eliminar: Elimina el ítem de la base de datos.

• Duplicar: Crea una copia exacta del ítem.

• Copiar enlace: Copia al portapapeles un enlace de anclaje a ese elemento específico.

• Renombrar: Te permite renombrar la página en la fila sin necesidad de abrirla.

• Desplazar a: Te permite desplazar la fila a otro espacio de trabajo o página (donde se mostrará como subpágina).

• Editar propiedad: Muestra un menú con todas las propiedades de la tabla. Haz clic en la propiedad que desees y selecciona un nuevo valor para ella.

La sección superior de cualquier página en una base de datos de Notion puede incluir varios elementos:

1. Las propiedades proporcionan datos sobre la página que estás viendo, como el propietario del proyecto, la fecha de vencimiento, las etiquetas, etc.

2. Los comentarios capturan la conversación entre tú y el resto de tu equipo. Puedes emplearlos para etiquetaros entre vosotros, hacer preguntas, escribir comentarios, etc. 

3. Los enlaces internos indican todas las páginas que enlazan con la página actual, lo que te facilitará la navegación.

Como ocurre con todas las funciones de Notion, puedes personalizar la apariencia de estos componentes. Para acceder a estas opciones:

1. Haz clic en el símbolo ••• en la parte superior derecha de cualquier página de Notion en una base de datos y selecciona Personalizar página.

En el caso de las propiedades, puedes utilizar este menú para elegir qué campos de propiedad deseas mostrar en la parte superior de la página y cómo. En cada uno, selecciona una de las siguientes opciones:

• Mostrar siempre: nada cambia, sigues viendo el campo de propiedad.

• Ocultar cuando está vacío: el campo de propiedad desaparecerá de la parte superior de la página si no incluye ningún valor.

• Ocultar siempre: el campo de la propiedad no se mostrará en la parte superior de su página.

También puedes acceder al menú Personalizar página haciendo clic en el icono ⋮⋮ junto a cualquier propiedad de la lista en la parte superior de la página de tu base de datos. Este icono ⋮⋮ también se puede pulsar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de aparición de las propiedades en tu página.

En el caso de los enlaces internos, puedes elegir:

• Ampliado: puedes ver la totalidad de las páginas que enlazan con la página actual.

• Mostrar en ventana emergente: si no quieres ver todas las páginas, puedes elegir ver solo el número de enlaces internos. Haz clic para abrir una ventana emergente con todas las páginas.

• Desactivado: simplemente oculta completamente todos los enlaces internos.

En el caso de los comentarios, puedes elegir mostrarlos:

• Ampliado: muestra la conversación completa en la parte superior de la página.

• Desactivado: oculta los comentarios en la página para obtener una vista minimalista.

Al utilizar una base de datos en un espacio de trabajo compartido, Notion dispone de funciones para evitar modificaciones por accidente que puedan afectar a otros usuarios del equipo.

Haz clic en Compartir en la parte superior de una base de datos para ver y administrar los niveles de permisos de todos los usuarios. Más información sobre el uso compartido y los permisos aquí →

El nivel de permiso Puede editar contenido solo se encuentra en las páginas de la base de datos. Con este nivel, los usuarios pueden:

• Crea, edita y elimina páginas de la base de datos.

• Edita los valores de las propiedades de dichas páginas.

Los usuarios con permisos de tipo Pueden editar contenido en una base de datos no podrán:

• Añadir, editar o eliminar propiedades o vistas de la base de datos.

• Cambiar filtros ni órdenes.

• Bloquear o desbloquear la base de datos.

Busca esta opción en el menú •••, en la parte superior derecha de la ventana de Notion. Actívala para evitar que algún usuario cambie las propiedades y las vistas de tu base de datos. Aun así, podrán seguir editando los datos incluidos en dicha base de datos.

Recuerda que cualquier persona con acceso de edición puede activar o desactivar este bloqueo en cualquier momento. Esta función es útil como protección rápida contra las modificaciones involuntarias en una base de datos si quieres dar la opción de que muchos usuarios puedan cambiar su estructura.