Gestionar miembros e invitados

Para añadir un miembro a través de su correo electrónico:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (en función de cuál sea tu plan).

2. Ve a la pestaña Miembros .

3. Selecciona Añadir miembros y escribe la dirección de correo electrónico de la persona que deseas añadir. Si no tienes acceso para invitar, tendrás la opción de solicitar que se añada un miembro.

4. Selecciona si deseas añadirlos como propietario del espacio de trabajo, administrador de miembros o miembro en el menú desplegable y luego presiona Invitar.

5. Recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y unirse al espacio de trabajo.

Para añadir un miembro a través de un enlace:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (en función de cuál sea tu plan).

2. Ve a la pestaña Miembros .

3. Selecciona Copiar enlace para copiar el enlace secreto en el portapapeles y compartirlo con cualquier persona a la que quieras invitar a trabajar contigo.

4. Cuando un usuario invitado haga clic en el enlace secreto, podrá unirse automáticamente a tu espacio de trabajo como miembro de pago, sin necesidad de añadir manualmente su dirección de correo electrónico.

5. Si no quieres poder invitar a gente a tu espacio de trabajo con un enlace, desactiva el desplegable situado junto a Invitar enlace.

Si en tu empresa se usa Notion puedes facilitar la incorporación de cualquier compañero como miembro del espacio de trabajo con solo iniciar sesión con su dirección de correo electrónico de trabajo. Para ello, los propietarios de espacios de trabajo pueden hacer lo siguiente:

1. Ve a Configuración → Configuración.

2. En Dominios de correo electrónico permitidos, introduce cualquier dominio de correo electrónico al que desees otorgar acceso automáticamente, como el dominio de correo electrónico de tu empresa. En este campo puedes añadir varios dominios permitidos pero solo podrás añadir dominios a los que pertenezcan las cuentas de los miembros del espacio de trabajo.

A partir de ese momento, cualquiera que inicie sesión en Notion con una dirección de correo electrónico que pertenezca a alguno de estos dominios, verá la opción de unirse al espacio de trabajo durante el proceso de incorporación. Si el usuario se une a tu espacio de trabajo, se convertirá en miembro de este y se te facturará en consecuencia.

Para cambiar el rol de un miembro en el espacio de trabajo:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (en función de cuál sea tu plan).

2. Ve a la pestaña Miembros .

3. Selecciona el menú desplegable del rol de un miembro y, a continuación, selecciona Propietario del espacio de trabajo, Administrador de miembros o Miembro.

Recuerda que los invitados se pueden añadir a páginas individuales, pero no a un espacio de trabajo entero. Para compartir una página con un invitado:

1. Dirígete a Compartir en la esquina superior derecha de la página.

2. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras invitar.

3. Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el cuadro desplegable y pulsa Invitar.

4. Selecciona Omitir por ahora para asegurarte de que los añades como invitados y no como miembros.

Tu invitado/a recibirá un correo electrónico con un enlace a la página. Si todavía no utiliza Notion, tendrá que registrarse para acceder a la página.

Para que te resulte más fácil añadir invitados a tu espacio de trabajo, Notion también permite que personas ajenas a tu espacio de trabajo soliciten acceso a determinadas páginas de tu espacio de trabajo. Esta función está disponible y activada por defecto para todos los planes excepto el plan Enterprise.

Si tienes un plan Plus o Business, puedes desactivar esta configuración (en los planes gratuitos no es posible). Para ello:

1. Abre Configuración → Seguridad.

2. Desactiva la opción Permitir solicitudes de acceso a la página de quienes no sean miembros.

Una vez que el invitado envíe una solicitud para acceder a una página, se enviará una notificación a la bandeja de entrada del creador de la página. El creador de la página puede o bien aprobar la solicitud y ajustar el nivel de acceso para ese invitado, o bien puede ignorar la solicitud.

Los miembros de un espacio de trabajo pueden solicitar que se añadan invitados. Esta función está disponible únicamente en los planes Enterprise y solo los propietarios de espacios de trabajo pueden activarla o desactivarla.

Para que los miembros puedan solicitar que se añadan invitados a las páginas del espacio de trabajo, los propietarios pueden hacer lo siguiente:

1. Ve a Configuración → Seguridad.

2. Asegúrate de que la opción Desactivar que los miembros inviten a invitados a las páginas esté activada y, a continuación, activa Permitir que los miembros soliciten añadir invitados. Los propietarios del espacio de trabajo pueden Desactivar invitados sin eliminar a los invitados existentes del espacio de trabajo. No obstante, tienen la opción de eliminar a todos los invitados existentes si lo desean.

Una vez activada esta opción, los miembros tendrán que enviar una solicitud antes de poder invitar a alguien. Los propietarios de espacios de trabajo están exentos y pueden seguir invitando directamente a quienes deseen.

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedesañadir invitados directamente.

Si eres miembro:

1. Navega hasta la página a la que deseas invitar a alguien. Al igual que para compartir contenido, debes tener permisos de acceso completo en la página para solicitar que se añada a un invitado.

2. Selecciona Compartir y escribe el nombre del invitado al que quieres añadir.

3. Selecciona el rol que quieres que tenga el invitado.

4. Selecciona Invitar.

5. Se enviará una notificación al propietario de tu espacio de trabajo sobre tu solicitud, junto con la página, el rol y el correo electrónico del invitado que solicitaste. También recibirás confirmación de que se ha notificado al propietario de tu espacio de trabajo.

Las solicitudes para añadir invitados deben aprobarse por página y por invitado. Solo los propietarios de espacios de trabajo pueden ver y aprobar las solicitudes de invitados. Cada solicitud tendrá el correo electrónico del invitado, el miembro que la solicitó, el rol que se solicitó y el nombre de la página.

El propietario de un espacio de trabajo puede aprobar o rechazar una solicitud para invitar a un invitado directamente desde la notificación que recibe, o bien accediendo a Configuración → Miembros → Invitados y abriendo las solicitudes en la parte superior. Una vez que el propietario de un espacio de trabajo responda a una solicitud, se notificará la decisión al miembro que la presentó.

Otorga a cualquier invitado la capacidad de acceder a todo el espacio de trabajo al convertirlo en miembro. En los planes de pago, se te cobrará por cada miembro adicional. Para convertir un invitado en miembro:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (en función de cuál sea tu plan) → Invitados.

2. Marca la casilla que aparece junto a cada invitado que quieras convertir en miembro.

3. Selecciona Convertir {#} invitado(s) en miembro(s).

4. Una vez que se conviertan en miembros, podrás encontrarlos en tu lista de miembros y cambiar su rol.

En los planes que no sean Enterprise, también te sugeriremos algunos invitados que podrían beneficiarse de hacerse miembros en tu espacio de trabajo. Para ver quiénes son estos invitados, ve a Configuración → Miembros → Sugerencias. Puedes seleccionar Actualizar para convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo.

Para eliminar a un miembro o invitado de un espacio de trabajo, debes ser propietario del espacio de trabajo o administrador de miembros. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Dependiendo del plan y de a quién quieras eliminar:

   • Abre el menú desplegable para ver el rol de un miembro y, a continuación, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Selecciona ••• junto a un miembro y, a continuación, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Abre el menú desplegable para ver las páginas de un invitado y selecciona Eliminar.