Crea el flujo de trabajo perfecto con diseños personalizables

Las bases de datos siempre han sido un elemento central de la organización y la colaboración en Notion, que es útil tanto para tareas simples, como para coleccionar recetas u organizar fotos, y para proyectos complejos. Las propiedades añaden claridad y estructura a las páginas relacionadas, pero cuando hay muchas propiedades, puede ser difícil sacar a la luz la información más importante sin perderse en los detalles.

Ahí es donde entran en juego los diseños. Los diseños de Notion no son solo una mejora estética, sino que cambian las reglas del juego en la forma en que interactúas con la base de datos. Con los diseños puedes personalizar tus bases de datos exactamente para lo que las necesites. ¿Cuál es el resultado? Páginas limpias, visualmente atractivas y bien organizadas que funcionan exactamente como quieres.

En esta guía, aprenderás a:

• Empezar a usar los diseños

• Optimizar páginas de bases de datos para que sean más eficientes

• Crear diseños personalizados en función de tu forma de trabajar

Los diseños te permiten crear páginas de bases de datos organizadas y estructuradas personalizando la forma en que aparecen las propiedades. ¿Cuál es el resultado? Solo se muestran las propiedades cruciales, los detalles menos importantes se ocultan. Así, el diseño general proporciona una experiencia de usuario óptima, en la que se puede captar la información de un vistazo.

Echemos un vistazo a los componentes del creador:

• Creador de diseños: una zona para experimentar en la que puedes personalizar el diseño y mover las propiedades entre diferentes secciones. Para acceder a ella, coloca el cursor sobre el título de la página de la base de datos y haz clic en

  Personalizar diseño.

El creador de diseños te permite organizar la información de una base de datos en dos áreas distintas:

• El área de la página principal: es el lugar más destacado de tu diseño. Aquí es donde mostrarás la información más importante de tu base de datos y es ideal para elementos que merecen más atención, desde subelementos o texto detallado hasta contenido visual como archivos y medios de soporte.

• Panel de detalles: este es tu ayudante para organizarte. Se trata de un panel lateral desplegable que se encuentra en el lateral derecho, de modo que mantiene la página principal despejada y garantiza que toda la información importante permanezca al alcance de la mano. Piensa en él como un cajón de sastre inteligente, un lugar práctico para esos detalles que está bien tener, pero que no necesitan un lugar central.

En cada una de estas áreas, puedes personalizar aún más la forma en que se muestra la información de la base de datos, como módulos únicos, propiedades ancladas o en el grupo de propiedades:

• Propiedades fijadas para crear interés: en ellas se pueden fijar hasta cuatro propiedades importantes de una base de datos y aparecen debajo del título de la página.

• Grupo de propiedades para organizar los detalles: el centro de mando de las propiedades. Puedes colocarlo en el panel de detalles o en la página principal. Por defecto, todas las propiedades se almacenan aquí. Puedes organizarlas en secciones ordenadas y desplegables con etiquetas. No olvides que si fijas una propiedad o la sacas de este grupo, ya no aparecerá aquí.

• Módulos para destacar propiedades: con los módulos puedes hacer que cualquier propiedad destaque en su propia área. Son ideales para mostrar imágenes y elementos visuales, o simplemente para llamar la atención sobre una única propiedad, como un resumen.

Los diseños pueden ser útiles para casi cualquier tipo de base de datos. Por supuesto, dependiendo de en qué estés trabajando, querrás resaltar diferentes partes de la página. Por ejemplo, si quieres mostrar tus habilidades fotográficas, ¿por qué no hacerlo súper visual? Pon en primer plano esas magníficas fotos. Si estás inmerso en la gestión de un proyecto, quizá quieras fijar detalles cruciales como las fechas de entrega, el estado y las tareas del equipo para acceder a ellos rápidamente.

Aquí tienes algunos ejemplos más:

• Base de datos de recetas con propiedades fijadas: ¿te encanta cocinar y compartir recetas con amigos y familiares? Fija detalles clave como el tiempo de cocción, el tamaño de las porciones y el tipo de cocina en la parte superior de la página de la base de datos. ¿Quieres que se le haga la boca agua a quienes las lean? Coloca una imagen grande en el área de la página principal, justo debajo de las propiedades fijadas. ¡Es la manera perfecta de presentar visualmente tus creaciones culinarias!

• Hoja de ruta de un producto con secciones según las necesidades de cada equipo: puedes usar el área principal de la página para mostrar una descripción general de la hoja de ruta y crear secciones separadas en el panel de detalles para cada equipo. Así la vista principal se centra en el panorama general, pero se puede acceder fácilmente a la información específica de cada equipo.

• Una galería multimedia con fotos en primer plano: para conseguir una galería multimedia visualmente impactante, coloca una gran galería de fotos o miniaturas de vídeo en el área principal de la página. De este modo podrás navegar rápidamente por tu colección de libros y películas. Fija las propiedades esenciales como las de título, calificación y progreso en la parte superior para poder consultarlas rápidamente. En el panel de detalles, puedes incluir información adicional como autor del libro, el reparto de las películas o notas personales.

La gestión de proyectos es mucho más fácil cuando los equipos, en lugar de trabajar cada uno por su cuenta, pueden reunirse y trabajar desde un gestor de proyectos centralizado. Pero es verdad que, en la mayoría de las herramientas, la gestión puede resultar una tarea abrumadora. Cada equipo tiene que registrar su propia información y, como resultado, la lista de propiedades asociadas a una sola tarea se vuelve, en el mejor de los casos, desordenada y, en el peor, totalmente caótica.

Vamos a analizar cómo los diseños pueden simplificar la gestión de tareas en toda tu organización.

• Una base de datos para todas tus tareas: tu equipo puede utilizar una base de datos de tareas centralizada para hacer un seguimiento de todas sus actividades, desde el contenido de marketing hasta los problemas técnicos que hay que resolver. Archiva cada tarea en un «Proyecto» asociado para facilitar aún más el seguimiento (como en el rastreador OKR de Notion).).

• Fija información esencial en la página principal: los diseños te permiten destacar las propiedades que afectan a todas las tareas en el área principal de la página, como las métricas clave o las fechas de entrega. Para ello, solo tienes que arrastrar y soltar cuadros en cada campo. Así la vista principal se mantiene limpia, pero con todos los datos a solo un clic de distancia.

• Utiliza las secciones de grupo de propiedades para las información específica de cada equipo: en el panel de detalles, crea secciones en tu grupo de propiedades para diferentes equipos de trabajo. De esta manera, cada equipo puede añadir tantos subestados, subfechas de entrega y relaciones como necesiten para gestionar sus procesos, pero no tienen que alterar el aspecto general de la página.

Es más, cuando los equipos configuran sus vistas vinculadas a la base de datos de tareas centralizada, pueden optar por mostrar solo estas propiedades en su vista principal. Así que, por ejemplo, en un tablero de control de calidad se puede resaltar solo lo que necesitan los desarrolladores y desarrolladoras.

Si se aprovechan bien, los diseños van más allá de la mera estética. Ayudan a crear un entorno de información intuitivo en el que todo encaja de forma natural. Todas las partes de la página de la base de datos encajan a la perfección para adaptarse a la forma en que tu equipo y tú trabajáis, ofreciendo una experiencia fluida. ¿Y sabes qué es lo mejor de todo? Que te organizas mejor sin perder la flexibilidad que tanto te gusta de Notion.