Notifica a las personas adecuadas al instante, con solo hacer clic en un botón

Los botones son una forma eficaz de automatizar tareas repetitivas, como regenerar plantillas o disparar acciones de base de datos. Pero te contamos algo que quizás no sepas: también puedes usarlos para enviar notificaciones instantáneas. Cuando necesites notificar rápidamente a personas o equipos específicos sobre un tema urgente, ahórrate el ir y venir de un programa a otro y configura las notificaciones a través de tu canal preferido en la app, Slack o Gmail. Con un solo clic, tu equipo recibirá una notificación instantánea cuando deban prestarle atención a algo.

Cuando se gestionan errores críticos con el equipo de desarrollo, a veces surgen problemas puntuales que hay que atender inmediatamente. Si tu función es esta, cuando ocurra un incidente crítico querrás reunir al equipo de guardia y todos los implicados rápidamente. Ahí es donde resultan útiles los botones: permiten notificar al equipo de inmediato, para que todos puedan ponerse en marcha cuando sea necesario.

Te mostramos cómo puedes incorporar esta sencilla función en tu flujo de trabajo:

• Determina donde quieres colocar el botón: en este ejemplo sería útil añadir un botón al final de la página de informe de errores para que quien informe del error decida si hay que escalarlo. Elige la ubicación del botón en función de cómo lo vayas a usar.

• Añade un poco de contexto: añade un cuadro de texto claro que explique la función del botón y cuándo se debe usar. Escribe instrucciones sencillas para que los usuarios sepan cuándo es necesario hacer clic.

• Crea el botón: ¡es muy fácil! Solo tienes que pulsar la tecla de barra diagonal y escribir /botón.

• Configura el envío automático de una notificación en la aplicación al responsable de la gestión de incidentes: en primer lugar, notifica el problema inmediatamente al responsable de la gestión a través de una notificación en la aplicación. Selecciona Enviar notificación a en la lista de opciones. Puedes seleccionar hasta 20 personas concretas y personalizar el mensaje mediante fórmulas.

• Configura el envío automático de un correo a los jefes de equipo: también puedes añadir una acción «Enviar correo electrónico a» para enviar notificaciones por correo electrónico. Por ejemplo, puedes enviar un correo a los jefes de equipo cuando haya un problema urgente. Además, puedes personalizar el asunto y el mensaje como quieras. Echa un vistazo a esta guía para obtener más información sobre las fórmulas avanzadas.

• Incluye una ventana emergente de confirmación: añade un mensaje emergente que aparezca antes de enviar las notificaciones. Al pedir a los usuarios que confirmen primero la acción, se evitan errores. Selecciona Mostrar confirmación de la lista de opciones y escribe el mensaje que quieras.

• Añade una nota de confirmación: incluye también un mensaje para que aparezca al hacer clic en el botón. Selecciona insertar bloque y escribe lo que quieres que aparezca al hacer clic.

• Comprueba que todo está en orden: asegúrate de poner la ventana emergente de confirmación en la parte superior de la lista de acciones del botón. A continuación, revisa el orden de las demás acciones para asegurarte de que todo está en la secuencia correcta.

¡Y voilà! Tu botón de notificación está listo.

Los botones son especialmente útiles cuando están asociados a varias acciones, ya que así se consigue hacer más con menos esfuerzo. Echa un vistazo a nuestra guía para empezar a utilizar las automatizaciones de botones. En esta sección veremos tres modos de conseguir que los botones de notificación sean aún más útiles:

• Usar webhooks en botones: supongamos que tu equipo de desarrollo usa Zendesk para el seguimiento de incidencias. Puedes configurar un botón para crear tickets de soporte automáticamente. Con un solo clic se envían todos los detalles a Zendesk, se crea un nuevo ticket y se informa al equipo, sin salir de Notion.

• Personalizar los campos de tus botones usando fórmulas personalizadas: tus notificaciones pueden ser más útiles si usas fórmulas avanzadas. Solo tienes que hacer clic en el icono de la fórmula para conectar la información de otras bases de datos a tus notificaciones. Por ejemplo, si llevas un registro de quién está de guardia en una base de datos de turnos independiente, puedes enviar automáticamente notificaciones a la persona adecuada en función del horario que sea.

• Crear flujos de trabajo de revisión de contenido de varios pasos: por ejemplo, si un contenido tiene que ser revisado por varios equipos, con un solo clic se puede notificar al director de marketing. Después de la revisión, el botón avisa automáticamente al departamento jurídico para que compruebe el cumplimiento de normativas y, a continuación, se pasa al visto bueno de la dirección. De este modo se crea un proceso de revisión ágil en el que todos los implicados están al tanto de cada paso.

¡Y ya estaría! Gracias a los botones, puedes mantener a todo el mundo al día sin ir de un lado a otro enviando mensajes. Un solo clic transforma cadenas de comunicación farragosas en una simple notificación.